論高校教學檔案管理的現狀與創新途徑

　　摘 要： 高校教學檔案管理在我國高校改革發展中具有重要作用，在我國高校改革過程中也獲得了一定程度的發展，但隨著社會進一步的發展，教學檔案管理方面存在一些不足。改善高校教學檔案管理現狀，探討加強高校教學管理的有效途徑，推動學校教學工作的進一步發展是關鍵，本文對此進行了分析。
　　關鍵詞： 高校教學檔案管理 現狀 創新途徑
　　
　　高校教學檔案是指：“高校在教學、教學管理和其他各項教學活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。教學檔案全面反映了教學管理、教學實踐和教學研究活動的過程，它對推動高校教學改革，提高教學質量，開展教學研究，加強教學評估，以及維護學校和個人的合法權利都有重要作用，也是衡量學校教學質量和管理水平的一個重要標志。”教學檔案全面反映了教學管理、教學實踐和教學研究活動的過程，搞好高校教學檔案管理，積累高校教學活動的真實歷史資料，對促進高校的發展具有十分重要的意義。
　　隨著高校的不斷擴招，教育體制改革的不斷深入，高校教學檔案管理在教學科研和學校發展中具有重要作用。它是在全校師生教學過程中共同形成的，能準確地反映學校的教學活動，是進行學校教學評估、編寫校志、查閱學生學習成績和教學管理情況的重要資料。因此強化高校教學檔案管理，維護教學檔案的真實性、完整性、系統性，對深化教育教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，增進辦學效益，具有十分重要的作用。從全國高校教學檔案管理工作的實踐來看，雖然歷經多年的努力和發展，已初步形成一套比較完備的管理系統，但是在很多方面還存在比較突出的問題。
　　一、高校教學檔案管理存在的問題
　　1.自身的繁雜。一是教育形式復雜。高校既有學歷教育，又有非學歷教育。學歷教育又分為脫產學習、全日制教育和業余學習。非學歷教育又分為單科教育、證書教育等。二是管理過程復雜。反映學生入學資格的錄取審批表、登記表；學籍變動，如轉學、休學、復學、轉專業等；在校考核、考查、選修成績、畢業生登記表等，教學檔案材料繁多復雜。
　　2.教學檔案的管理意識淡薄。一些高校對教學檔案工作重視程度不夠，檔案意識淡薄。有的人員認為將教學檔案歸檔，可能會給自己的工作帶來不便，每學期、學年各個教師的教學檔案堆積起來，數目的確不小，整理時費時費力，因此可能敷衍了事。這一些觀念的存在，不僅影響了教務檔案工作的展開，而且在一定程度上給學校的教學工作帶來了負面影響。
　　3.檔案管理人員缺乏必要的專業知識。目前高校很多教學檔案管理人員都不是專業的檔案管理學出身，缺乏必要的檔案管理知識，有的是兼職做教學檔案管理的，沒有足夠的時間進行管理。他們對教學檔案管理的理解只是基本的存檔，缺乏專業的理論支撐。
　　4.教學檔案的信息化、網絡化管理程度不高。隨著信息化社會的不斷發展，網絡和信息已經成為當今社會生存的基本特征。應運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。然而目前高校普遍還存在信息化程度低下，缺乏網絡化運作的現象，各種主要資料還得靠傳統的管理模式，檢索工具不全，檢索方法落后。
　　5.教學檔案出現造假現象。對學籍檔案造假，無論多少，都直接影響檔案的真實性，失實的檔案也就失去其參考和憑證的價值。由于現實社會情況的復雜性，社會不正之風的影響或者是由于工作中出現的疏漏，高校學籍檔案造假情況時有發生。為了不影響學生升學和就業，在校期間的不及格科目和處分不填進檔案，甚至私造獎勵內容，人才招聘會上同一班級出現多名班長和團支書的現象時有發生。類似這種現象不僅使人們對學籍檔案的職能價值產生懷疑，而且使真實學籍檔案的利用率受到影響，社會對學籍檔案的認可及畢業生的誠信度隨之降低。
　　二、高校教學檔案管理的創新途徑
　　1.提高教學檔案管理人員的專業技能，重視檔案管理隊伍建設。隨著高校發展，教學檔案管理必須與時俱進，這對相關管理人員的專業水平提出了更高的要求。做好這項工作，必須有高素質的人。教學檔案管理是學校教學管理工作的重要組成部分，是一項技術性和專業性很強的工作。教學檔案從形成、積累、貯存、管理到開發利用，是一項極為復雜的系統工程。要做好這項工作必須重視檔案隊伍的建設，提高他們的業務能力和綜合素質，組織他們系統地學習檔案管理的基本知識，要求他們熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件。因此，教學檔案工作者要通過不斷學習，努力提高自身的專業技能和管理水平。可以通過多種途徑和方法，如走出校門，到其他兄弟院校參觀學習先進的教學檔案管理經驗，促進自身的管理觀念和管理水平的提高，使自己的管理更加專業，更好地為教學服務。當然，還可以通過學校舉行定期適當的教學檔案工作的檢查與評比活動。通過檢查活動，督促、監督檢查，校檔案室、部門領導經常性地查看管理情況，并提出有針對性的意見與建議，共同提高學校教學檔案管理的水平，更好地為教學工作服務。
　　2.增強教學檔案管理意識，健全制度。充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度。隨著我國經濟發展和人才強國戰略的逐步實施，尊重知識、尊重人才已經成為良好風氣，查閱、利用教學檔案也成為用人的最基本手段，教學檔案發揮著越來越重要的價值與作用。高校各級黨政部門和教學管理部門必須進一步學習《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和相關政策法規，增強檔案意識，真正從思想上認識到教學檔案管理工作的重要性。與此同時，還要進一步加大教學檔案工作的宣傳力度，使廣大師生員工樹立正確的檔案意識，確保教學檔案完整、準確、及時地歸檔，為提高教學檔案管理的規范化、科學化、現代化提供有力保證。
　　3.制定單位檔案人員的層級發展機制，促進人員結構的合理配置。主管檔案工作的領導要熟悉檔案部門人員素質構成情況，并以動態而不是靜態的眼光看待檔案人員素質的變化。檔案人員的層級配置方式就是檔案人員在單位內部根據學歷、職稱、年齡結構及實際工作經驗和特長形成不同層級，拉開檔次。高層次人員注重信息資源開發工作，加強對檔案資源內涵和外延的挖掘，在充當領導參謀上發揮作用；中層次注重信息管理和現代化網絡建設；初層次則應培養對檔案基礎性工作的認識和基礎理論學習。按照不同層次確定工作目標，實行目標管理，不僅利用各層次人員本層次素質和工作技能的提高，而且為以后發展奠定基礎。層級制配置方式使不同崗位人員能互相配合，互相影響，有利于發揮整體效能。
　　4.加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，推動檔案創新工作的開展。檔案部門適應現代知識經濟發展的標志就是自身要走出的一條開發檔案資源，為知識經濟發展服務的創新之路。本著這一目標，檔案部門和教學檔案管理者要注意不斷擴大自己的交際面。加強部門之間、區域單位間的交流合作，不斷增強檔案科（室）的資源實力。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，改變目前協作僅只局限于坐在一起傳達文件、座談表態的交流方式，采取引進來與走出去的動態交流方式。
　　5.教學檔案管理者要建立終身學習制度。教學檔案管理者只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發展的客觀需要。因此，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。除此之外，檔案人員還要具備一種勇于犧牲自我、默默奉獻的精神，有耐得住寂寞、不為名利、甘當無名英雄的境界。在日常工作中，檔案人員要做到服務態度熱情誠懇，講文明，講禮貌，有主動服務精神，想方設法為利用者提供便利。
　　總之，作為社會知識體系重要組成部分的檔案工作，如何面對隨時代面衍生出來的新問題，改進檔案工作自身缺乏內動力的弊端，促進檔案工作創新機制的建立，從而適應信息化、知識化社會的需要，在推進我國知識經濟發展中發揮作用，無疑成為這一浪潮中檔案界必須正視的基本問題。
　　
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