表單化管理國內對比研究

樂勛 楊益晟

【摘要】國內大中型企業普遍面臨著管理制度眾多，但可操作性差和執行力度也很不夠等問題。為了解決這一管理問題，有學者提出了表單化管理思想，期望通過按照表單執行操作，管理層通過表單管理下屬。為了更好的理解和全面了解國內外表單化管理方法，本文針對表單化管理的相關內容進行了文獻綜述。闡述了國內外表單化管理研究現狀，表單化管理實現方法。最后指出表單化管理適用范圍及重點難點問題，為嘗試運用表單化管理的企業和相關研究人員提供參考。

【關鍵詞】表單化管理；項目管理

1.引言

隨著信息社會的告訴發展，電力建設領域的電子化信息化腳步也在逐步加快，各地區電網都在推行信息化、智能化。由于傳統的電力企業管理存在管理隨意化等問題，國家電網和南方電網的網架建設過程中，不斷完善管理規范，編制了大量的規范化表格，管理規范化逐漸成為管理核心思路，電力建設領域的項目管理也逐步走向規范化。

然而，一個隱藏在大量規范制度表面下的問題浮現出來，人們在呼吁、探索制度化管理的同時，制度逐年修編累積，文本制度內容見增不見減，數量見多不見少。企業不時以行政方式發布的各種規定、通知、決定等規范性文件接踵而至，一些文件經逐級轉發，越來越缺乏個性，表現在標題不同、文體相像、語氣接近、反復強調、內容雷同[1]。制度的可操作性大打折扣，更多的制度流為形式，執行者依靠制度的欲望卻不見增強，只有在領導需要檢查的時候才會整理資料，平時依然依靠經驗進行粗放式的管理。歸根到底令執行者要么望而生畏，不堪重負敬而遠之的根本原因，是沒有將制度流程化，導致執行力度不夠；某些企業意識到這個問題之后開始進行流程梳理，然后卻沒有很好的流程化運作的手段，導致管理效果不佳。

因此本文提出制度流程化、流程信息化，實現電力建設領域的精細化管理。進行深入研究之前，筆者大量搜索國內外表單化管理的研究現狀，進行綜合對比分析，為表單化管理在電力建設領域運用提供理論參考，并為未來精細化管理做好鋪墊。

2.表單化管理的內涵

表單化管理是以工作表單為載體將文本制度中的各項要求，轉化為表單的執行內容和順序[2]。通過這種轉換能夠實現制度流程清晰化，所以表單不過是制度規范的一種表現形式。照表單中項目和步驟執行，就是遵章實施的過程。表單化管理突破了傳統國有大型企業行政化、表面化的管理方式，使得管理者和執行者更加明晰管理內容和管理方針，能夠降低執行成本，實現決策者滿意、執行者愿意的管理局面[1]。

表單化管理模式的提出并非否定了制度管理的作用，而是對制度管理模式的提升，制度是表單化的基石，表單是制度管理的升華。完善的制度是表單化實現的基礎，沒有完善的管理制度和流程化脈絡，表單化管理無從談起。

3.表單化管理國內外對比研究

3.1 國外學者研究現狀

國外學者在表單化管理方面研究還不多，但是對工作流程的研究量十分大，從靜態的工作流程研究到動態工作流程研究都做出了諸多貢獻。

Kim H，Youn CH等人通過網格計算方法建立了工作流管理系統，并運用于醫療系統[3]。Ying等人定義了一個靈活的工作流系統模型[4]，通過工作流元模型開發了森林信息管理系統，該系統軟件已經在社會中產生一定積極影響。

在靜態表單和靜態流程的管理基礎上，更多的學者關心的是動態表單管理方式。對管理信息系統柔性的研究已經超過了10年。柔性定義為管理信息系統在新業務出現或業務發生變化時的適應能力[5]，或者說一種對感知到的刺激的反應能力。柔性是管理信息系統適應一般性業務改變和根本性業務改變的能力，可將柔性劃分為：結構的柔性和數據的柔性。結構的柔性是系統自身的特點，比如系統功能的模塊化程度，系統所能接受變化的能力，系統的穩定性等等。數據的柔性指系統數據結構適應業務變化的能力。

Fakas等人介紹了一個工作流程管理的職能業務系統，該系統能夠實現動態表單化管理，進一步改進工作流程系統，并通過互聯網實現遠程管理[6]。Miller等人基于CORBA模型建立動態的工作流管理系統[7]。

Dongen[8]，Smith[9]，Leymann[10]，David[11]，Hayes[12]都從工作流管理系統軟件的角度闡述了企業管理過程中工作流程化的重要性。Blanning[13]則在流程化的基礎上提出了模式化管理思路。ungbee Cho[14]運用SSFNet技術實現了工作流管理系統的開發。

3.2 國內學者研究現狀

國內關于表單化管理的研究也不是很多，但是已經在某些行業開始提出這種思想。

表單化管理的思路已經被廣泛運用在醫院、工程、工廠等諸多部門[14]，在績效管理[15]、質量管理[16]等方面得到了良好的運用。較多的學者提出了表單化管理的思路，如方進濤[16]，張佳強[17]，寇靖華[18]，張鵬[1]，茍園捷[22]等學者進一步將表單化思路通過信息化手段實現，并運用于不同領域。

網絡技術的飛速發展為企業的運營和管理帶來了重大改變，魏萌研究了基于SaaS（軟件即服務）認為通過將軟件使用權和開發權買斷的模式轉化為軟件租用的模式能夠在實現表單化管理的同時，保證企業對信息系統的管理擁有更大的主動性和控制權。文章論證了智能表單管理平臺的必要性，給出了平臺的設計方案，并在此基礎上實現了一個可在線使用的面向中小企業的層次清晰、功能強大的表單業務平臺，平臺提供權限認證和多角色用戶管理功能，支持對于表單樣式信息的非結構化存儲，并且對具體生成的表單具有強大的檢索功能，充分滿足統計分析的需要。

中國南方電網超高壓輸電公司廣州局的寇靖華根據中國南方電網超高壓輸電公司廣州局表單化管理實際，重點對如何編制科學的表單體系，如何確保表單應用過程中的剛性，如何發揮員工在表單化管理實施過程中的積極主動性提出見解，最后舉例說明表單化管理在廣州局的成功運用[20]。

可口可樂公司的魏慶在實踐表單管理過程中發現表單管理的方法在實際過程中存在不適合使用，業務人員花費大量實踐填寫虛假表格。這說明表單管理存在他的漏洞與不足，在工程領域運用是否也會出現此類問題，如何避免此類問題的發生也是一個重要的研究課題[21]。

方進濤針對產質量管理系統的柔性化工作流程進行研究，實現了質量數據采集主流程以及各類質量單據的快速辦理，通過可自定義的表單管理，滿足了各類質量單據格式定義需求，并為質量業務表單格式擴展提供了有效支持。也論證了表單柔性化的可行性[16]。徐亮，劉文才等人通過可定制流程技術開發了表單的柔性管理信息系統[22]。王靜平[23]等人梳理了企業表單核決的業務流程。茍園捷則針對企業管理系統開發了動態表單系統[19]，宋希錄針對駕校收費系統開發了信息管理系統，并設計了相關流程化的表單[24-25]。

從動態表單管理技術實現上來看，陶望龍[26]，張嚴林[27]，嚴俊蘭[28]，薛明[29]等運用web技術實現網絡平臺的工作流管理信息系統。肖文峰[30]對通用表單工作流管理系統進行了設計，程建霞[31]，鄭勝林[32]，肖宇則[33]從數據庫技術實現工作流的信息化管理。

3.3 國內外對比分析

從研究結果可以看到，國外對各個領域的流程化非常重視，許多學者一致認為流程化是提高企業生產效率的必備環節，標準的作業流程能夠保證產品質量。在這一點上，我國學者也給予了肯定，但是對于某些行業來說，流程化作業難以實現，例如建設領域，即使制定了相關制度和流程，由于缺少流程推動的長效機制，很多制度和流程只是一紙空文，在這種情況下，表單化才在我國創新性的提出來。希望通過表單化的管理，將制度和流程轉換為易于執行的表單，逐步加強全體施工人員流程控制的理念。

表單化管理思路在國外都有研究者進行了探索，但是在工程建設領域的表單化管理思路還沒有明確提出，也沒有單位實現了信息化表單管理，項目管理方式還處于手工、紙質階段。對流程管理是表單化管理的一個基礎，國內外都有較多學者進行研究，對流程管理的進一步研究就是實現柔性流程管理，許多企業更加適合可以小范圍變動的流程管理模式。在管理系統實現問題上，不同的研究學者有不同的實現方法。

4.結論與展望

國內大中型企業，由于企業龐大，管理具有人員龐大，制度眾多等特點，但在管理過程中常常出現執行力不夠、執行過程不規范等問題。如電網建設過程中，建設環節復雜，建設過程控制點多，任何質量、安全、環境、進度、費用控制點失控都會造成整個項目的不良影響。為了解決這類管理問題國內外學者都開始關注表單化管理、流程管理等問題，認為流程化和表單化是規范化管理的重要手段。我國南方電網廣州局近年也開始了表單化管理的初步工作。由此看來表單化管理思路是一個值得研究的管理方式。

從國內外研究現狀來看，表單化管理的重點問題是如何將較為完善的企業管理制度轉換為流程；如何將流程進一步合理的轉換為表單；如何將表單實現信息化。而表單化管理的難點問題是實現柔性化表單管理，在表單化管理實施過程中每一個步驟看似簡單，但轉換過程中必須多方考慮，不僅要便于管理者控制，也要便于執行者按標準執行和填寫。如果表單太過死板，或者考慮不周，既不利于管理也不利于執行者認真執行，表單化管理將變成空話，依然沒有管理效用。

因此，在不同企業實施表單化管理方法的時候需要注意的問題是表單化管理的適用情況和表單化管理的柔性問題。表單化管理方法適用于可明確工作不周、能預知工作內容、工作流程有邏輯性和唯一性、工作結果可控性的企業或者工作內容[18]。對柔性表單化管理的思想也是一個需要注意和值得研究的問題。

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作者簡介：樂勛（1979—），男，電力工程技術工程師，現供職于江門開平供電局計劃建設部，主要從事工程現場管理、技術經濟等工作。