計算機對檔案管理的作用

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區河道管理處，黑龍江 綏化 152000）

1 計算機應用于檔案信息管理的必要性

1.1 在社會的信息系統中，檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位。檔案電子化是目前檔案管理工作必須實施的重要工作,這已經成為大家的共識，而且在檔案的管理中計算機的應用確實帶來了非常顯著的成績。在檔案信息管理中，計算機技術具有手工管理所無法比擬的優勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優點,這些優點可以大大提高檔案管理的效率,也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。所以,為了適應當今信息處理技術發展的要求,提高檔案信息現代化管理水平,計算機技術作為一種新興的技術手段,在檔案信息管理中應當得到更加廣泛的應用。

1.2 檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。應用計算機技術是 現代 企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

1.3 從現有的技術條件和需求出發，電子計算機在檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

1.3.1 依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

1.3.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

2 計算機技術在檔案信息中的功能管理

2.1 檔案管理自動化 因為計算機具有高效的信息處理能力,能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息,能夠進行邏輯推理和判斷,所以計算機技術逐步成為信息化先進技術手段的核心,通過計算機對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工后,可大大提高檔案資源管理的效率,大大提高檔案信息開發利用的效率。

2.2 檔案信息數字化 紙制檔案錄入麻煩，浪費大量的人力和紙張，且存取修改與查閱調取都不方便，與之相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞。運用計算機技術實現檔案信息數字化后,不僅可以提高檔案的利用率,降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失,并可實現數據的快速傳播和保存,滿足了用戶的需要。

2.3 信息檢索網絡化 信息檢索網絡化已經在當前的圖書系統中得以大量應用，并且表現出了令人及其滿意的效果，同樣，我們將現代計算機網絡通信技術應用在檔案信息建設中，實現其計算機檢索系統,可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索,發展為智能網絡檢索,實現檔案信息傳遞網絡化,達到檔案資源共享。

3 計算機在檔案信息管理的應用

3.1 收集整理。這是電子計算機檔案管理的基礎。在這個過程中，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，手腦并用，勤快踏實肯干，經常深入下去做好資料的收集和整理，掌握第一手資料，這是一項非常重要的工作。因為計算機只是一個輔助工具，無論其如何先進，管理者都是第一位的，掌握資料并將資料準確無誤地輸入計算機，才能發揮計算機的應用作用，否則，檔案管理計算機化就是一句空話。

3.2 歸納分類。這是電子計算機檔案管理的關鍵。有的時候計算機檔案管理人員在檔案資料收集過程中收集到的資料是不完整的，這就要求檔案管理人員對收集來的資料進行認真地篩選、分類、加工和整理，這是實行計算機檔案管理的前提和條件。 只有做好了這方面的工作才能有效地將收集到的資料分門別類輸入到計算淺析電子計算機在檔案管理中的應用及重要性研究。

3.3 查詢和提取。這是電子計算機檔案管理的最終目標。前面做的大量工作，包括資料信息的收集、整理、歸納、分類，其最終目的就是為了將收集到的資料信息輸入到計算機中，為日后的查詢和提取打下堅實的基礎，只有將這些資料存入到計算機中，才能更好地發揮計算機在檔案管理中的作用。

4 計算機檔案信息管理人才的培養準備

面對計算機二次開發的艱巨任務，我們必須擁有雄厚的技術力量，必須擁有既懂檔案管理業務，又通計算機專業的“兩棲人才”。目前，有不少企業把整個檔案計算機的應用工作，從系統設計到系統實現，從數據輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統缺乏實用性。退一步說，即便系統是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業人才的準備。

4.1 應用軟件人員的準備

檔案管理應選擇有一定數字和邏輯思維能力的工作人員，進行 計算 機原理及應用軟件方面的培訓。使他們學會計算機高級語言，學會操作和使用機器，學會設計和上機實現一個完整的系統，能夠把應用系統或與計算機專業人員接零的任務知識很好地銜接。

4.2 主題標引人員的準備

檔案管理應選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學習和研究檔案主題標引的方法和原則，使他們懂得主題標引的基本原理，了解主題詞的性質和選詞原則，學會使用漢語主題詞表，學會依據檔案主題標引規則，正確分析主題內容，正確選擇主題詞標識，學會如何進行主題詞的組配，學會特殊情況的特殊處理等。通過學習，能夠勝任檔案主題標引和參與漢語主題詞表管理的工作。

[1]張丹紅.計算機在檔案管理中的開發和應用.南平電纜股份有限公司，【期刊】機電兵船檔案，1996-02-15.