淺談物業檔案管理

　　摘要：隨著物業管理在我國的不斷發展，物業檔案管理的重要性也日益體現。文章從物業檔案管理的特點，現狀及提升建議三個方面闡述加強物業檔案管理的意義。
　　關鍵詞：物業檔案管理　物業管理　加強
　　中圖分類號：G271　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
　　
　　物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的，物業管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業管理工作要能規范有序地開展。加強物業檔案管理尤為重要。
　　
　　一、物業檔案管理的特點
　　
　　1.動態性。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護；業主可能因物業的買賣、交換等權屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業、業主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業檔案管理必須及時準確，動態性較強。
　　2.完整性。物業檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業日常巡檢冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業服務檔案等。物業檔案是以—個物業單位為對象組成案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，從而需要物業檔案管理完整規范。
　　3.相關性。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。
　　4.靈活性。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
　　
　　二、物業檔案管理中存在的問題
　　
　　1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識不強。物業檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
　　2.物業檔案管理人員素質有待提高。目前，物業企業的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業檔案管理人員平時缺乏一些專業知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺少創新和活力，專業素質和管理水平都有待提高。
　　3.物業檔案收集資料欠齊全。物業檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業檔案由物業管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業檔案管理人員在辦理物業檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。
　　4.物業檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。很多物業企業檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
　　
　　三、提升物業檔案管理水平的建議
　　
　　1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理工作，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。
　　2.全面提高物業檔案管理人員素質。物業檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導；積極參加各項業務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。
　　3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業企業發展戰略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
　　4.完善規章制度，依法管檔。(1)物業企業要建立健全并認真貫徹落實物業企業檔案管理方面的各項規章制度，對物業企業檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規定，建立動態的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規范化發展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規章制度執行，規范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任；二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
　　5.大力提高物業檔案管理現代化水平。隨著信息技術的發展，物業管理手段也越來越先進。當前，不少物業企業在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統軟件開展工作。通過信息技術在物業檔案管理中的運用，可以系統地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環節與辦公有機地銜接起來；利用信息技術整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發揮計算機的優勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。
　　總之，物業檔案管理是物業企業的一項基礎性工作，加強物業檔案管理，可以促進企業經濟效益水平的提升；加強物業檔案管理，可以提高物業管理服務水平；加強物業檔案管理，可以提高企業的競爭能力；加強物業檔案管理，可以促進社區和