對做好高職院校圖書館辦公室工作的思考

　　 摘要:從辦公室的性質(zhì)和作用及主要承擔(dān)的工作內(nèi)容著手，提出了做好高職院校辦公室工作的幾點(diǎn)看法。
　　關(guān)鍵詞：高職院校 圖書館 辦公室 管理工作
　　中圖分類號：G633.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791(2011)06(c)-0000-00
　　隨著圖書館事業(yè)的迅速發(fā)展，圖書館辦公室已成為聯(lián)系外界和館內(nèi)各部門之間的橋梁，成為一個承上啟下、協(xié)調(diào)左右的立體網(wǎng)絡(luò)中心。做好辦公室工作有利于保障圖書館各項工作的順利開展。
　　1 辦公室工作的性質(zhì)和作用
　　高職院校圖書館辦公室是圖書館的重要部門，是圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)和讀者工作的調(diào)控中樞，在保障全館各項工作的實施中起著非常重要的作用。
　　1.1 為館領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)
　　 對于全館性的中心工作，辦公室需在領(lǐng)導(dǎo)決策前提供有關(guān)信息、數(shù)據(jù)，提出可行性方案供館領(lǐng)導(dǎo)選擇，主動的為領(lǐng)導(dǎo)出對策，做好超前服務(wù)。
　　1.2 為各業(yè)務(wù)部門工作服務(wù)
　　服務(wù)是圖書館辦公室工作人員很重要的一個職責(zé)，主要體現(xiàn)在搞好后勤工作為各部門工作服務(wù)，創(chuàng)造良好的環(huán)境為廣大讀者服務(wù)。
　　1.3 為圖書館日常事務(wù)工作服務(wù)
　　圖書館日常事務(wù)很多，要及時處理的事情也很多。這要求館辦公室人員必須積極主動的協(xié)助館長辦事情、干實事。組織大型活動時，辦公室統(tǒng)一調(diào)配人力、財力、物力，合理安排工作。另外，除了處理眾多的例行性日常事務(wù)外，還要處理各種臨時性、突發(fā)性的事情。
　　2 辦公室工作的主要內(nèi)容
　　2.1 日常性工作
　　日常性工作主要包括：公文處理、會議工作、信息處理、機(jī)關(guān)事務(wù)管理、印章管理、文書檔案工作等，這是辦公室的基礎(chǔ)工作，辦公室工作人員的基本功是具有較強(qiáng)處理日常事務(wù)工作的能力。
　　2.2 綜合協(xié)調(diào)性工作
　　綜合協(xié)調(diào)性工作包括工作任務(wù)的協(xié)調(diào)、日常事務(wù)的協(xié)調(diào)。辦公室一般通過協(xié)商、協(xié)助、催辦的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。很多時候，館領(lǐng)導(dǎo)由于工作繁忙等主客觀原因未能及時解決、覺察到的問題，也需要辦公室人員從中疏通。
　　2.3 輔助決策工作
　　輔助決策工作主要包括協(xié)助調(diào)查研究，在收集掌握信息后，提出或協(xié)同有關(guān)職能部門提出一個或幾個決策方案，供館領(lǐng)導(dǎo)決策時參考、選擇，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。
　　3 對深化辦公室工作的幾點(diǎn)思考
　　3.1 健全規(guī)章制度是做好辦公室工作的重要保證
　　建立健全合理的規(guī)章制度是圖書館實行科學(xué)管理的重要保證，也是圖書館改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率，加強(qiáng)職工隊伍建設(shè)的一項極其有效的措施。圖書館要進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理，必須根據(jù)圖書館的特點(diǎn)制定出一套行之有效的規(guī)章制度，以限制和約束人們的行為，才能保障管理沿著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以便實現(xiàn)決策正確、督促有力、協(xié)調(diào)有方的管理模式，從而使圖書館的工作達(dá)到最佳狀態(tài)。高職院校圖書館完整的規(guī)章制度包括：館、部的職責(zé)，各級管理者的權(quán)利和義務(wù)，各崗位的工作細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，讀者手冊、各書庫的管理制度。此外，為了充分發(fā)揮工作人員的積極性和責(zé)任感，辦公室根據(jù)每個人的特點(diǎn)和所屬崗位，制定個人工作職責(zé)，實行任務(wù)包干制度。這個措施既有效的調(diào)動了大家的積極性，也消除了部分員工工作不盡責(zé)的隱患。它不僅具有制約作用，而且還具有激勵作用，激勵員工努力搞好工作，使員工在工作中有章可循，也是管理的重要依據(jù)。
　　3.2 選對人是做好辦公室工作的基礎(chǔ)
　　做好辦公室工作的關(guān)鍵在人。辦公室工作人員的思想修養(yǎng)、精神狀態(tài)、待人接物的方式、處理問題的態(tài)度、工作作風(fēng)及辦事效率等直接影響著本部門的形象。辦公室人員既具備奉獻(xiàn)精神，忠誠可靠，謹(jǐn)于行事，慎于做人，有一定的文化修養(yǎng)，還要是知識面要廣，既要懂得行政管理的相關(guān)知識，又要熟悉圖書館業(yè)務(wù)。同時要有大局觀念，站在一定的高度分析和處理問題，做到到位不越位。
　　3.3溝通協(xié)調(diào)是做好辦公室工作的關(guān)鍵。
　　溝通指信息的溝通，即是信息交換，指各種可理解的信息在兩個或兩個以上的人群中傳遞或交換的過程，簡單的說，信息溝通就是信息交流、聯(lián)系和傳遞。信息溝通在圖書館管理活動中起著關(guān)鍵的作用，是實現(xiàn)個體之間、群體之間、部門之間協(xié)同工作的主要手段。搞好信息溝通，要注重溝通的細(xì)節(jié)，主要有把握以下幾個要點(diǎn)：
　　（1）工作要及時
　　圖書館辦公室集行政、后勤、管理于一身，事務(wù)比較繁雜，不及時完成工作，就會引起工作堆積，從而延遲信息溝通。所以辦公室工作人員必須養(yǎng)成“今日事，今日畢”的習(xí)慣，同時要擺正自己的位置，認(rèn)識到辦公室工作就是為其他各業(yè)務(wù)部門工作服務(wù)的。
　　（2）勤溝通、善溝通
　　辦公室除了肩負(fù)“上令下達(dá)”的使命，還是“下令上傳”通道，平時應(yīng)與各業(yè)務(wù)部門多聯(lián)系，了解第一線工作的情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，供領(lǐng)導(dǎo)決策。此外，要注意溝通的方式和技巧，利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，不但要勤于溝通，而且要善于溝通。
　　3.4勤于學(xué)習(xí)敢于創(chuàng)新是做好辦公室工作的根本方法
　　在傳統(tǒng)的觀念里，辦公室工作被片面的理解為辦雜事的機(jī)構(gòu)，或者是館領(lǐng)導(dǎo)意志的體現(xiàn)者，辦公室工作事無巨細(xì)都依賴于館領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)動和指揮，工作缺乏主動性。身為辦公室工作人員，要跳出傳統(tǒng)思維模式和工作定式，面對不斷出現(xiàn)的新事物、新方法、新經(jīng)驗，要在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，圖書館辦公室工作人員應(yīng)不斷提高管理能力及協(xié)調(diào)能力，敢于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地完成工作。
　　（1）提高管理能力
　　辦公室工作人員要在工作中不斷總結(jié)以往經(jīng)驗，善于找出工作規(guī)律，理順關(guān)系，統(tǒng)籌兼顧，建立科學(xué)的管理機(jī)制。另外，要多看管理學(xué)方面的書籍，并在實際工作中應(yīng)用，善于總結(jié)，形成經(jīng)驗，高效的完成工作。
　　（2）提高協(xié)調(diào)能力
　　辦公室處于聯(lián)系上下的樞紐地位，協(xié)調(diào)工作是辦公室的中心工作之一，協(xié)調(diào)工作不僅是工作能力的體現(xiàn)，更是一門藝術(shù)。提高協(xié)調(diào)能力有利于解決問題。作為辦公室是館領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”“助手”，又是組織實施者、執(zhí)行者，工作中經(jīng)常會碰到各種困難矛盾，比如大集體和小集體的矛盾、主動性和被動性的矛盾、服務(wù)性和監(jiān)督性的矛盾、經(jīng)常性和突擊性的矛盾。因此，辦公室工作人員要廣泛調(diào)查，聽取各方意見，區(qū)分主要矛盾和次要矛盾及問題的主要方面和次要方面，學(xué)會辯證的看待問題，顧全大局化解矛盾，善于做群眾的思想工作，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，真正成為館領(lǐng)導(dǎo)的助手，為同事辦實事。
　　
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　　〔作者簡介〕羅梅鳳，女，1984年生，初級，發(fā)表論文2篇。