高校大型考試組織精細化管理的實踐與研究

　　摘 要： 目前，高校承擔的大型考試越來越多，這些考試盡管在內容或方式上有所區別，但是在考試的組織上卻有極大的相似之處。作者從事考試工作多年，就大型考試的組織過程和各個具體環節進行了探討。
　　關鍵詞： 高校 大型考試 精細化管理
　　
　　一、高校組織考試的機構現狀及精細化管理的意義。
　　目前大多數高校負責考試的機構在教務處，部分在其他職能部門。教務處都有考試中心或者教務科負責。機構的設置基本一樣。但是目前多數高校存在管理人員輪崗的問題，這就導致了一個新問題：負責組織考試的同志更換頻率高，銜接容易有漏洞，組織上易出紕漏。盡管這些大的考試都有一些流程，但大都是考試時段內的處理事項，考試時段外的，比如前期報名、材料準備、監考人員準備等工作幾乎沒有，都是考試組織者憑經驗進行安排。
　　二、高校考務管理工作的現狀及問題。
　　隨著學校規模的擴大，學生數量明顯增多，再加上學校及社會各方面對一些國家考試的認同和證書的認證，高校的考試工作量加大了很多，比如大學英語四、六級考試，每年有上千萬的在校大學生參加考試，部分院校每次報名人數甚至達到了七千人以上。高校的大型考試組織頻率明顯增高，考生數量明顯增大。
　　現在很多大型考試對組織工作提出了更高的要求，比如考試監控的要求，考試時段各類信號的屏蔽，考場周圍對不明信號的收集偵測，后備電源的補給，等等，組織程序復雜、考務工作涉及面廣，其工作不但涉及教務系統，而且需要紀委、保衛、后勤、設備、財務等部門的支持。
　　三、引入精細化管理理念，使考試組織更加精細、科學、銜接無縫隙。
　　考務管理工作是一項規律性很強的工作，考試各環節、各方面要求和目的性明確，具備進行精細化管理的基本條件。本文從考試報名、材料準備、考試過程幾個方面進行了精細化管理的總結。
　　1.考試報名的精細化管理
　　（1）學習及宣傳相關政策。根據國家教育部考試中心下發的報名通知，深入領會文件精神，根據相關要求確定報名條件、工作時間安排等。利用校園多種信息渠道，比如校園網、教務網、校園廣播、學院通知等，使每一位考試相關人員都明確考試的要求，做好考試宣傳工作。
　　（2）建立網上報名系統。根據考試要求，選用或編寫報名程序，根據報名要求設置條件，采取網上報名的方式。學生照片可以使用學籍科或者學生校園一卡通的系統照片，從而節省照片采集時間，在保證數據準確性的前提下，極大地節省人力、物力。針對學生數量多的現狀，盡量采用軟件網上報名，實踐證明這是效率最高的辦法。
　　（3）學生繳費。以往收取現金常出現誤收假鈔，管理人員收取費用后丟失的問題。為解決這個問題，學校要充分采取有校園一卡通統一扣費的方式，這樣的方式既快捷又安全可靠。
　　（4）考生信息核對及承諾書簽訂。網上報名結束后，以學院班級為單位，打印出含有照片的信息核對表，要求下發至各班級考生手中，由每位考生核對信息、確認簽字，同時簽訂承諾書。
　　（5）數據整理。進行最終報名信息的整理。
　　2.考前準備的精細化組織
　　（1）考場安排。根據考試人數及各考點現狀，盡量將考點集中安排、方便封閉管理。對相關教室進行排查，將發現問題的教室或進行修理或排除在外，從而保證考場安排的合理性。此工作環節可以根據考試的性質決定安排時間。
　　（2）安排監考和工作人員。根據考場情況安排主、副監考員，主監考一般要求為責任心強、有監考經驗、高職稱的老師；副監考要求為責任心、熟悉相關考試政策的老師。工作人員主體為教務系統人員，要求組織、協調能力強，熟悉考試流程，除考區之間的聯系工作，對于遲到或者請假的老師，工作人員要以最快的速度進行聯系或者安排替換工作。這項工作最好于考試前一周安排好。
　　（3）設備及材料的準備。準備監考手冊、考生守則、考場考務袋、備用錄音機、電池、耳機、屏蔽儀、鉛筆、橡皮等考試必備的材料。對于考試過程屏蔽信號的考試，工作人員要配備一定數量的對講機，以提高通知下發效率。這些材料要在考試前三天準備好。
　　（4）召開考試相關部門會議，布置后勤的考場衛生、用電、用水的檢查和安排等，包括后備電源的準備，教室燈光、插座的檢查，布置保衛對考場的監管、考場周圍的環境檢查、試卷庫的全天候看管等工作，布置學校電臺對考風考紀進行考前的廣播等工作。
　　（5）考前培訓。根據通知要求，結合學校實際情況，在考前1—2日舉行考前培訓，使每位老師了解考試流程，要求，以及容易出現失誤的環節。
　　3.考試過程的精細化組織
　　（1）考務辦公室的安置。由于現在每個考點的考場數較多，如果集中在1個考務組進行考試材料和試卷的分發，工作量較大，而且容易出現混亂和差錯。因此在實際運作過程中要劃分多個考務小組。為了方便監考老師快速找到自己的考務小組，開考前半小時將監考員名單以學院為單位貼出監考考場安排及小考務組地點。
　　（2）考試開始。目前多數考試有考試過程的一個詳細流程，基本上各個時間點和內容都很是詳細，只要監考老師在整個考試過程中嚴格按照監考流程進行即可。考試過程中應當注意的是現在大學生舞弊行為更加隱蔽化，形式多樣化，手段現代化，監考老師稍不細心就很難發現這些作弊行為。因此建議在考前培訓時多強調，并結合實例圖片、視頻，加深對這些行為的認識，從而及時發現并制止考生的作弊行為，也更好地保護考生。
　　4.考試總結
　　多數的學校考試結束后，組織者都有松口氣的感覺，往往忽視了總結工作。我認為一定要對考務工作進行總結，認真分析報名、考場安排、考務時間安排、人員培訓、考試過程、試卷保密等各個方面出現的問題及解決措施，更好地完善精細化管理程序，最好形成每個考試的精細化方案。
　　總之，目前高校考試的考生人數越來越多，考務環節越來越繁瑣細致，部分考試的社會影響大，對于組織者來說，組織壓力越來越大。通過精細化管理，建立并完善可行的精細化組織程序，可以使考試的組織更加科學化、規范化、高效化，同時也能很好地解決考試組織者的臨時離崗或解決新管理人員上手慢等問題。