重視普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作

　　摘 要:普通高校成教學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了成教學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)，也是學(xué)校培養(yǎng)和教育學(xué)生的原始真實(shí)記錄。它對(duì)社會(huì)選用人才、對(duì)學(xué)校教學(xué)管理、對(duì)學(xué)生學(xué)歷證明都具有重要意義。文章根據(jù)成人教育規(guī)律和特點(diǎn)，從成人高考報(bào)名審查、日常學(xué)籍管理工作和學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（畢業(yè)論文）等方面的嚴(yán)格要求來(lái)說(shuō)明成人高校學(xué)籍檔案管理的重要性。
　　關(guān)鍵詞：普通高校成教學(xué)生 學(xué)籍檔案 重要性
　　中圖分類(lèi)號(hào):G473.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
　　文章編號(hào):1004-4914（2011）08-099-02
　　
　　普通高校成教學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了成教學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)。成人高等教育是我國(guó)高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學(xué)籍檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理過(guò)程和學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、能諸方面的原始真實(shí)記錄，這項(xiàng)工作非常重要，不容忽視。成人高校學(xué)籍檔案以它的數(shù)量多、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣、學(xué)習(xí)形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會(huì)上的廣泛重視。因此做好學(xué)籍檔案管理工作對(duì)進(jìn)一步完善學(xué)校的教學(xué)管理工作，對(duì)國(guó)家和社會(huì)考查和選用人才，對(duì)學(xué)生學(xué)歷的證明都具有非常重要意義。
　　一、普通高校成人學(xué)籍檔案管理存在問(wèn)題
　　1.對(duì)成人高考報(bào)名審查工作把關(guān)不嚴(yán)。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，山西省成人招生工作也從2009年開(kāi)始進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名，從而使山西省已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從報(bào)名到錄取的網(wǎng)絡(luò)化管理，考生報(bào)名和學(xué)校招生錄取工作都是在網(wǎng)上進(jìn)行，大大提高了工作效率，同時(shí)也基本上保證了學(xué)校的生源質(zhì)量。但是學(xué)校在每年錄取工作結(jié)束后并審查學(xué)籍檔案時(shí)，還是發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題需要引起重視：
　　（1）存在考生信息檔案與現(xiàn)實(shí)不符問(wèn)題。凡是參加全國(guó)成人高考的考生，在學(xué)校錄取后應(yīng)有一張帶有學(xué)生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學(xué)生畢業(yè)時(shí)的入檔材料之一。近幾年來(lái)，我們發(fā)現(xiàn)有許多學(xué)校或多或少都存在著學(xué)生的“考生信息表”與現(xiàn)實(shí)不相符現(xiàn)象，如姓名有一個(gè)字錯(cuò)誤或身份證號(hào)錯(cuò)誤等現(xiàn)象。這就說(shuō)明當(dāng)時(shí)考生參加成人高考報(bào)名時(shí)，自己沒(méi)有認(rèn)真核對(duì)自己的相關(guān)信息，而相應(yīng)的工作人員也沒(méi)有把好這一關(guān)口。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會(huì)給日后學(xué)校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊(cè)工作都帶來(lái)了很大的困難。
　　（2）存在專(zhuān)升本學(xué)生無(wú)專(zhuān)科畢業(yè)證的問(wèn)題。按照教育部規(guī)定，專(zhuān)科起點(diǎn)升本科的考生在報(bào)名時(shí)，必須要攜帶具有經(jīng)過(guò)教育部批準(zhǔn)的國(guó)民教育等系列高等院校頒發(fā)的大學(xué)專(zhuān)科畢業(yè)證書(shū)方可報(bào)考。但是學(xué)校在錄取新生后進(jìn)行再次核查學(xué)生的專(zhuān)科證件時(shí)，還是會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)專(zhuān)科原始證件的學(xué)生為數(shù)不少，這又說(shuō)明當(dāng)時(shí)考生報(bào)名時(shí)各地市招辦的工作人員沒(méi)有把好專(zhuān)科畢業(yè)證書(shū)“認(rèn)證”這一關(guān)，這種“偽證”現(xiàn)象的出現(xiàn)又給日后學(xué)校和省教育廳的“驗(yàn)印”工作帶來(lái)了諸多不便。
　　2．對(duì)日常學(xué)籍管理工作制度不嚴(yán)謹(jǐn)。普通高校成人學(xué)籍管理是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而認(rèn)真的工作，其工作性質(zhì)是環(huán)環(huán)相扣，如果在日常工作中出現(xiàn)不銜接的情況，則會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校其它教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行。學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績(jī)管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)籍注冊(cè)管理、畢業(yè)注冊(cè)管理、學(xué)士學(xué)位管理工作等，因此所產(chǎn)生的學(xué)籍檔案資料也很多。可見(jiàn)一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量高低、學(xué)籍檔案質(zhì)量高低與這所學(xué)校所制定的學(xué)籍管理制度是否完善有著很大的關(guān)系。有些高校還是存在問(wèn)題，諸如：
　　（1）學(xué)校的學(xué)籍管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。目前有些普通高校的成人學(xué)籍管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)成人高等教育工作不太重視。如日常教學(xué)工作沒(méi)有程序、管理不夠規(guī)范、學(xué)籍檔案質(zhì)量不高等。學(xué)校只求省事、省力和省時(shí)，不求原則、規(guī)范和質(zhì)量，沒(méi)有及時(shí)督促、檢查、收集相關(guān)學(xué)籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學(xué)籍檔案管理的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價(jià)值和利用價(jià)值。學(xué)校這種辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會(huì)上的辦學(xué)聲譽(yù)。
　　（2）對(duì)學(xué)籍管理沒(méi)有實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)制度。目前大部分普通高校的成人教學(xué)管理工作還是在日常的手工操作上，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)和開(kāi)拓創(chuàng)新。有些高校雖然對(duì)于成人學(xué)籍管理利用了計(jì)算機(jī)管理，這樣在注冊(cè)等方面大大提高了工作效率，但還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)共享，有的學(xué)校函授站較多，對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)共享勢(shì)必影響了成人高校學(xué)籍管理工作效率。
　　3．對(duì)成人學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的要求不夠。普通高校的成人學(xué)生大部分是來(lái)自不同專(zhuān)業(yè)崗位的在職工作人員，他們來(lái)學(xué)校上學(xué)的目的不僅是要獲得學(xué)歷，還是想再次給自己“充電”，將所學(xué)到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中去。所以說(shuō)，高等教育對(duì)他們來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的學(xué)習(xí)階段，是吸收專(zhuān)業(yè)知識(shí)最富有實(shí)際意義的時(shí)期。尤其是最后的畢業(yè)設(shè)計(jì)或者是畢業(yè)論文是檢查學(xué)生在校期間綜合培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)該嚴(yán)格把好畢業(yè)設(shè)計(jì)這一關(guān)。然而，有些高校還存在著以下不足現(xiàn)象，諸如：
　　（1）沒(méi)有畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的講座或教學(xué)環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計(jì)是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)行全面檢驗(yàn)的一個(gè)重要的教學(xué)環(huán)節(jié)，是檢測(cè)畢業(yè)生綜合分析能力的最好辦法。畢業(yè)設(shè)計(jì)的具體實(shí)踐過(guò)程將使學(xué)生進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)的需要。但是有些學(xué)校沒(méi)有畢業(yè)設(shè)計(jì)的具體教學(xué)和實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)，對(duì)畢業(yè)生的考核制度不夠完善。教師對(duì)學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)無(wú)章可循，不負(fù)責(zé)任，不注重考察和培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)識(shí)水平和解決問(wèn)題的實(shí)際能力。
　　（2）畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的資料收集和保存不完整。不管學(xué)生學(xué)的是什么專(zhuān)業(yè)，最終都要經(jīng)歷最后一個(gè)學(xué)期的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的調(diào)研準(zhǔn)備工作。它包括畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的選題、教師指導(dǎo)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）的實(shí)施過(guò)程、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）答辯、成績(jī)?cè)u(píng)定等，學(xué)校應(yīng)該將那些公認(rèn)的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）收集整理存檔，作為今后的教學(xué)研究和教學(xué)評(píng)估所參考，對(duì)于每次指導(dǎo)教師對(duì)學(xué)生的指導(dǎo)評(píng)語(yǔ)等資料都應(yīng)留存保管，但是有些學(xué)校將畢業(yè)指導(dǎo)和答辯后的所有資料當(dāng)作廢紙?zhí)幚淼簦巩厴I(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料的保存不完整。
　　（3）忽視畢業(yè)生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業(yè)生的檔案材料不一定要求統(tǒng)一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業(yè)生登記表（其中包括學(xué)生簡(jiǎn)歷、自我總結(jié)、學(xué)生成績(jī)、學(xué)校評(píng)語(yǔ)和簽字）。但是我們發(fā)現(xiàn)有些學(xué)校發(fā)給畢業(yè)生的檔案材料中只有一份“畢業(yè)生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學(xué)生帶走，沒(méi)有絲毫檔案保密意識(shí)。致使有不少學(xué)生所在單位打電話(huà)向?qū)W校詢(xún)問(wèn)有關(guān)學(xué)生檔案的真?zhèn)问乱耍诤艽蟪潭壬戏从沉藢W(xué)校辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、工作態(tài)度不夠認(rèn)真的問(wèn)題
　　二、對(duì)普通高校成人學(xué)籍檔案管理的建議與具體措施
　　1.對(duì)成人高考報(bào)名審查要嚴(yán)格把關(guān)。
　　（1）把好考生報(bào)名審查關(guān)口。面對(duì)上述種種現(xiàn)象，首先我們建議各城區(qū)招辦、各地市招辦應(yīng)預(yù)先對(duì)本單位接待報(bào)名的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，應(yīng)委任那些業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的同志來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。從2009年開(kāi)始，山西省實(shí)行了成人高考網(wǎng)上報(bào)名制度，有些人在網(wǎng)上報(bào)名時(shí)，將自己的姓名或身份證號(hào)填寫(xiě)錯(cuò)誤。在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)時(shí)，不僅讓考生按照要求認(rèn)真核對(duì)相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還必須要當(dāng)場(chǎng)給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號(hào)錯(cuò)誤者，工作人員不能給該考生進(jìn)行確認(rèn)，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現(xiàn)，即把好考生“入口”關(guān)。
　　
　　（2）把好對(duì)專(zhuān)科學(xué)歷“認(rèn)證”關(guān)口。成人高考網(wǎng)上報(bào)名結(jié)束進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)時(shí)，各地市招辦在對(duì)專(zhuān)升本考生專(zhuān)科畢業(yè)證書(shū)進(jìn)行“認(rèn)證”時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，以防“偽證”現(xiàn)象出現(xiàn)。對(duì)于無(wú)專(zhuān)科畢業(yè)證書(shū)原件的考生一律不予確認(rèn)，要堅(jiān)持“公開(kāi)、公正、公平”的原則。學(xué)校錄取工作結(jié)束后，若發(fā)現(xiàn)專(zhuān)升本學(xué)生的專(zhuān)科證書(shū)有疑問(wèn)，可通過(guò)登錄網(wǎng)站www.chsi.com