試論人事檔案管理的理念及對策

　　摘 要：人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著重要的作用，是醫院工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件，它為單位提供各類人才基礎信息，為勞動工資制度改革、專業技術職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。只有科學規范人事檔案管理，堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。
　　關鍵詞：人事檔案管理 醫院管理 對策分析
　　中圖分類號：C962 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）08-234-01
　　
　　規范、翔實的人事檔案，記載著醫院發展史上的優秀成果，為醫院的科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短。但是有很多人對人事檔案管理工作的認識存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。隨著各項制度的改革，人事制度也日益深入，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要面對和認識思考的問題。現筆者就人事檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析與探討。
　　一、做好人事檔案管理的重要意義
　　隨著工作單位人事制度改革和推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率也逐漸加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人的改革誤導了一些人才對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應用的使用價值。21世紀是人才的競爭時期，是現代管理理論強調管理的核心，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具有一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史的真實記錄，是全面地考察人的主要依據。因此，我們必須重新認識人事檔案管理工作。只要這樣，才能做好人事檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面真實地反映醫院整體發展狀況，吸收和借鑒優秀的人事檔案管理工作成果，培養檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。
　　二、醫院人事檔案現狀及存在的問題
　　1.對人事檔案管理認識不足，重視程度不夠。隨著計算機技術的飛速發展，人事檔案管理工作的重要性也進一步淡化，很多管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，對工作不細心，又沒有扎實的檔案管理的理論知識，工作中存在失職現象。再加上檔案管理者大多都不是專職人員，故在管理工作中，不能按照制度辦理，該檢查的不檢查，該清理的也沒有及時清理，導致檔案混亂，責任不明，界限不清，甚至檔案交接也只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案管理工作前后脫節。由于醫院的工作主要是以醫療、教學、科研為中心，醫院管理的重點是如何提高醫療、教學水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務，自然對人事檔案管理不夠重視，存在醫院人事檔案管理硬件設施不完善，檔案管理人員培訓不到位的現象。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙。
　　2.檔案管理人員對檔案的宣傳力度不夠，管理手段比較落后。首先，檔案管理人員對人事檔案沒有進行廣泛宣傳，對人事檔案的補充、收集、更新緩慢，歸檔材料也不及時，未能準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。其次，人事檔案管理多數是兼管，沒有指定專人管理，屬于非專業人員管理，受專業和時間的限制，這樣人事檔案管理人員就不能很好地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。這樣一來，必然導致了人事檔案材料不全面或缺失，而醫院的人事檔案管理屬于人事科兼職管理。因此，在工作中存在問題較多，也沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍用手工查找，還是用傳統的方式儲存，占地面積大，使用空間也不能較理想地應用。
　　3.醫院人事檔案數字化、信息化程度不高。計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展，以電子檔案為代表的新型載體檔案，取代傳統形式的紙質檔案，將是未來檔案工作發展的基本趨勢。如果醫院能及時跟上趨勢，將大大提高檔案利用效率。然而，由于社會歷史經濟條件、管理模式、人員素質等原因，當前醫院人事檔案的數字化、信息化程度明顯偏低。醫院只重視技術人員素質的提高和醫療繼續教育，而忽視了對檔案管理人員的培訓，使得醫院管理人員跟不上信息技術的發展。
　　三、加強醫院人事檔案管理的策略
　　1.提高認識，搞好建章立制工作。要做好檔案管理工作，就必須以法治檔為根本，實現檔案管理制度化。這樣不僅可以加強醫院各級領導和職能部門對人事檔案工作的了解和支持，也使醫院廣大職工的檔案意識得到了加強，使他們認識到檔案的重要性和潛在的價值，意識到人事檔案是醫院管理工作不可缺少的一部分，為以后檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。
　　2.提高檔案管理人員業務素質。加強對檔案管理人員的業務素質培養，打造一支具有現代化管理水平的專業隊伍。一方面醫院要加大資金投入，鼓勵職工以在職學習、培訓等方式，提高自身修養；另一方面，有針對性地對檔案人員進行強化業務培訓，不斷更新檔案管理人員的思想理念，增強他們的業務知識水平，使檔案管理人員成為一支具有能力、又有高素質的復合型人才，熟悉掌握現代管理知識。只有這樣，醫院檔案管理工作才能邁上新的臺階。
　　3.完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設。多數醫院原來的檔案管理沒有獨立機構，造成檔案管理沒有自主權，工作處于被動狀態。醫院要通過認真地調查研究，制定相應的改革措施逐步建立醫院檔案管理的職能機構，確立檔案室在醫院中的地位，實現人事檔案管理從分散模式走向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。而檔案管理是一項長期工作，醫院各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度，將檔案工作納入科室管理責任制中，與科室主任工作實績與考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，促進檔案管理的規范。
　　4.建立網絡系統，推動檔案管理的現代化建設。要充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，建立完善人事檔案制度，及時更新管理人事檔案信息，積極推進人事檔案信息化建設，提高檔案管理水平和服務水平，盡快實現檔案管理現代化。
　　總之，在新的歷史時期，人事檔案管理工作意義重大。檔案管理人員必須以高度的主人翁責任感重視檔案工作，做好檔案工作。要緊緊聯系時代發展要求，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，從而進一步促進社會主義和諧社會的建設。
　　
　　參考文獻：
　　1.周瓊花.論當前高校醫院管理工作.中國論文下載中心，2011.2.11，編輯studa090420
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