對計劃生育檔案信息化問題的探討

　　摘 要：文章論述了計劃生育檔案信息化的重要性，分析了計劃生育檔案信息化目前存在的問題，提出了計劃生育檔案信息化的對策建議。
　　關(guān)鍵詞：計劃生育檔案 信息化 問題 對策建議
　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）08-287-01
　　
　　信息化是人類社會通過廣泛應用信息技術(shù)，更加充分有效地開發(fā)和利用信息資源，推動經(jīng)濟社會發(fā)展的過程。近幾年來，信息技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展，對世界政治、經(jīng)濟、軍事、教育、科技和社會等各個領域產(chǎn)生了深刻的影響。信息時代引發(fā)了檔案工作的變革，也激活了人口計生部門的檔案管理工作，同時也對人口計生部門的檔案信息化提出了新的更高的要求。面對新形勢、新任務、新要求，筆者結(jié)合人口計生部門的工作實際，談幾點個人的看法。
　　一、計劃生育檔案信息化任重而道遠
　　計劃生育檔案主要包括文書檔案、計生檔案（統(tǒng)計報表、計生證件申請辦理以及技術(shù)服務的相關(guān)資料）、會計檔案、科技檔案（基建、設備等）、特殊載體檔案（照片、音像等）等，基本上由文件、證明材料、原始記錄、憑證、實物等構(gòu)成。它具有量大、面廣、進出頻繁的特點。人口計生檔案是各級領導科學決策的重要依據(jù)，是開展優(yōu)質(zhì)服務、提升群眾滿意率的主要依據(jù)。同時，為維護計劃生育執(zhí)法的嚴肅性，實現(xiàn)人口計劃生育工作的政務公開，推進民主監(jiān)督和民主管理具有重要的參考價值。因此，人口計生部門的檔案管理工作是一項重要的基礎性工作，實行檔案管理的信息化是提升檔案管理水平，服務人口計生工作的有效途徑。
　　二、計劃生育檔案信息化存在的問題
　　 自《機關(guān)檔案工作條例》頒布實施以來，各級人口計生部門的檔案管理工作在制度建設、內(nèi)容規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進展，然而部分基層人口計生部門仍然存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，主要體現(xiàn)在:
　　1.認識不到位，重視力度不夠。信息時代給我們提出了一個新的課題，如何利用計算機技術(shù)，建立高效、便捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從服務于人口計生事業(yè)的發(fā)展。但是，一些基層計生部門負責人沒有站在科學發(fā)展觀的高度，認識新形勢下的檔案管理工作，仍片面地認為抓計生檔案信息化是可做可不做的，思想上沒有重視，檔案意識淡薄，對上級要求的檔案信息化建設存在應付心理；大部分單位由于編制、人員等原因沒有專職的檔案員，或者即使安排了檔案員往往也是身兼數(shù)職，不能沉下心來做好檔案工作；檔案管理工作基本處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成基層計生檔案管理工作陷于困境。
　　2.管理方式陳舊，工作效率低下。由于一些基層計生部門計算機管理應用水平較低，使得人口計生信息不能共享，查閱不方便。現(xiàn)階段人口計生部門檔案的提供、利用還是以實體檔案為主，主要依靠人工歸檔；實體檔案雖然利用范圍廣，適應性強，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大，根本不能適應計劃生育檔案信息化建設的需求。
　　3.人員配備不足，整體素質(zhì)不高。從目前人口計生部門檔案管理人員的整體狀況看，普遍存在學歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)較低等問題，與新時期計劃生育信息化條件下檔案工作的發(fā)展要求存在較大懸殊。一些基層檔案管理人員信息化管理經(jīng)驗不足，管理觀念不強；在人口計生部門人才培養(yǎng)中，重視技術(shù)服務專業(yè)人員素質(zhì)及動手能力的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有作要求，許多檔案管理人員的管理水平仍停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
　　4.資金嚴重不足，技術(shù)指導缺乏。計劃生育檔案要實現(xiàn)信息化管理，硬件設備投入需要一筆較大支出，而人口計生部門經(jīng)費主要依靠財政撥款，經(jīng)費來源中沒有用于檔案建設方面的專項資金。如調(diào)劑使用有限的辦公經(jīng)費，只能是杯水車薪，不能滿足信息化工作需要。同時，檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內(nèi)容專業(yè)性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關(guān)的業(yè)務指導，這已成為制約人口計生部門檔案信息化工作上水平的主要瓶頸。
　　三、計劃生育檔案信息化的對策建議
　　針對人口計生部門檔案信息化管理工作中存在的問題，結(jié)合計劃生育檔案信息化工作實際，要實現(xiàn)計劃生育檔案規(guī)范化管理，讓“死檔案”變成“活信息”，應從以下幾個方面采取對策。
　　1.檔案工作者首先要實現(xiàn)新的角色定位。在檔案手工管理時代，檔案工作者主要充當著檔案保管員的角色，負責對檔案的整理、保護與提供利用。但在目前檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進行新的角色定位，努力提高素質(zhì)，以適應全新的工作環(huán)境。只有這樣，才能向社會提供高素質(zhì)的檔案信息與知識服務。
　　2.積極爭取領導重視和支持，為檔案信息化建設營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息化工作能否開展，離不開領導的重視和支持。就人口計生部門而言，要將信息化建設納入人口計生工作的整體規(guī)劃，在制定辦公自動化、信息化、區(qū)域網(wǎng)總體方案時，應把檔案信息化列入其中；要將檔案信息化建設的要求、分類、信息安全、公用信息資源管理、存檔閱檔等標準，明確細化，并抓好貫徹落實；要投入專項資金，落實檔案信息化所需要的設備、場地和人員等。
　　3.統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，整體推進。計劃生育檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，科學布局，這樣才能防止重復建設。首先要根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》提出的數(shù)字化建設的意見，搞好檔案室和檔案部門之間的有效合作，使之達到檔案信息資源的最優(yōu)配置；其次要加強檔案管理業(yè)務基礎建設，做到檔案收集齊全，整理有序，鑒別準確，安全保密，推進檔案數(shù)據(jù)庫建設；第三要運用全員人口信息網(wǎng)絡優(yōu)勢，做好文書檔案、計生檔案的入檔工作，便于群眾共享計劃生育檔案信息，擴大檔案的開放利用，最大限度地滿足利用者的需要。
　　4.建立檔案網(wǎng)絡化管理體系，實施計生檔案的分級管理。在統(tǒng)一使用全省全員人口信息數(shù)據(jù)庫的基礎上，加強計算機網(wǎng)絡建設，建成技術(shù)先進、功能完善、安全可靠的計劃生育檔案信息服務網(wǎng)絡。根據(jù)檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門和利用者不同的使用權(quán)限；利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實現(xiàn)基層人口計生系統(tǒng)內(nèi)部和上級主管部門之間的檔案信息資源共享，既方便了利用者，提高了計劃生育檔案利用工作的效率和質(zhì)量，又實現(xiàn)了計劃生育檔案的信息化管理。
　　總之，在網(wǎng)絡技術(shù)和社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，人口計生部門應以社會信息化為依托，運用現(xiàn)代先進信息技術(shù)，不斷解放思想、實事求是，與時俱進、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，爭取早日實現(xiàn)較完整意義上的全面的計劃生育檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使計劃生育檔案工作更好地服務工作，服務群眾、服務社會，從而推進人口計生部門檔案工作的健康、順利發(fā)展。
　　（作者單位：運城市人口和計劃生育委員會 山西運城 044000）
　　（責編：李雪）