談檔案信息資源的開發

　　檔案信息資源開發，是指盡可能地挖掘呈潛在狀態的檔案信息，以滿足社會各方面利用需要的過程。即把分散的、零亂的、社會活動需要的檔案信息，通過挖掘、收集、整理、編輯等系統化、科學化的工作，以多種形式、不同渠道，運用不同的手段提供給社會各方面，有效地實現檔案信息的規范化、數字化、服務化。本文就檔案信息資源的開發淺談幾點自己的拙見。
　　一、加強基礎建設，既具現代化又有民族特色
　　隨著時代的發展，檔案館的基礎工作凸顯很多問題，如館藏不夠豐富、建筑陳舊、管理不夠科學規范、手段落后、服務方式單一等問題，對檔案工作者提出了挑戰，當務之急就是加強基礎建設，使其與時代接軌，有效挖掘出檔案信息的社會功能，不然開發利用只能是無源之水、無本之木。
　　1、抓館庫建設。檔案館設施設備的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質保障。因此檔案部門要積極主動地向當地黨委、政府匯報，努力爭取相關部門和領導的支持，加大對檔案館相關設施設備建設和經費的投入。努力把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務的中心和設計科學、功能齊全、具有先進文化標志性特征的現代化檔案館，以及具有文化品位、有民族特色、有現代氣息，能充分發揮檔案館各項功能的標志性建筑。
　　2、抓業務建設。加強基礎業務建設的目的，就是為了加強檔案部門對經濟建設和各方面利用檔案的適應能力，促進檔案信息資源的開發利用，這也是檔案工作的核心所在。不少檔案部門因基礎業務建設薄弱，造成館藏不豐富，結構單一，一些本來可以為經濟建設提供參考依據的檔案信息因開發不及時，不能發揮其作用。因此，進一步推進檔案資源建設，為檔案服務打下堅實的基礎是一項事關檔案事業興旺發達的基礎性工程。只有不斷加強對檔案基礎業務建設重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優化結構，才能更好地為黨和政府的中心工作服好務，為人民群眾服好務。
　　二、建立檔案信息網絡，實現信息共享
　　隨著檔案信息資源開發意識的普遍提高，各級各類檔案館已變被動為主動，依據社會需求信息來開發自己的檔案信息。
　　1、建立一批數字化的檔案館（室）。通過科學地規劃，逐步建成數字化的檔案館和檔案室，配備信息化基本設備設施，聯通機關局域網、政務網，配備文件歸檔與檔案管理利用應用系統，實現室藏重要檔案文件資料數字化管理，提供電子文件歸檔接收與電子檔案查詢利用一體化、網絡化服務，實現數字檔案網上移交進館的功能。實現數字檔案的接收、管理與利用一體化，全面提升信息化發展水平。
　　2、加強檔案信息資源庫建設。規范檔案信息數字化，按照共建共享、互聯互通的要求，加強檔案信息資源庫建設，確保檔案信息交流與共享。優先完成館（室）藏檔案基礎信息目錄數據庫建設，加快推進重要紙質檔案全文數據庫和照片、聲像多媒體檔案數據庫建設。同時，圍繞黨和國家工作大局與群眾切身利益需要，建設歷屆黨代會、人代會、地方名人、烈士、勞模、土地、婚姻、戶籍、地籍、房產、知青、職稱等一批檔案信息專題數據庫，充分挖掘、利用數字檔案資源，開展檔案信息深度加工和專題編研，為黨委、政府和人民大眾提供優質的服務。
　　三、增強社會服務功能，實現多元化服務方式
　　1、增強檔案館的社會服務功能。檔案信息工作本質上就是一項服務性的工作，一直以來，其功能主要是收集、保管和提供利用檔案，但就檔案館本身而言，實際上它的服務功能不僅僅如此，如：檔案信息服務、寄存檔案服務、檔案保護設備服務和檔案業務技術和咨詢服務等都屬于社會服務的范疇。因此，檔案館要增強社會服務功能必須要樹立服務意識，研究社會民眾的服務要求和規律，制訂科學的服務體系，改善服務環境，拓寬渠道，改變做法，完善服務手段，提高服務效率，真正為社會和大眾服務，充分發揮檔案信息資源的作用。
　　2、建立檔案信息服務中心。
　　檔案信息服務中心主要擔負檔案信息的收集、加工、交流和咨詢等任務，負責研究制定檔案信息的開發計劃，接受供需雙方的委托，對檔案信息資源合理進行開發、論證和評估等。檔案信息服務中心因為其信息的可信度高，不僅可以作為檔案信息擴散的媒介，擴大檔案社會化宣傳，為檔案做廣告，還能增強檔案的利用率。同時檔案信息服務中心還能提供檔案信息資源服務，其咨詢服務范圍可以是政策咨詢，也可以是商業和科技方面的信息咨詢。
　　3、改革運行機制，創建多元化服務方式。長期以來，檔案部門采取的是一種“定時開館，等客上門”的被動服務方式。為改變這種死板的、單一的運行機制，使檔案工作更開放、更具活力，檔案部門要轉變觀念，改革運行機制，創建多元化的服務方式。如：主動服務。這對檔案工作者提出了更高的要求，要堅定服務思想，端正服務態度，秉承“為人民服務”的工作態度，主動服務；同時檔案工作者不但要掌握一定的專業基礎知識，還要學習掌握計算機技術、縮微技術等新知識、新技術，只有這樣，才能跟上時代發展的步伐，真正有效地開發好檔案信息資源。
　　四、充分利用信息技術手段與載體，加快檔案信息資源開發
　　1、豐富檔案信息資源的開發手段。積極創新和應用數字化加工、多媒體處理、網絡共享等新型信息資源開發技術和手段，擴大檔案信息資源的應用范圍，提高檔案信息資源的可用性，充分挖掘檔案信息資源的社會價值。突破傳統檔案成果在類型、載體形式、加工手段、信息來源等方面的限制，向社會提供包括紙質與電子、文字與影像、目錄與全文、叢書與短訊等各類形式的檔案信息增值服務產品。開展檔案信息專題開發和加工，充分利用規范化、可共享的數字檔案資源，突破傳統檔案管理界限，積極應用互聯網信息采集技術，進行包括檔案、圖書、文獻、音像、網絡資源等各類信息的整合和加工。
　　2、拓寬檔案信息資源的發布渠道。大力推進檔案傳統服務的信息化改造，加大查閱利用等傳統窗口服務和內部業務建設中的新技術應用水平，提高檔案館信息綜合服務能力。充分利用公眾網、黨政網和檔案網站，開設檔案信息查詢利用窗口，提供檔案信息網上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務，最大限度地實現檔案信息的社會共享。積極開展已公開現行文件和其他政府公開信息的利用服務工作，通過開展現行文件網上全文閱覽，在偏遠地區的社區、農村等公眾場所設立多媒體自助查閱點，簡化利用手續等措施，最大限度地為公眾獲取公開信息提供便利。繼續加大依法開放檔案力度，規范開放機制，建立開放檔案的定期公布程序和渠道。加大與信息服務、新聞媒體等部門的合作力度，通過電話熱線、在線交互、無線信息服務、中介咨詢服務等平臺，擴大檔案信息資源的服務范圍。大力開展檔案陳列、展覽和檔案信息下鄉、進社區等活動，方便群眾利用檔案信息資源。
　　3、加快檔案信息資源開發利用的市場化進程。充分發揮市場機制的作用，提高檔案信息資源開發利用的效率和效益。對于已公開而又廣泛存在需求的檔案信息資源，要充分利用社會力量和市場手段，對檔案信息資源進行加工和開發，形成檔案信息加工業、檔案信息咨詢服務業等產業，加大檔案信息產品在項目策劃、推廣、宣傳、銷售等環節的市場化運作，并以此形成檔案信息資源開發利用的長效發展機制。
　　五、改變檔案管理的傳統格局，營造廣闊的發展空間
　　1、檔案管理的工作重心發生轉移。傳統檔案館把保存好檔案作為主要職能，傳播人類科學文化作為輔助職能。而網絡的普及，使檔案館已經超出狹小的地域范圍，服務范圍和對象也不斷擴大，檔案管理的重心也就轉移到信息的傳播和信息資源的深加工上。
　　2、傳統管理向現代化管理轉變。多年來，我們在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作中，一些經驗和形式已被固定下來，成為檔案工作的準則，但隨著邁進21世紀，辦公自動化、“信息高速公路”的建設朝著網絡化方向發展，這在給人們帶來極大效益的同時，也給檔案管理部門傳統的管理方法帶來了沖擊。無疑，傳統的服務觀念、方式和手段，將難以滿足檔案部門及檔案工作者對各門類、載體檔案信息廣、快、精的需求。要扭轉這一局面，則要變革目前檔案管理手段的模式。傳統管理是基礎，現代化管理是方向。沒有良好的基礎，實現檔案管理現代化是一句空話。因此，就檔案而言，就是要開通信息高速公路，及早使檔案信息車輛上“網”上“路”，最大限度地實現檔案信息資源共享，為知識經濟建設有效服務。
　　3、區域化管理向網絡化管理轉變。由于單個檔案部門的檔案信息輸入、處理和輸出能力都是十分有限的，而用戶的檔案信息需求又是全面的、無限的，所以檔案管理部門之間與其它各類信息系統之間必須加強協調和配合，現代信息技術的發展已經為這種合作提供了現實可行性。為最大限度實現知識經濟時代對資源共享的需求，就必須變區域管理為全方位、網絡化管理。
　　檔案信息網絡的建設，不僅可以促進和加強檔案館之間的協調和合作，還能快速而有效地提供各個層次的各種需求，促進檔案信息資源的社會化，為檔案信息資源的開發利用提供廣闊的發展空間。