區域查新站的合作機制研究

[摘要] 介紹科技查新工作的基本現狀，分析新形勢下查新機構面臨的查新需求量大、查新人員有限、查新水平參差不齊、文獻資源不足、區域發展不均衡的問題。從查新供求平衡、用戶均衡受益、提高查新水平、信息資源共享等方面，探討建立區域查新站合作機制的必要性；從地理優勢、合作愿望、合作基礎、網絡設施、信息資源方面分析區域查新站合作的可行性。在此基礎上，提出建立區域科技查新站的管理、項目互審、項目調劑、專家咨詢、文獻資源的合作機制，以實現區域查新資源的優化和高效配置，達到查新機構與用戶之間的供求平衡，提高整體運行效率，促進科技查新機構的均衡、協調、可持續發展。

[關鍵詞] 科技查新 查新合作 區域合作 協調發展

科技查新工作在我國始于20世紀80年代中期，是隨著國家科技體制改革和對科學研究和科研成果的科學化管理而發展起來的一項深層次的情報咨詢工作。科技查新制度建立20余年來，科技查新工作為科技立項、成果鑒定以及評獎等方面提供了客觀的依據，有力地推進了科技管理的規范化和科學化，在科研工作中發揮了重要的作用。

21世紀第一個10年已經過去，我國國家實力明顯提升，科技投入力度不斷加大，技術創新不斷涌現，這使得高校和社會對查新的需求量也不斷增加，而每一個查新站的信息資源、技術和能力卻都是有限的，沒有哪一個查新站能夠獨自滿足所有用戶的所有查新需求。同時，查新站又分屬不同系統管理，處于“條塊分割”狀態，同一區域查新站的發展也存在明顯差異，這種區域差異讓平等的用戶在查新資源面前無法實現平等。當前，區域合作已是一種科學合理的政策導向，作為區域文化、科研事業重要組成部分的科技查新站，如何實現查新站之間的長期有效合作已引起同行的關注和重視。

目前，合作在圖書館的各項業務中都扮演著重要的角色[1-4]，但科技查新領域的合作鮮有報道。最近，羅凌云[5]提出了教育部查新站存在地區分布不平衡的現象，考慮在查新站集中與缺乏地區之間開展查新合作。但由于地域原因，難以保持一致行動，從一定程度上制約了科技查新站之間的合作。本文以促進科技查新事業發展為目標，以區域為單位，挑選專業對口、距離近的查新機構，提出建立區域科技查新站的管理、項目互審、項目調劑、專家咨詢、文獻資源的合作機制，以應對查新高峰，加強交流互動，實現科技查新機構的均衡、協調、可持續發展。

1 科技查新機構現狀

1.1 查新機構數量明顯不足

科技查新是我國科技決策科學化的一個有效支持系統。從總體上來看，查新站具有面向全國、突出學科行業的特點。但是，近幾年，國家加大了對科技項目的資助力度，高校、科研院所、公司企業的科研項目數量非常大，包括教育部的博士學科點基金、科技部中小企業創新基金以及各層次的報獎、成果鑒定等。這些基金的申請與結題，都離不開查新報告作為其項目評定的客觀依據。從近幾年的情況看(見表1)，查新需求呈明顯上升趨勢。教育部科技查新工作站完成查新報告總數量由2006年的11 088件，增加到2009年的27 041件。平均每所查新站完成數量由2006年的258件增加到2009年的404件。

從表2的統計情況看，在2009年教育部查新站全部查新報告中，服務校內的查新報告數量占45.3％，服務校外即社會的查新報告數量占54.7％。在服務校外的查新報告中，其中很大一部分為其他高校委托查新。查新報告數量在800件以上的查新站有4所：浙江大學、江南大學、江蘇大學和東南大學。根據調查，科技查新機構每年的查新高峰的工作量在增多，查新高峰期間，多數查新機構的工作人員必須在一個多月的時間內突擊完成100多件查新報告，平均每天工作12小時，還要保證數量和質量，壓力非常大。因此，就目前查新站的數量而言，是不能為當地科研提供滿意服務的，且科技查新工作壓力日益增大。

1.2 科技查新機構各自為政

長期以來，大多數查新機構各自獨立，只注重自己的發展，相互交流少，沒有形成一個與其他查新機構協調共進的良好氛圍。查新機構的各自為政、缺乏協調造成了不同查新機構之間的查新報告格式、完成時間、收費情況都存在很大差異，即使是教育部的各查新站，其報告格式也都不一樣。2009年6月，教育部科技發展中心制定了《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行稿）》，高校查新機構的報告格式才稍有統一。而其他高校圖書館的非教育部科技查新機構則陷入了無人監管的狀態，科技查新質量令人堪憂。

1.3 查新站人員水平有待提高

高校查新機構起步較晚，大多數高校圖書館從近幾年才開始從事查新工作，查新人員主要由本館館員組成，專業知識背景單一，缺乏專業的認識能力，難以準確把握檢索關鍵詞和檢索策略，對外文專業術語和名詞的理解更是困難；盡管也有各專業的應屆畢業生加入到查新隊伍，但他們比較年輕，知識積累還不足，也有待增加查新經驗。況且，如今學科交叉現象越來越普遍，新學科在不斷出現，這也給查新工作帶來了一定的困難。因此，查新機構必須采取有效的方法提高查新隊伍的素質，確保查新工作的服務水平和質量。

1.4 信息資源分布不均衡

一般來講，地區各高校設置的學科和專業廣泛且不盡相同，因而圖書館的文獻資源建設各有側重。目前，各高校在文獻資源購置上是各自為政，自買自用。各高校只保證滿足自身的文獻資源建設，如保證學科特色、專業特色和固有的特色等。同時，近年來，電子資源在文獻保障和各館的館藏結構中占有越來越重要的地位，而購買電子資源少則花費幾百萬元，動輒上千萬元。因此各館電子資源的引進原則一般是首先保證本校重點學科的需要，而對非重點學科的電子資源，由于經費原因通常只能“望庫興嘆”了。對于科技查新工作來講，查新課題來源廣泛，包括理學、工學、醫學、農學等各個方面，如果本校文獻資源單一，就不能很好地為查新客戶提供服務。規模較大的圖書館館藏資源相對豐富，工作人員學科背景多樣化，接受專題查新的工作量更大。妥善解決文獻資源不均衡問題，才能使每個查新站的利益達到最大化。

2 建立區域科技查新站合作機制的必要性

2.1 科技查新供求平衡的需要

近年來，我國政府越來越重視科學技術的發展，不斷增加對科學研究和技術開發的投入，給科技查新市場帶來了無限生機。目前，查新站不僅服務于高校，而且面向社會，步入了市場競爭行列。各查新站都承受著上半年3-4月或5-6月，下半年9-10月或11-12月的查新高峰期，在這個時期科技查新呈現的特點是：項目數量多，時間短，學科范圍廣（化工、材料、冶金、機械、信息、管理、電子等學科）。如何保質保量保時地完成查新報告就成為高校查新站關注的熱點。在每個查新站查新人員數量和專業一定，數據庫資源一定的前提下，各查新機構之間要加強協作，緩解查新壓力。

2.2 區域用戶均衡受益的需要

科技查新信息咨詢工作的目的是為用戶提供充分的服務，用戶也在獲取和利用信息中不斷受益。信息資源面前人人平等，因此，區域查新站均衡協調發展強調區域信息用戶的均衡受益。目前，我國用戶在信息資源面前體現出明顯的受益非均衡性。以北京市為例，北京高校數量達98所，而教育部查新站僅有8所。同一區域內查新用戶的人均資源占有率相去甚遠，用戶受益明顯不均。區域信息用戶的均衡受益就是讓用戶能夠共享全區域范圍內的所有信息資源，能夠享受全區域范圍內的所有信息服務項目，體現信息資源面前人人平等的理念。這不僅需要教育部查新站之間加強合作，更要加強教育部查新站與其他查新站之間的大力合作，實現區域用戶均衡受益。

2.3 提高科技查新整體能力水平的需要

我國高校圖書館的科技查新工作起步相對較晚。2003 年， 國家教育部通過嚴格審查產生了首批綜合性查新機構 11家， 2004 年 5 月教育部開辦高校科技查新培訓班。經過數年的發展，我國高校圖書館科技查新工作經歷了從無到有，再到規模不斷擴大的階段。但與此同時，我們也可以看出，高校科技查新站還是查新界的一個新兵。目前教育部新批準的查新站，由于批準時間較短，其相關查新制度、人員隊伍等建設不如第一、二批成熟，其他沒有教育部查新資質的查新站更是如此。查新水平參差不齊，一些查新機構的查新人員參加培訓獲得查新資格證的比例偏低。即使各高校查新站每年都派查新人員參加教育部的查新培訓班，但由于培訓時間較短，查新人員能力的提高非常有限，可見查新人員的水平還有待提高。區域查新機構之間的交流、互動與合作，可以增強自身的信息獲取能力，直接、有效地提高查新人員的查新水平，在各自行業產生更大的效率。

2.4 實現區域科技查新信息資源共建共享的需要

配置完善的查新文獻資源是保證科技查新質量的重要因素之一。由于單位自建數據庫的私有性，任何一個查新機構都不可能購買所有領域的檢索資源， 使得有些查新項目需要借助于其他單位的特色資源進行補充檢索，這就需要查新機構之間進行合作，以有效地整合各查新站的文獻信息資源，避免資源的重復建設， 實現查新站間的文獻信息資源的共建共享，豐富文獻資源和資源互補。

3 建立區域科技查新站合作機制的可行性

3.1 區域查新站的合作擁有地理優勢

圖書館行業條塊分割的現狀導致區域內各類查新站發展的非均衡性，然而，一定區域范圍內的圖書館科技查新機構的協作有地理位置上的優勢，由于地理位置相近，地緣關系強，往往具有相同的社會組織和政治文化背景，具有相同的需求和共性問題，且由于地理位置較近，在合作中信息溝通方便，有空間近鄰效應，實現區域查新站均衡發展非常現實可行。

3.2 先進的網絡設施為實現科技查新信息資源共享提供了技術保障

在高校和科研單位中，圖書館通常是自動化、網絡化建設走在前面的機構。近年來， 信息和網絡技術取得的進展使得各高校圖書館網絡配置和性能在逐年提高。此外，在同一個地區，網絡連接方面也有著獨特的優勢。網絡技術（如網格技術、虛擬數字圖書館技術、面向服務的體系結構等）的不斷發展，增加了利用同一平臺進行合作的可能性，為查新站跨系統合作提供了強有力的技術支撐。

3.3 豐富的信息資源為合作提供了服務基礎

各個圖書館由于歷史發展不同，學科專業各異，服務范圍有別，在信息資源的內容和種類方面必然有一定的差異。電子資源擁有量最大的圖書館有幾百個數據庫，少的也有幾十個不等，學科范圍覆蓋文理工農醫各方面，在學科領域上形成了有效的互補。基于這種情況，本著“資源共享、優勢互補”的原則，館際合作可以通過組織與協調，將區域內特色的、珍貴的文獻進行整合，將同類資源中不全面的變得更加全面，將散見各處的特色文獻形成合力。

3.4 有共同的合作愿望

經濟全球化打破了圖書館之間的合作壁壘，圖書館間的聯手合作成為形勢發展之必然，科技查新也不例外。配置完善的查新文獻資源、擁有高素質的查新人員和經驗豐富的咨詢專家是科技查新質量的重要保證。但任何一個查新機構都不可能購買各個領域的檢索資源， 也沒有一個查新機構能配齊掌握檢索技能的各門專業人才和專業全面的咨詢專家。各查新機構普遍感到依靠自身經濟實力和人才力量難以適應各種學科、專業科技查新服務的需要，更不能為各種科研項目和專業技術創新提供高附加值、高知識含量的相關咨詢服務，而合作可以很好地彌補這一不足。

3.5 有很好的合作基礎

國內外圖書館的跨系統合作具有許多成功的典范，例如國外的OCLC （Online Computer Library Center，聯機計算機圖書館中心），國內的CALIS(中國高等教育文獻保障系統)和BALIS(北京地區高校圖書館文獻資源保障體系)等合作組織從傳統的合作藏書建設、館際互借、文獻傳遞向現代信息技術條件下的聯合編目、聯合采購、聯機檢索、網絡協作參考咨詢等合作業務不斷拓展。隨著信息技術的不斷發展，圖書館跨系統合作的影響力正在日益擴大，查新合作也成為大勢所趨。

4 建立區域查新站的合作機制

4.1 建立區域查新站管理合作模式

我國現行的查新站管理體制基本上同圖書館的管理體制一樣，屬于“條塊分割，各自為政”，缺乏總體上的統籌規劃和分工協調。普遍存在查新報告標準不統一、查新資源重復開發、查新和查新審核效率低下等問題。雖然我國設有不少圖書館學會和工作委員會，但由于它們沒有統一協調運作圖書館和查新站大政方針的自主權，因而能真正發揮作用的不多。然而，要使查新合作工作能夠順利開展， 必須要建立一個強有力的領導機制。站際合作與資源共享的成功要素之一是領導部門的重視，沒有上級的督促檢查，合作可能是一盤散沙，資源共享也就無從談起。其中加強法制建設、完善政策法規顯得尤為重要，所以應該成立專門的協調機構。資源共享是一個需要多個查新站合作的系統工程，為了協調不同查新站之間的利益和職責，政府需要出面制定相應的政策和法規，規范各個查新站的行為，形成良好的政策環境，建立科學的管理機制。這種管理機制應該是多層次的，包括決策機制、參謀機制及監督約束機制。具體是由國家主管部門研究、出臺科技查新站之間協作的指導性意見，為跨系統長期合作提供相應的政策支持，以確保各方利益不受侵害，切實實現查新站的區域管理合作機制。

4.2 建立查新項目合作模式

為查新項目出具的查新報告由查新員和審核員共同來完成。目前，查新員完成報告初稿后，一般都由本查新站的審核員進行審核，由于審核員與查新員在同一個查新站，難免礙于情面，對查新員的審核流于形式。這樣，查新報告的質量就會大打折扣。如果采取查新站之間相互合作的審核機制，以上問題就會大大減少——審核員能更客觀地對其他查新站的查新報告進行嚴格審核，公正地給出查新報告的審核意見，其他查新站的查新員也會認真地對待審核出來的問題。這樣才能非常有效地提高查新報告的質量，同時也能有效提高查新員的查新水平。

4.3 建立查新項目調劑合作模式

查新項目逐年增多，而且專業龐雜，理、工、農、醫每個方面都有。到了查新高峰期，根據地理位置的不同，距離查新用戶近的查新單位，客戶門庭若市。如果查新站之間有良好的查新項目調劑合作模式，那么，其他查新用戶少的查新單位就可以很好地分擔用戶多的查新站的工作壓力，同時也可以很好地滿足每個查新用戶的需求。另一方面，每個查新單位都不可能配齊所有專業的查新員，每個查新人員也不可能各個方面的知識都掌握。不同查新站查新項目的調劑，可使各查新機構受理項目時面向對口專業的用戶，揚長避短，實現人才資源優化使用。這些查新人員相互間取長補短、學科專業間相互協助，可大大提升整體的查新服務能力。

4.4 建立查新專家聯合數字咨詢服務模式

高校查新機構起步較晚，查新人員比較年輕，專業知識不足，查新經驗有待增加。幾乎所有查新人員都面臨“隔行如隔山”的困境，尤其是在做國外的查新項目時，查新人員都會遇到不同程度的困難。建立共享專家咨詢系統是對查新報告質量把關的一個非常重要的環節。查新咨詢專家既能針對查新過程疑難點出謀劃策，也能對查新報告所做的新穎性認定作出較全面的評判。查新聯合數字咨詢模式對查新站的發展將起到很大的作用。專家咨詢模式是指在分布式的網絡咨詢環境中，查新員通過聯合咨詢組織的統一用戶界面提問，提問依據一定的原則分配給成員館（專家）進行解答。各查新員之間或查新員與專家之間可以進行文字、音頻、視頻等實時交互。

4.5 建立查新資源合作模式

為了滿足查新所要求的查全率和查準率，查新機構必須擁有相應的能滿足查新需求的查新資源。但任何一個查新機構都不能購買各個領域的檢索資源，通常，具有專業特色的高校圖書館，多年來始終是圍繞著本校的專業特點建設特色文獻資源，因此，單個高校圖書館文獻資源不能滿足所有專業的查新需求。查新資源合作可以有效地整合各成員館現有的查新資源，發揮每個圖書館的優勢，并避免資源的重復建設，實現查新資源的均衡配置。

5 區域科技查新服務中存在的一些問題及建議

5.1 觀念方面

目前，科技查新的合作還沒有引起足夠的重視。有些查新站的工作人員觀念保守，不愿意與他人交流并分享自己的知識和經驗，害怕自己的成果被他人利用。在合作中，共享的概念仍較多地停留在文獻資源方面，對人力資源共享缺乏認知，嚴重阻礙了科技查新的合作。因而，我們在理念上要強化對人力資源合作共享的認識，在實踐中要重視人力資源共建共享活動，充分認識加強人力資源合作的必要性和緊迫性。

5.2 利益分配方面

高效的驅動和運作機制是科技查新合作由理論走向實踐并持續發展的關鍵因素，而驅動和運作的核心機制則是利益，特別是經濟利益。利益是制約查新資源共享尤其是人力資源共享的關鍵因素。人力資源共享的目的是為了實現各查新站優勢互補、互惠互利。可以根據價值創造與貢獻方面的不同，對利益進行合理分配。如何協調各查新站之間利益分配與成本分擔、效益與公平問題直接決定了查新人力資源共享的進程。應該維護合作體利益至上的原則，合作體整體利益有時會與成員的個體利益發生沖突，如果過分強調個體利益，則可能導致成員之間的矛盾沖突。這時，各成員應當把整體的共同利益放在本查新站利益之上加以考慮，因為成員從合作體得到的利益是僅靠個體查新站的努力難以實現的。

5.3評估方面

區域查新站應進行科學的長效評估，制定關于評估查新合作咨詢的規范或準則，并依據評估標準對實施查新合作的單位和查新員定期進行各類專門項目的評估檢查，對所有查新員的各類服務數據進行統計分析，評估結果應與等級評定、獎勵等聯系起來。

5.4知識產權保護方面

區域查新合作會涉及知識產權保護的問題，包括用戶隱私權問題和文獻傳遞過程中的版權問題，因此應加強對知識產權保護的研究：①要保護用戶的個人隱私，防止個人信息被竊取、泄漏；②要制定聯合參考咨詢的知識產權保護協議，各成員在數據庫采購時要在協議中增加有關文獻傳遞的內容，如允許向其他成員館傳遞文獻，但避免大批量下載傳遞某一種文獻的行為。

6 結 語

區域合作機制是區域查新站協調發展戰略的制度保障。健全合作機制，是實現查新站協調發展的重要途徑。區域內各查新站在人力、技術、資源等方面存在差異和不均衡，根據各自的優勢分別對各自的內部資源進行重新整合，然后再在查新站之間通過各種資源共享和資源互換來達到合作效果。加強區域查新站各層面的相互合作，能夠打破行政分割的局限，實現資源的優化和高效配置，節約成本，提高整體運行效率，實現各方優勢互補，向區域協調和均衡邁進，使各地區科技查新機構形成多站并存、互促互榮、集群發展的市場化格局，達到科技查新機構全面發展的目的。

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[5] 羅凌云.科技查新中的館際合作模式研究.圖書館學研究，2010（2）：62-64．

［作者簡介］孫秀良，男，1981年生，館員，博士，發表論文15篇。

高彥靜，女，1970年生，副研究館員，碩士，發表論文10篇。

郭倩玲，女，1971年生，副研究館員，博士，發表論文18篇。