海事管理中電子文件歸檔工作的幾點思考

電子文件歸檔對各單位檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。因此，加強電子文件的檔案管理工作，確保電子文件檔案化管理工作順利開展，可以更好地促進海事信息資源共享。

隨著近幾年海事事業的跨躍發展，海事管理過程中所產生的電子信息技術也在飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善。計算機管理廣泛應用于海事管理活動的方方面面，辦公自動化管理系統代替以往手工繁雜的辦公行文、來往函件，先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。因此，為適應海事現代化管理和信息社會的發展，做好電子文件的歸檔工作，對電子實施檔案化管理勢在必行。

?藎電子文件難以歸檔的原因

一是電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，因此使得歸檔整理變得復雜。

二是上級檔案部門缺乏有效指導。

三是沒有統一高效的電子檔案歸檔整理管理系統。

四是檔案人員更換頻繁。

?藎電子文件歸檔方式和模式的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。

?藎建立并執行一套科學、合理、嚴密的電子文件歸檔管理制度

依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

建立電子文件全過程管理制度。

將電子文檔管理工作納入單位管理工作程序，納入單位各職能部門的職責范圍及有關人員的崗位責任制，其目的是使制度變成歸檔人員的自覺行動。

?藎“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼（或歸檔號）及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化檔案貯藏，也能減少檔案的體積。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎論證，在萬無一失的情況下實行。對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，以防止信息損失。

?藎檔案人員知識結構的變革迫在眉睫

隨著海事檔案事業的發展，檔案人員的知識結構問題逐漸引起重視，并分別從不同角度、不同層次有所探討或涉及。筆者認為，所謂檔案人員知識結構的優化，主要應通過處理好如下一些關系體現出來；應處理好縱向與橫向、基礎與提高的關系；應處理好系統提高與發展特長的關系；應處理好集體智慧與個體智慧的關系；應處理好智能因素與非智能因素的關系。

檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果；必須擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

電子文件歸檔對各單位檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。各單位檔案部門在積極參與電子文件檔案化的同時，應和技術部門、 法律界和文件形成部門等密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的標準化、自動化、網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為我們海事電子文件檔案信息資源共享做出應有的貢獻。