港口工程項目采辦管理風險評估與控制

分別針對采辦管理中風險分成成本、供貨期、質量三大風險采用事故樹法分別進行了分析，并針對重要風險源提出了有效的控制措施。

對于一個大型工程項目來說，采辦涉及巨大金額，需要具備多方面專業技能人員相互密切協作。采辦工作能否有效地進行不僅會影響項目成本，而且還會影響到項目預期效益的充分發揮。因此對港口工程采辦管理過程進行風險分析、評估與控制是十分必要。

采辦風險評估

針對港口工程項目采辦風險管理中涉及的敏感問題，可將港口工程采辦管理風險分為三大類，包括成本超預算、供貨期延誤和質量問題。下面針對各方面開展相關調研和資料的搜集，并采用事故樹法對風險源進行分析。

1.造成成本超預算的原因

成本預算偏低。在采購初期預算成本時出現錯誤，以至于在預算的成本條件下根本無法完成采辦任務。項目中產生這個問題有兩種可能情況：一是預算人員一人多項目問題比較突出精力大大分散，導致預算失誤；二是首次進行獨立采辦，缺乏經驗。

采購價格偏高。有四種情況：一是供應商選擇面太窄導致價格偏高；二是采辦環境，即國內采辦還是國外采辦；三是采辦過程中出現暗箱操作；四是采辦方式選擇不當。

其他費用超預算。有四種可能情況：一是相關手續費用等上漲；二是日常行政運作經營費用超支；三是對突發事件處理如緊急采辦等費用超支；四是匯率波動導致相應成本超預算。

來料供應周期過長：供應商方面供貨不夠及時，周期過長可能影響固定資本及流動資本的使用。同時一些設備不能及時到貨還將影響一系列后續工作的操作，無形中又增加了項目的運作成本。

余料循環使用力度不夠。項目由于來料不及時，經常借用其他項目的材料，會導致大量余料的產生。

由于已購貨物不合格導致退貨或重新購買導致成本追加。由于供應商或公司方的疏漏，導致購得的貨物不合格，或者不適應工程的要求，則需退貨重購。

由于對初始設計的修改導致的成本增加：在實際工程中由于設計變動的需要，某一些材料需在計劃外購得，也將導致成本超預算。

對國家招投標項目所需費用無法預計和控制：對于國家招投標項目在進行之前無法對相關費用進行預算，屬于不可控因素，有可能會引起成本超預算。

對質量不過關的設備進行整改導致成本增加，來料遲滯導致更改施工計劃引發的成本增加。由供貨期延誤導致施工計劃的更改，人員安排，時間安排，及其所引起的資金方面的安排均有相應變化，就會影響成本。

其他因素。如采辦相應信息不流通；部分原料庫存周期過長；采辦相應手續未能及時完成導致貨物在外停滯費；廠家服務尤其是國外供應商超限期收費較高；因偶然因素（如疾病）的出現，會引起成本增加。

2.對于引起供貨期延誤的具體因素

采辦人力物力資源高度緊張。這是項目存在的比較突出的問題，一是一人多項目現象比較嚴重；二是通訊不夠，相關人員缺乏溝通，如供應商與采辦人員以及采辦人員之間不能及時溝通。

采辦需求和進度計劃不合理。采辦需求不明確，采辦計劃制定出現紕漏，將導致采辦過程費時，費力，以至延誤供貨期。同時，一些該采辦的原材料沒有采辦或數量不足，將嚴重影響以后的施工進度。

采辦人員的積極性不高。采辦人員人浮于事，不積極，不主動，采辦過程就可能因此而拖沓，也可能導致供貨期延誤。影響采辦人員積極性的原因可能有：一是采辦人員權責不明；二是采辦獎懲制度力度不夠；三是采辦人員間缺乏溝通，工作脫節。

采辦人員的經驗不足。采辦人員剛開始工作，或公司采取以往沒有采取過的采辦方式，采辦環境選擇不當及采辦制度設置不夠合理。

公司內部運輸不到位。供應商如期送貨，但公司內部運輸不到位，送來的貨無法及時庫存，或倉內的貨無法及時運抵現場，都是影響供貨期的一個重要因素。

倉儲管理混亂、堆放場地不足。由于場地的限制，供應商送到的貨無法安全存放，或者因為倉儲管理混亂，貨物存放安排混亂，可能導致無法及時取貨，從而影響工期。招投標過程耗時過長。在項目中主要有三種原因：一是業主評標速度慢且意見不一致；二是招投標過程牽涉人員及部門過多；三是招投標步驟過于繁瑣，相關人員缺乏溝通。另外對有些境外采購的項目需要國家集體招投標，這些項目的采購時間是無法控制的。

采購合同出現紕漏。對于重要的或者是距離較遠的如境外采購，因溝通上比較麻煩，在制定合同上更需仔細，最好能寫清有關供應商導致供貨期延誤情況的處理。

后期文件制作和審批太慢。在采購過程中，后期文件的制作和審批若不及時，不迅速，也有可能影響供貨期。

其他。如采辦相應手續未能及時完成、國際形勢和疾病蔓延的影響，另外還包括運輸過程中不可抗力的影響。

3.質量出現問題的可能原因

供應商產品質量不合格。供應商為求中標以次充好和計圖紙修改后供應商達不到相應要求，但采購合同中有關質量條款規定不夠明確的風險出現機會較小。

運輸裝卸過程中出現損壞。在供應商送貨途中或者貨物入港裝卸過程中由于人為原因可能引起質量問題。

質檢過程太過主觀。在質量檢查過程中沒有一套完整詳盡的檢驗標準。

質檢人員工作馬虎疏漏。質量檢查人員工作不仔細，不負責，檢查過程中對質量不好的貨物忽視，直接引起質量出現問題。

廠家后續服務不到位。廠家所提供的后續服務不能很好的到位，包括產品質量保證、維修保證等等。

項目初期技術性文檔編制失誤。一是最初圖紙設計不合理或相應計算有誤差；二是修改設計未能及時通知有關部門。無論是哪一項都將影響貨物的質量。

采辦人員相關專業知識欠缺。采辦人員因為相關的專業知識的欠缺，在操作采辦項目時，對于貨物的質量不能做出合適的評定，從而導致質量出現問題。

其他因素，如設計完成后未跟蹤并進行有效修改；廠家應提供的相應技術性服務不到位；其他突發事件（如交通事故）導致的質量損壞。

采辦風險評價

根據經驗以及對經典案例的分析選取了26項對項目影響較大而且發生可能性較高的風險因素進行研究，并組織相應的專家進行風險排序，結果詳見表1。

采辦風險控制

根據表1的風險排序結果，我們對風險值排序前9項的風險因素，即發生概率較高，且后果比較嚴重的風險因素做出相應的風險控制建議。①合理分配已有人員，同時，制定完善的權責分配制度和有效的獎懲機制，以便問題發生時有人可查，有據可依。②建立科學的、分工合理的、配套成龍的招投標體系，確定一整套保證招投標有效運轉的規范；同時，積極協調與業主之間的溝通。③準確預計材料需用時間與數量，防止供應中斷，影響工期；避免材料存儲過多，積壓資金，占用堆積空間；努力使需求進度計劃配合項目工程進度和資金調度；盡量留出充裕的時間讓采購部門事先準備，以便選擇有利時機進行采辦；確立材料耗用標準，以便管理材料采購數量、成本和進度。④ 采辦項目能否順利實施，很大程度上取決于供應商的選擇。針對CFD項目采辦來說，建議多方收集供應信息，開發新的供應源。⑤認真研究項目的質量需求標準，制定相應的說明書；認真選擇供應商，并持續監督供應商的生產、服務能力，產品質量及交付及時性等。⑥在簽訂采購協議時就付款采用采購方國家的貨幣還是供應方國家的貨幣做出選擇，一般依本國貨幣定價是最保守的方法；在簽訂合同前，預測從當前到付款這段時間內的匯率變動情況，選定一種貨幣定價。⑦根據預期要達到的目標，規定任務和授權，將“因事設人”與 “依人設事”有效結合，避免人浮于事；建立合理的管理路徑圖和相應職位描述。

結論

對港口工程項目采辦過程可能遇到的各種風險進行了辨識和風險評價，并針對項目主要風險源提出對應的風險控制措施，達到了預期的目的。研究成果可供港口工程項目采辦管理人員借鑒和參考，對工程實踐起到了非常好的指導作用。

（第一、三作者單位：中國港灣工程有限責任公司；第二作者單位：天津大學建筑工程學院）