加強高職教務檔案管理工作的幾點思考

【摘 要】教務檔案工作是高職院校教務管理工作的重要組成部分，本人結合高職院校檔案管理的建設，探討了教務檔案管理中存在的問題及對策，使之能更好地為高職院校教學服務。

【關鍵詞】教學 檔案 管理 服務

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2011）12－0042－02

高校教務檔案是學校在開展教學過程中形成的具有保存價值的各種材料的歷史紀錄，記錄了教學過程的每個方面和各個環節，反映了高校的整體規模、教學質量和辦學水平。目前，高職院校的教學檔案已在教學管理、教學研究等項目工作中發揮了重要作用，但也存在不少問題，應當認真解決，以適應高等職業教育發展的需要。

一 提高教務檔案管理建設的認識

要利用好教務檔案，就要做好教務檔案的收集、整理和歸檔工作。教務檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，它也是一種重要的信息資源。主動、充分地開發教務檔案的信息資源，服務于教育教學工作，是每位教務工作者應有的職責，也是檔案管理的一項重要內容。所以，做好檔案管理的建設工作要注意以下幾點：

1．保障檔案的及時收集、整理和歸檔工作

教務檔案資料管理不僅是量大、繁瑣的事務性工作，而且還有大量的技術性工作，特別是教學資料的收集和管理更是如此。因此，作為教務管理人員，不僅要增強檔案管理意識，而且要讓檔案歸檔者明白檔案的重要性，讓他們主動收集、整理、及時上交應歸檔的資料，這樣在檔案形成的最初階段，其質量就能得到保障。

2．保障人員的素質

教務檔案管理人員的素質、業務水平的高低也直接影響到高校檔案工作能否得到繁榮與發展。所以，教務檔案管理人員要有強烈的事業心和高度的歷史責任感，要有實事求是的精神和嚴謹的工作作風。隨著知識經濟的發展，教務檔案管理人員也要與時俱進，不斷創新。

3．保障教務檔案更好地服務于教育教學工作

教務檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，也是一種重要的信息資源。主動、充分地開發教務檔案的信息資源，服務于教育教學工作是每位教務工作者應有的職責，也是檔案管理工作的一項重要內容。

第一，高校教務檔案具有特定的信息參考價值。領導在作出科學的決策之前，需要了解上級部門的有關文件，了解學校的教學質量狀況、教學管理歷史過程中的各項措施效果，掌握教師的教學、科研以及學生的學習情況等，都要參考過去的檔案記載。

第二，高校教務檔案具有檢查、評估功能。上級主管部門對高校教學工作的指導和管理的方式有多種，其中非常重要的一種方式，即對高校教學工作進行檢查、評估驗收。學校教學運行機制是否良好，教學管理水平如何，教學質量如何，在教務案中都能真實地得以體現。通過對教務檔案中的考試安排、考卷試題、學生的學籍檔案、課程設置等分析，可以與其他同等高校進行比較，從而客觀地反映出學院的教學水平。教務檔案管理工作是上級主管部門對高校教學進行檢查、評估驗收的一項重要依據。

二 當前教務檔案工作中存在的問題

1．檔案資料不齊全

檔案形成的初期是由系部上交的資料，他們雖然做了大量的工作，但由于對教學檔案意識的薄弱，所以有相當一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導致檔案資料不齊全。

2．檔案工作人員業務素質不高

檔案工作人員的主動性不強，業務素質有待提高，缺乏責任心，對工作敷衍了事，也容易使資料收集不全，影響到后續工作的開展。

3．檔案管理沒形成數字化管理

社會正步入計算機和網絡的時代，作為原生信息的教務檔案的管理，也要與時俱進，實行數字化管理。以前，教務檔案都是紙質文檔，存放占用空間大，且不易長期保存，檔案管理也主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明顯滯后，這樣既不便于對檔案的利用，師生進行查找、檢索費時費力，也不能做到很好地為師生服務。因此，我們要利用現有教學管理軟件，逐步將紙質檔案電子化，做成統一、有效的存儲格式，將紙質檔案與電子檔案并行管理，為教務工作提供有力的支持。

三 加強高職教務檔案管理措施

隨著學院的不斷發展、建設，各種管理的日趨規范化要求我們必須改變目前學校教務檔案管理的方式。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。為此，我們必須從提高對檔案管理工作重要性的認識，培養高素質的檔案管理人員入手，以此促進教務檔案管理工作的規范化與科學化。

1．樹立良好的管理工作觀念

檔案管理人員首先要充分認識到自己工作的重要性。其次要明確檔案的作用在于它的實用性。檔案管理部門要和教學部門加強溝通協調，檔案管理人員應及時向教學部門提供教學檔案的歸檔范圍，定期到教學部門了解檢查教學檔案的收集情況，宣傳檔案業務知識，主動參與管理活動，及時為教學工作服務，為深化學校的各項改革提供信息，使檔案管理部門真正成為教學工作的信息咨詢部門。

2．建立檔案管理體制，落實教學檔案管理責任制

我校根據教學管理的實際情況，確立了三級管理體系，全校教務檔案分為學校、教務處和系（部）三級，并規定了相應的檔案管理范圍，學院的檔案室負責全院的規章制度、教學評估、課程建設、專業設置等方面的文件，全校匯總資料等宏觀資料應由院級檔案管理機構負責；各教學系（部）只保管上述同本部門有關的教學檔案以及課程檔案、學生考試試卷、畢業論文等數量較大又比較微觀的資料；教務處的檔案資料保管范圍則介于兩者之間，作為教學的具體組織者和綜合管理部門，既要保管宏觀資料，也要保管比較微觀的資料。例如：教師的記分冊、點名冊、試卷分析由各系保管，教務處只保管相應的檢查記錄，這份檢查記錄既反映了當時全校的填寫情況，又避免了大量的微觀材料占據寶貴的存儲空間。同時，教務處應根據自己的教學管理范圍，制定相應的檔案管理制度。例如：各系（部）根據教務檔案管理流程收集、整理、匯總與之有關的檔案資料，并在每學期結束前報給教務處，以便從制度上保證教務檔案長期有效的收集和保存。

3．提高教務檔案管理人員的素質

檔案管理人員是檔案規范化管理的具體實施者，目前，學校檔案管理隊伍中大多是兼職檔案員，如果不對其加強培訓，必然影響檔案的收集和整理的質量。檔案工作的現代化，首先要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、管理方法、整理手段，以達到預期的工作目的。為了適應現代化的檔案管理工作，檔案工作人員要結合工作實際需要和未來的發展趨勢，不斷拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，積極參與檔案學術交流研究，開闊視野，增長技能，提高自身的素質以適應檔案管理最新發展的動態。

4．加強校際間檔案管理的交流

現在有不少高校在教務檔案的管理方面，積累了豐富的經驗，我們應該積極走出校門，向別人學習借鑒，“他山之石，可以攻玉”。因此，應密切同其他院校的業務交流和學習，通過交流，一方面可以互相學習彼此間的教務檔案管理經驗與方法；另一方面又可以促進相互學術水平的提高，以此改進和提高我們的檔案管理水平。

總之，教務檔案工作是學校整個教學管理工作的重要組成部分，要充分利用教務檔案，認真地為教學服務，對于加強教學管理、提高教學質量、開展教學研究，有著非常積極的意義。

參考文獻

［1］易潔、謝金.高職院校應當進一步加強教務檔案管理［J］.湖南大眾傳媒職業技術學院學報，2008（2）

［2］劉秀賢.高校教務檔案管理的建設與發展［J］.考試周刊，2008

［3］吳玉霞.做好教務檔案工作 為高校教學服務［J］.寧波高等專科學校學報，2003（2）

〔責任編輯：王以富〕