淺談高校大宗物資采購的全過程跟蹤審計

摘要：近年來，隨著我國高等教育的快速發展，高校對各種物資需求進一步加大，為規范大宗物資采購行為、預防腐敗現象的發生，各高校必須對大宗物資采購全過程加強監督和審計。本文結合高校內部審計實際工作，對如何開展高校大宗物資采購全過程跟蹤審計，如何完善內控制度等問題進行了初步探討。

關鍵詞：大宗物資采購；全過程跟蹤審計；規章制度；隊伍建設；部門協調

內部審計機構是內部設置的履行獨立檢查職能的部門，其任務是檢查和評價單位的經濟活動。高校大宗物資（主要是指大型設備和精密儀器）采購審計則是高校內部審計部門的基本職責之一，它通過對高校物資采購供應過程的各個環節的全方位分析和審查，極大地降低了采購風險與成本，減少資金占用，促使物資采購做到必需、合理、合法、價廉。近年來隨著高等教育事業的迅猛發展，大宗物資采購審計對于破解高校物資采購流程薄弱環節及內部管控等問題、遏制滋生腐敗行為具有重要的現實意義。因此，大宗物資采購審計在高校物資采購管理領域的運用也越來越被高校管理層所重視。

為了充分、積極地發揮大宗物資采購審計的作用，審計工作要從大宗物資采購流程的各個關鍵控制點著手，且監督工作必須于前期計劃階段介入，前移審計監督關口，將事后審計向事前、事中轉移，實行全方位的全過程的跟蹤審計。

一、事前審計

事前審計包括立項審計和預算審計兩個環節，立項審計主要是審計采購項目的可行性、必要性。預算審計則是對采購項目價格的合理性進行審計。事前審計是整個大宗物資采購審計的起點。做好事前審計，有助于高效合理的利用學校資金，使經濟效益發揮最大價值，同時通過控制預算，極大程度避免采購價與市場價的背離。

1、立項審計

為了使高校科研教育經費得到充分利用，避免重復采購、設備閑置、采買淘汰設備等問題的出現，各高校必須對采購部門提出的采買大型設備和精密儀器的項目是否立項進行可行性研究，立項可行性研究的好與壞直接影響學校資源的合理配置，經濟效益和社會效益產出的最大化。基于此，高校審計部門有必要參與監督立項論證的全過程，從而保證可行性論證的嚴密性和科學性。立項審計包括以下幾方面內容：（1）資產管理部門是否牽頭組織校內外專家對購買儀器、設備進行可行性研究；（2）專家評定是否根據學校實際情況出發滿足教學、科研的要求；（3）專家對采購儀器、設備的性能、質量、價格、售后服務以及其他已購買用戶使用情況是否進行了解；（4）是否專家對校內其他部門已購買此儀器、設備進行調研，如已購買是否可調配、共享。

2、預算審計

為了提高采購工作的效率，加強對學校資金使用控制，明確資金來源，滿足采買部門對儀器、設備的需求，預算編制由采買部門負責，預算主要對購買儀器、設備的品牌、產地、性能、規格型號以及價格進行說明。編制完成后，經財務部門、資產管理部門等簽批后，交由審計部門進行審核。審核內容包括：（1）采買部門是否對所購買儀器設備進行市場調研；(2)審計部門通過詢價，了解市場價與預算是否存在較大出入，如有出入，審計人員與預算編制部門協商后，共同重新編制預算；(3)預算資金來源是否明確；（4）預算編制是否詳實完整；（5）預算有無變更，若有變更是否可按程序進行調整；（6）審計部門和預算編制部門要對預算進行嚴格保密。（7）預算資金是否到位。

二、事中審計

事中審計包括對招標方式、專家資質、招標文件和公告的審查，也包括對開標評標整個流程的全過程全方位監督。事中審計是整個大宗物資采購全過程審計核心階段，做好事中審計有助于進一步推進按公平、公正、公開的原則進行，有助于防止招投標過程中的一些不法行為。

1、審查招標方式

為了從源頭杜絕“暗箱操作”和“灰色交易”，保證招標工作高效運轉，招標方式的選擇顯得尤為重要。招標方式一般分為邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購。根據招標方式的不同，對審核內容做出具體要求：（1）采用邀請招標方式的，有無以招標邀請書的方式邀請5個以上特定的供應商；（2）采用競爭性談判方式的，有無邀請3個以上供應商；(3)采用詢價采購方式的，有無對3家以上的供應商提供的報價進行比較；(4)采用單一來源采購方式的，是否從權威部門認定的定點生產、定點經銷部門采購。

2、審核專家

為保證評標專家活動的客觀、公正，提高招標工作質量，對此要求審計工作人員加強對評標專家的管理，規范專家庫建設，監督專家確定的全過程。具體內容如下：(1)專家是否具備相關專業知識以及技術職稱；(2)專家人數是否達到組成評標委員會的要求（五人以上組成評標委員會，專家不得少于三分之二）。(3)專家的確定是否由資產管理部門組織，在紀檢監察部門監督下，從專家庫隨機抽取。

3、審查招標文件與招標公告

審查招標文件與招標公告作為具有法律效力的文件，在很大程度上其質量高低直接影響到招標項目執行的效率和效益。因此， 審計招標文件與招標公告工作非常重要。具體審核的內容如下：(1)招標文件是否合乎法律法規要求；(2)招標文件是否帶有傾向性條款；(3)招標文件對采買儀器設備的性能、規格、技術參數以及其他特殊要求是否明確表述；(4)招標文件是否對投標人資格審查提出要求；(5)招標公告是否標明招標內容、招標時間地點、招標文件購買方式等；(6)招標公告在指定媒體是否公開發布。

4、監督招標人

招標人（資產管理部門）是整個招投標活動的組織者和執行者，對招標結果客觀公正起著關鍵性的作用。在當前形勢下，如何有效監督和規范招標人在招投標過程中的行為，杜絕違法違規事件的出現，是擺在審計人員面前的又一課題。監督招標人的具體方法：(1)是否存在招標人、采購單位和投標人相互惡意串通的虛假招標行為；(2)招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數量以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況；(3)是否存在招標工作人員對確定專家的個人信息泄漏的現象。

5、開標審計

開標是評標的基礎，審計開標是維護招標過程公正性、合法性的關鍵。開標審計的內容：(1)招標會議是否按招標文件規定的時間、地點和程序進行;(2)招標方式的選擇是否合乎規定；(3)現場監督人員是否對招標文件密封情況進行查驗；(4)開標后，嚴禁招、投標人協商更改投標內容；(5)組織招標的工作人員是否在現場公布預算價，中標價不得超過預算價；(6)組織招標的工作人員是否在招標現場公開唱標；(7)審計人員要對標書中投標單位的營業執照、稅務登記證、產品認證、產品授權等資料的真實性進行查驗。

6、評標審計

評標是整個招投標工作的重中之重，其主要特點表現為方法和程序上具有強制性，選擇決策上具有集體多元性。審計人員要抓住評標特點，按照全面審計，突出重點的原則開展工作。具體方法如下：(1)招標人是否出臺采買儀器設備的評分細則；(2)在評標過程中，評標委員會是否堅持公開、公平、公正的原則，對投標單位不帶任何傾向性；(3)評標標準，一般分為價格標準和非價格標準。以價格標準作為評標標準，在同等條件下，是否價格低者中標；采用非價格標準的，評委是否依據投標文件，參照評標細則，對各投標文件提供產品技術參數、性能、價格以及相關業績等全方位進行考量，從而科學、合理打出分數或進行無記名投票；

7、監督發布中標公告

審計中標公告注意事項：(1)中標供應商確定后，中標結果是否在媒體上發布中標公告，并向中標供應商發出中標通知書；(2)投標供應商對中標公告是否有異議，若有異議，招標人是否在規定時間內對質疑內容作出答復。

三、事后審計

事后審計包括審計合同和驗收審計。一些高校審計部門在完成事前、事中審計后忽視了事后審計環節，往往會使得招投標前期工作付諸流水，失去了全過程審計本質意義。堅持事后審計，是防范合同風險、維護采購方利益的有效手段，也是保證招投標過程完整性、全面性的必要步驟。

1、合同審計

為了依法維護當事雙方的合法權益，避免或減少經濟糾紛，防范合同風險，審計工作人員要重視招標合同的審計工作，審計合同做法如下：(1)合同是否合法合規；(2)合同條款是否完整，合同文本是否規范；(3)合同中對標的物的性能、技術參數、規格、型號與中標儀器設備描述是否相一致；(4)合同是否明確履約責任、售后服務等相關事宜；(5)審查合同履行的期限、地點、方式是否具體 ，標的物價格是否明確。

2、驗收審計

驗收是招投標工作的最后階段。加強對驗收工作的審計、監督，有利于督促驗收相關部門認真行使職責，有利于提高資金使用效率、節約資源，同時也是強化中標人的約束力，防止其在履約中偷工減料、以次充好重要措施。具體內容是：(1)中標人送來的儀器設備的品牌、性能、規格、型號等與合同要求是否相一致；(2)儀器設備是否配套；(3)安裝調試好的儀器設備是否能正常使用；(4)驗收時，招標人、中標人、采購部門三方是否在場，驗收完畢是否在驗收單上簽字蓋章。

鑒于高校全方位、全過程的大宗物資采購跟蹤審計的現實意義，同時為了確保大宗物資采購審計獨立客觀的監督和評價功能，建立高校物資采購審計規章制度，加強審計隊伍建設，完善各相關部門協調機制，也是改進審計工作質量與效率的關鍵所在。

1、建立規章制度，規范招投標全過程

為了進一步加強對學校設備、物資采購工作的監督和管理，進一步規范物資采購行為，提高學校經濟效益， 防止滋生腐敗，各高校要根據國家、地方相關法律法規，緊密結合自身實際情況，立足當前，著眼長遠，科學合理的制定一套大宗物資采購的規章制度，真正做到有據可循，從而使整個審計工作的開展更加規范、高效。

2、加強隊伍建設，強化業務學習

大宗物資采購涉及的金額少則幾十萬，多則成百上千萬，一些供應商為了達到目的，不擇手段腐蝕拉攏審計人員，這就要求審計人員要樹立正確的人生觀價值觀，堅持廉潔奉公的辦事原則，如實、客觀、公正地對整個招標過程做出審計報告。同時也要求高校審計部門通過組織學習法律、法規來教育審計人員，培養廉潔高、恪盡職守的道德操守。

另外，隨著時代發展科技進步，高校大宗物資采購主要是大型精密儀器和試驗設備，所涉及的門類和領域較多，市場變化較快，基于以上原因，要求審計工作人員不僅要通過學習拓寬已有知識面，而且還要緊跟市場發展變化，及時更新相關知識。同時還要求高校審計部門加強對工作人員業務培訓，更新和強化審計人員專業知識，使整個審計隊伍不論從專業知識的儲備、還是業務能力提升都邁上一個新臺階。為審計工作開展打下一個堅實基礎。

3、加強部門之間協調，發揮共同監督作用

大宗物資采購全過程涉及到財務、紀檢、監察、審計部門，在工作當中需要各部門密切協調配合，通過制定相關制度，來明確各自職責和權限，充分發揮各部門的共同監督作用，提高審計效率，確保采購工作的順利開展。

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[4]程志國 呂杰《高校設備采購審計應抓好的幾個環節》審計月刊2005年第7期

（作者單位：內蒙古大學審計處）