信息技術在機關人事檔案管理中的應用

［摘 要］ 為充分發揮檔案工作在信息社會中的作用，機關單位應積極地將信息技術與檔案管理結合起來。本文以福州出入境檢驗檢疫局人事處為例，淺談信息技術在機關單位人事檔案管理中的應用，以便進一步提高人事部門的工作效率，更好地為領導決策和各部門的工作提供服務。

［關鍵詞］ 信息技術； 檔案； 應用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 07 . 019

［中圖分類號］D630.3；TP315 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）07- 0035 - 01

近年來，傳統的機關人事檔案管理方式已經面臨著越來越嚴峻的挑戰，特別是一些檔案的老化、失真，已嚴重影響了人事工作的效率。而信息技術的快速發展為檔案信息管理提供了可靠的技術保證，為了充分發揮檔案工作在信息社會中的作用，機關單位應積極地將信息技術與檔案管理結合起來，促進檔案管理的信息化建設。

現以福州出入境檢驗檢疫局（以下簡稱“我局”）人事處為例，淺談信息技術在人事檔案管理中的應用。我局的人事檔案信息化建設包括數據庫管理系統的開發、檔案材料的收集、檔案信息的數字化加工和檔案信息的安全管理４個部分。

１數據庫管理系統開發

數據庫管理系統開發是人事檔案信息化管理的基礎。開展檔案信息化建設，首要任務是建立一個完善的數據庫管理系統。該系統一般具有輸入、輸出、修改、打印、統計、檢索等功能，同時還應具有判別、診斷、篩選的能力。管理員可以通過該系統對數據進行日常的管理和維護，并在一個共享的平臺上，對人事檔案進行數據處理和管理。這將從根本上改變人才信息資源的儲存方式、管理方式和服務方式。

數字化管理是檔案管理工作的發展方向，有條件的單位可以購置專用的檔案管理軟件。除此之外還可以利用一些常見的數據庫進行檔案管理。Ａｃｃｅｓｓ是關系數據庫開發工具，其優點在于它提供了類似于Ｅｘｃｅｌ的電子表格，使數據庫一目了然。并且提供了網絡共享和操作功能，是一種最易上手的關系數據庫。我局利用Ａｃｃｅｓｓ數據庫程序建立了人事檔案管理數據庫。其設計步驟包括創建空數據庫、創建表、創建查詢、設計窗體、設計報表等部分。在實際利用時，把檔案資料按照設定的目錄格式錄入，建立信息數據庫。通過掃描儀、刻錄機等設備完成脫機載體電子文件歸檔工作。通過ＯＬＥ控件鏈接相關內容，實現文件內容全文數字化檢索，只需在標題檢索中鍵入關鍵字，輸入參數，計算機就可以迅速檢索數據庫中包含關鍵字的文件。并可根據需要設置報表模塊，打印出各類檔案目錄。人事信息檔案數據庫的建立，標志著我局的檔案管理工作走上了現代化和信息化的軌道。

２人事檔案材料的收集

人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的首要環節，及時全面地收集各種歸檔材料，是檔案工作的重中之重。我局人事處已建立了檔案的聯系、送交、催要、登記制度，使人事檔案材料接收管理工作規范有序。并根據檔案的特點，拓寬檔案的收集渠道，保證檔案的完整性。要做到這些，檔案管理人員首先要清楚檔案工作的具體操作程序，了解檔案收集的目的。對每種資料的內容、數量做到心中有數。具體操作時，可以采用以下收集方法進行收集：第一，追蹤收集，這種方法是檔案收集人員主動到現場了解人員情況，及時更新信息。采用這種方法收集速度快，但花費人力、物力較大。第二，實時收集，在日常工作中，注意人員的資料收集，及時更新檔案信息，避免原始材料的流失。這樣才能保證信息的連續性、完整性和準確性。

３檔案信息的數字化加工

數字化加工是檔案信息化的一個重要組成部分，是人事檔案信息化建設的前期工作。建立動態的人事檔案分類數據庫的錄入方式主要有兩種：第一，通過人工查閱，錄入相關信息。例如，我局將所有人員的信息，如職工姓名、出生年月、參加工作時間、學歷、職務、職稱、年度考核等信息均錄入基本信息數據庫。該數據庫要方便檢索，可以做各類項目的分類統計，能夠快速、準確地提供信息。第二，對現有的電子檔案和數字化檔案進行整理。電子檔案是隨著我國電子政務的全面實施而發展起來的，國家局、省局等各級機構的文件均形成各種各樣的文檔，均需對其分門別類，分別對應保存。而數字化檔案是對個人檔案中某些重要的紙質材料，借助多媒體設備，如掃描儀或數碼相機進行數字化處理后形成的檔案，這樣可以直接在計算機上查閱，有利于材料的完整保存。我局人事處將對相關人事檔案統一采用２００ｄｐｉ的全彩ＪＰＧ格式進行掃描，將生成的每份圖像文件與相應人員進行連接，并進行目錄建庫。這樣除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，從而延長了紙質檔案壽命。而檔案工作人員和檔案使用人員還可以方便地通過計算機網絡進行信息查閱。

４人事檔案信息的安全管理

信息技術為檔案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也給檔案管理帶來了安全隱患。因此在人事檔案管理中對各種信息的密級要進行嚴格界定，對數據庫的數據使用權限進行系統的分類加密。我局對人事信息管理采取安全驗證的加密措施，并設立嚴格的分層次用戶權限，具體包括：（１）用戶分類，即不同類型的用戶授予不同的數據管理權限。對允許登錄的用戶，每人分配一個電子密鑰，確認身份后才能登錄。（２）數據分類，對每一類信息設置不同的密級，分權限級別對用戶開放。若要查看的檔案不在該用戶的權限范圍內，必須通過申請審批流程，由檔案管理人員審批。（３）審核功能，通過“系統日志”全程監視各級用戶對數據庫的活動，記錄下每個用戶的每次操作情況。

５結束語

人事檔案信息化建設，能夠對人事檔案的管理起到促進作用。及時更新、動態化管理人事干部檔案信息，能夠及時、準確地為人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數據，進一步提高人事部門的工作效率，更好地為領導決策和各部門的工作提供方便快捷的服務。

主要參考文獻

［１］ 徐潔馨．現代數據庫系統使用教程［Ｍ］．北京：高等教育出版社，２００６．

［２］ 鄧紹興． 人事檔案教程［Ｍ］． 北京：中國傳媒大學出版社，２００８．