利用Excel自動生成詢證函方法探討

［摘要］ 本文討論如何利用Excel的VBA實現詢證函的自動生成，介紹了具體實現辦法。

［關鍵詞］ 應收賬款；內部控制；措施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 07. 011

［中圖分類號］F239.43 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）07- 0020- 02

１前言

詢證函是由公司以公司名義或審計師（或其他鑒證業務執行人）以被審計者的名義向公司（或被審計者）的債權人和債務人發出的詢證函，用以檢查特定日期債權或債務的存在和權利或義務。按照審計準則的規定，所有的銀行賬戶，包括審計期間內銷戶的賬戶都應當進行函證，對于重要的往來對象應當予以函證。公司加強管理時也需進行函證。根據被詢證人的不同，詢證函可以分為銀行詢證函、企業詢證函、律師詢證函、其他詢證函。詢證函是審計師審計工作底稿的重要組成部分，也是公司加強款項管理的重要依據。但是，填寫詢證函是一項煩瑣的工作，如果能通過計算機自動生成詢證函，將大大減輕工作人員的工作，提高工作效率和質量。本文主要討論詢證函的自動生成辦法。

２詢證函生成辦法

詢證函的設計服從于企業管理或審計目標的需要，同時方便公司人員或審計人員的操作。本文以Excel為工具，通過ＶＢＡ編寫審計人員填寫往來詢證函的自動生成工具。

首先，設置３個工作表，分別命名為“模板”、“往來信息表”、“詢證函”。其中“模板”用于設置詢證函的格式（如圖1所示），“往來信息表”用于設置需要函證的單位信息（如圖2所示），“詢證函”為最終自動生成的詢證函。

設置完“模板”和“企業信息表”后，我們開始編寫實現生成詢證函的宏。具體內容如下：

Ｓｕｂ 詢證函（）

Ｄｉｍ ｄ Ａｓ Ｒａｎｇｅ

Ｄｉｍ ｔｏｔａｌｒｏｗ， ｃ， ｅ， ｆ，ｉ，ｊ

ｔｏｔａｌｒｏｗ ＝ ３００′設置往來單位個數

ｃ ＝ １

ｍ ＝ １

Ｆｏｒ ｆ ＝ １ Ｔｏ ｔｏｔａｌｒｏｗ

Ｉｆ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（＂ｂ＂ ＆ ｆ ＋ ４） ＝ ＂＂ Ｔｈｅｎ

Ｅｘｉｔ Ｆｏｒ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｉｆ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（＂ｂ＂ ＆ ｆ ＋ ４） ＝ ＂√＂ Ｔｈｅｎ

Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｒａｎｇｅ（＂Ａ３＂）．Ｆｏｒｍｕｌａ ＝ ＂致＂ ＆ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（＂ｃ＂ ＆ ｆ ＋ ４） ＆ ＂：＂

Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｒａｎｇｅ（＂ｄ２＂）．Ｆｏｒｍｕｌａ ＝ ＂發函編號：＂ ＆ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｆ ＋ ４）

Ｅｎｄ Ｉｆ

′設置詢證函表體內容，內容來自“模板”工作表

Ｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１：ｄ８＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｓｅｌｅｃｔｉｏｎ．Ｃｏｐｙ

Ｓｈｅｅｔｓ（＂詢證函＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ）．Ｓｅｌｅｃｔ

ＡｃｔｉｖｅＳｈｅｅｔ．Ｐａｓｔｅ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ）．ＲｏｗＨｅｉｇｈｔ ＝ ３１．５

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ ＋ １）．ＲｏｗＨｅｉｇｈｔ ＝ ２７

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ ＋ ３）．ＲｏｗＨｅｉｇｈｔ ＝ １２０

Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ．ＳｃｒｅｅｎＵｐｄａｔｉｎｇ ＝ Ｔｒｕｅ

Ｓｈｅｅｔｓ（＂詢證函＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ ＋ １）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ．ＳｃｒｅｅｎＵｐｄａｔｉｎｇ ＝ Ｆａｌｓｅ

ｃ ＝ ｃ ＋ ８

′載入往來單位信息

Ｆｏｒ ｅ ＝ １ Ｔｏ ３

ｉ ＝ Ｃｈｏｏｓｅ（ｅ， ＂ｄ＂， ＂ｅ＂， ＂ｆ＂）

ｊ ＝ Ｃｈｏｏｓｅ（ｅ， ＂ｂ＂， ＂ｃ＂， ＂ｄ＂）

Ｉｆ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（ｉ ＆ ｆ ＋ ４） ＜＞ ＂＂ Ｔｈｅｎ

Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｒａｎｇｅ（ｊ ＆ ９）．Ｆｏｒｍｕｌａ ＝ Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂往來信息表＂）．Ｒａｎｇｅ（ｉ ＆ ｆ ＋ ４）

Ｅｌｓｅ

Ｗｏｒｋｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｒａｎｇｅ（ｊ ＆ ９）．Ｆｏｒｍｕｌａ ＝ ＂無＂

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｎｅｘｔ

Ｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ９：ｄ９＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｓｅｌｅｃｔｉｏｎ．Ｃｏｐｙ

Ｓｈｅｅｔｓ（＂詢證函＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ）．Ｓｅｌｅｃｔ

ＡｃｔｉｖｅＳｈｅｅｔ．Ｐａｓｔｅ

ｃ ＝ ｃ ＋ １

′設置表體的簽章等內容

Ｓｈｅｅｔｓ（＂模板＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ１０：ｄ２６＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｓｅｌｅｃｔｉｏｎ．Ｃｏｐｙ

Ｓｈｅｅｔｓ（＂詢證函＂）．Ｓｅｌｅｃｔ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ）．Ｓｅｌｅｃｔ

ＡｃｔｉｖｅＳｈｅｅｔ．Ｐａｓｔｅ

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ ＋ １）．ＲｏｗＨｅｉｇｈｔ ＝ ３９

Ｒａｎｇｅ（＂ａ＂ ＆ ｃ ＋ １４）．ＲｏｗＨｅｉｇｈｔ ＝ ３９

ｃ ＝ ｃ ＋ １７

′插入分頁符

Ｒａｎｇｅ（＂Ａ＂ ＆ ｃ）．Ｓｅｌｅｃｔ

ＡｃｔｉｖｅＷｉｎｄｏｗ．ＳｅｌｅｃｔｅｄＳｈｅｅｔｓ．ＨＰａｇｅＢｒｅａｋｓ．Ａｄｄ Ｂｅｆｏｒｅ：＝ＡｃｔｉｖｅＣｅｌｌ

′一個單位的詢證函生成完畢

Ｎｅｘｔ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

通過運行以上宏代碼，最終形成的詢證函如圖３所示。利用Excel自動生成詢證函，使審計人員擺脫了煩瑣的重復勞動，提高了工作效率和質量，對審計人員具有極大的幫助。