利用Excel輕松實現會計憑證管理

［摘要］ 本文對如何在Excel中以會計憑證表記載記賬憑證信息進行了探討，并給出了具體的操作步驟。其中，Excel中的IF函數和VLOOKUP函數的嵌套使用，可以實現輸入會計科目代碼后自動顯示相應的會計科目的名稱。同時，以會計憑證表為基礎，利用Excel的數據篩選功能，可輕松生成各個會計科目的日記賬和明細賬，建立憑證和賬簿間的聯系。

［關鍵詞］ Excel函數；會計憑證；數據篩選

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 07. 003

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）07- 0006- 04

一般的會計軟件會按照手工記賬憑證的樣式設計一個填寫憑證的窗口，用戶在此填寫憑證信息，非常方便。但有些小企業由于業務少、資金緊張或者其他原因沒有購買商品化的會計軟件，而采用手工會計處理又非常煩瑣，對于這樣的企業可以考慮借助Ｅｘｃｅｌ的制表功能來實現憑證管理的現代化。實際上，各種會計軟件的憑證錄入信息都是存放在后臺的數據庫中的，而數據庫的信息都是以表格形式反映的，因此，在使用Ｅｘｃｅｌ進行會計憑證的處理時，可以用會計憑證表來直接反映經濟業務的數據。

一、前期準備

（1）新建一張Sｈｅｅｔ工作表，取名“會計科目”，將科目代碼和相對應的科目名稱輸入其中，如圖１所示。

（2）將一張Sｈｅｅｔ工作表命名為“會計憑證表”，并按照會計憑證所反映的信息設計表頭，如圖２所示。

二、自動顯示會計科目

錄入憑證時，會計科目名稱的錄入比較麻煩，且速度較慢，容易出錯，所以可以考慮只錄入科目代碼，讓科目名稱自動生成。這里要用到前面設置好的會計科目表。以Ｅｘｃｅｌ ２００７為操作環境，具體設置步驟如下：

（１）在會計憑證表中選擇科目名稱這一列的Ｇ３單元格。

（２）單擊函數按鈕，在插入函數窗口中選擇邏輯函數ＩＦ（）。在ＩＦ（ ）函數的Ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ自變量位置輸入“Ｆ３＝”””，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ自變量位置輸入“”””，如圖３所示。

（３）將光標移至ＩＦ（）函數的Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ自變量位置空白處，單擊“ＩＦ”下拉菜單按鈕，選擇列查找函數ＶＬＯＯＫＵＰ（），如圖４所示。

（４）在ＶＬＯＯＫＵＰ（）函數Ｌｏｏｋｕｐ＿ｖａｌｕｅ自變量位置輸入“Ｆ３”；將光標移至Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自變量位置，單擊“會計科目”工作表，在表中選中Ａ２：Ｂ１５７區域（即整個會計科目表的數據），Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自變量位置會自動出現“會計科目！Ａ２：Ｂ１５７”字樣；在Ｃｏｌ＿ｉｎｄｅｘ＿ｎｕｍ自變量位置輸入“２”；在Ｒａｎｇｅ＿ｌｏｏｋｕｐ自變量位置輸入“１”，如圖５所示，單擊“確定”按鈕，ＶＬＯＯＫＵＰ（）函數設置完畢。

讀者也可不按照以上Ｇ３單元格公式的設置步驟，直接在Ｇ３單元格中輸入公式“＝ＩＦ（Ｆ３＝＂＂，＂＂，ＶＬＯＯＫＵＰ（Ｆ３，會計科目！Ａ２：Ｂ１５７，２，１））”亦可。

（５）選中Ｇ３單元格，光標移至右下角，變成十字形時下拉至最后，則自動生成Ｇ３下面所有單元格的公式。

（６）任意在“科目代碼”一列的單元格中輸入一個會計科目工作表中的科目編碼，則在其右側的“科目名稱”一列的單元格中將自動出現相應的科目名稱。某工廠會計憑證表的部分數據資料如圖６ 所示。

需要說明的是，圖１所示的會計科目是新準則規定的一級會計科目，圖６中的科目名稱一列雖然是在輸入圖１中的一級科目代碼后自動生成的，但明細科目一列卻必須手工輸入。那么能否直接輸入完整的、包括明細科目的會計科目代碼后自動生成相應的科目名稱呢？答案是肯定的。企業只需根據自己的代碼體系，設計類似圖１的會計科目表，即可生成改進后的會計憑證表樣式的憑證表（如圖7所示）。

四、結束語

會計憑證是賬務處理的重要依據，是會計核算的起點，Ｅｘｃｅｌ的表格功能可以讓用戶輕松制作會計憑證表，其中利用Ｅｘｃｅｌ函數實現自動顯示會計科目的功能更是增加了“用Ｅｘｃｅｌ替代會計軟件”這一設想實現的籌碼。此外，憑證和賬簿間的聯系以及它們的表格性質可以使Ｅｘｃｅｌ在其中“大顯身手”，以會計憑證表為基礎，利用數據篩選功能輕松得到日記賬及明細賬。

主要參考文獻

［１］姬昂，崔婕，崔杰．Ｅｘｃｅｌ財務會計實戰應用［Ｍ］．北京：清華大學出版社，２００９： １４３－１５２.

［２］卓越文化．Ｅｘｃｅｌ ２００７電子表格［Ｍ］．北京：電子工業出版社，２０１０：１９０－１９１.

［３］起點文化．Ｅｘｃｅｌ ２００７ 完全使用自學寶典［Ｍ］．北京：電子工業出版社，２００９：３３２－３３４.