信息化建設(shè)下員工學(xué)歷檔案管理探析

[摘 要]信息化建設(shè)下的員工電子學(xué)歷檔案建設(shè)是員工檔案管理在信息化時(shí)代的新內(nèi)涵。本文比較了紙質(zhì)學(xué)歷檔案與電子學(xué)歷檔案的特點(diǎn)，對(duì)員工電子學(xué)歷檔案管理的內(nèi)容和建設(shè)方向進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]信息化 學(xué)歷檔案 紙質(zhì)檔案 電子檔案

員工學(xué)歷檔案管理是公司檔案管理的重要組成部分，是公司錄用新員工、員工職稱評(píng)選、干部選拔的重要依據(jù)。我國(guó)員工學(xué)歷檔案信息化建設(shè)正如火如荼進(jìn)行著。

一、信息化建設(shè)下員工電子學(xué)歷檔案與紙質(zhì)學(xué)歷檔案

員工學(xué)歷檔案是企業(yè)員工在各類各級(jí)教育機(jī)構(gòu)接受科學(xué)文化知識(shí)訓(xùn)練的經(jīng)歷證明，是員工學(xué)習(xí)歷程中品德、能力、出勤、成績(jī)等基本情況的真實(shí)歷史記錄，主要包括兩部分：一是學(xué)歷證書(shū)；二是畢業(yè)檔案。信息化建設(shè)下電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，多數(shù)人認(rèn)為二者會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)互補(bǔ)并存。

1.檔案載體形式與容量，電子檔案可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)員工檔案信息以文檔、掃描圖表、音頻、視頻等形式保存等。紙質(zhì)檔案局限于紙質(zhì)的文字和圖表等證明材料。電子檔案存儲(chǔ)高密度、體積小、能節(jié)省檔案的庫(kù)房存儲(chǔ)空間。

2.檔案信息的原始性、真實(shí)性，現(xiàn)階段員工的原始證明材料都是紙質(zhì)資料，電子檔案必須保持和紙質(zhì)檔案的一致性。但隨著原始資料的多樣化和電子材料真實(shí)性保障的提升，紙質(zhì)材料的原始性并不是不可撼動(dòng)的。

3.檔案信息的安全性，電子檔案信息容易泄密、篡改和偽造成為大家擔(dān)憂的重點(diǎn)。現(xiàn)在通過(guò)分級(jí)授權(quán)管理，大大提高了電子檔案的保密程度，網(wǎng)絡(luò)安全提升和企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)過(guò)濾技術(shù)使電子檔案的安全系數(shù)已有顯著地提升。

4.檔案信息的可控性，電子檔案信息可以對(duì)檔案中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總， 進(jìn)行選擇、分析、加工利用，換成自己需要的信息。紙質(zhì)信息的相關(guān)處理需逐本個(gè)人檔案統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)比較繁瑣，管理效率較低。

5.檔案信息的檢索、共享服務(wù)功能，電子檔案方便員工信息的檢索查詢，能有效的實(shí)現(xiàn)信息共享，在利用上更加方便和快捷，此外電子檔案信息可以通過(guò)授權(quán)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)功能，這些是紙質(zhì)檔案所難以匹及的。

現(xiàn)階段電子檔案依托紙質(zhì)檔案的原始信息，我國(guó)檔案信息化建設(shè)還在起步階段，現(xiàn)在的電子檔案建設(shè)還停留在企業(yè)內(nèi)部信息查詢功能。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，電子檔案其真實(shí)性得到保障以后，其實(shí)用性和便捷性不局限于現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的功能。

二、信息化建設(shè)下員工學(xué)歷檔案信息

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)對(duì)員工學(xué)歷的要求也越來(lái)越高。員工通過(guò)全日制教育、自考、成人高考等渠道提升學(xué)歷層次，由于教育形式的多樣性和缺乏統(tǒng)一的學(xué)歷管理明細(xì)規(guī)定，員工學(xué)歷檔案的完整性良莠不齊。學(xué)歷檔案信息包括的內(nèi)容較多，如學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定、獎(jiǎng)（懲）材料、學(xué)習(xí)成績(jī)表、授予學(xué)位材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)籍管理卡等。

1.學(xué)生登記表。學(xué)生登記表是學(xué)校在員工入學(xué)階段為每位員工建立的學(xué)籍檔案，也是員工在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷的第一個(gè)重要原始信息，涉及入學(xué)時(shí)的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)等個(gè)人基本情況。它能更好的維護(hù)員工個(gè)人學(xué)歷檔案信息的連續(xù)性和一致性，也能更好的保障信息的真實(shí)性。

2.學(xué)年鑒定 。學(xué)年鑒定是對(duì)員工一年的學(xué)習(xí)經(jīng)歷各個(gè)方面的綜合總結(jié)，既包括自我鑒定，對(duì)個(gè)人學(xué)年成績(jī)、思想道德和心理素質(zhì)的匯報(bào)，階段目標(biāo)總結(jié)；也包括組織對(duì)員工學(xué)習(xí)、生活的鑒定。學(xué)年鑒定是階段性報(bào)告，是學(xué)歷學(xué)習(xí)過(guò)程的重要佐證。

3.學(xué)習(xí)成績(jī)單。成績(jī)單是員工在學(xué)校的基礎(chǔ)課、專業(yè)課課程、實(shí)習(xí)等教學(xué)環(huán)節(jié)中取得的成績(jī)，成績(jī)的高低能較好的說(shuō)明員工的學(xué)習(xí)能力，是員工學(xué)歷檔案的核心資料。

4.畢業(yè)生登記表 。業(yè)生登記表是員工接受學(xué)歷教育在畢業(yè)前個(gè)人信息登記的重要畢業(yè)材料和學(xué)歷檔案。對(duì)完成全日制國(guó)家高等教育的情況作出總結(jié)，是員工學(xué)歷教育的重要憑證，不可或缺。

5.學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證。學(xué)歷代表了員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷；學(xué)位代表被授予者的受教育程度和學(xué)術(shù)水平達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)術(shù)稱號(hào)。員工經(jīng)在高等學(xué)校或科學(xué)研究部門(mén)學(xué)習(xí)和研究，考試合格后，授予國(guó)家和社會(huì)承認(rèn)的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)資歷。

以上五項(xiàng)構(gòu)成員工學(xué)歷檔案的核心框架，在學(xué)歷資料中還有學(xué)籍管理卡、體檢材料、準(zhǔn)考證、考生信息表等資料，都能從某些方面或者某個(gè)角度輔助性的反映員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，但是相對(duì)就沒(méi)有上述列示的那么重要。

三、信息化下員工學(xué)歷電子檔案建設(shè)

信息化是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)歷檔案管理的一次革新，它將以全新的方式和途徑管理員工學(xué)歷檔案。這個(gè)過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)從以下方面去進(jìn)行信息化員工學(xué)歷檔案建設(shè)。

1.正確定位信息化時(shí)代下的員工電子檔案建設(shè)。我們大多數(shù)人還是習(xí)慣紙質(zhì)學(xué)歷檔案管理，對(duì)電子學(xué)歷檔案抱懷疑態(tài)度，認(rèn)為電子學(xué)歷檔案可靠性較低。我們應(yīng)當(dāng)從電子學(xué)歷檔案是紙質(zhì)學(xué)歷檔案附庸的觀念轉(zhuǎn)變到紙質(zhì)學(xué)歷檔案是電子學(xué)歷檔案支撐的觀念中來(lái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)歷檔案管理主體的轉(zhuǎn)變，從根本上重視員工電子學(xué)歷檔案建設(shè)。

2.電子信息傳遞、共享。現(xiàn)階段我國(guó)大部分員工電子學(xué)歷檔案建設(shè)還停留在局域內(nèi)根據(jù)紙質(zhì)檔案建立電子檔案，未能形成電子檔案調(diào)動(dòng)、傳承。如學(xué)校內(nèi)部我們學(xué)歷檔案相關(guān)的眾多電子資料都在員工畢業(yè)時(shí)終止，未能傳遞到員工供職企業(yè)。如果實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子學(xué)歷檔案的同步調(diào)動(dòng)，能夠減少重復(fù)建設(shè)電子檔案的人力物力投入。

3.相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息支撐。電子學(xué)歷檔案建設(shè)不但可以保持和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一致性和具備遠(yuǎn)端信息查詢、共享，還可以借助相關(guān)部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)信息資源，更好保障學(xué)歷、學(xué)位信息的真實(shí)性。

4.規(guī)范化管理電子檔案信息。我國(guó)對(duì)于員工學(xué)歷檔案的管理尚未有專門(mén)的規(guī)范。我們以員工入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證資料學(xué)習(xí)成績(jī)單、和學(xué)年鑒定，從時(shí)點(diǎn)和時(shí)段兩個(gè)方面規(guī)范員工電子檔案信息，統(tǒng)一規(guī)范管理。

我國(guó)員工電子學(xué)歷檔案管理尚處在起步階段，有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善，信息化建設(shè)是我國(guó)員工學(xué)歷檔案規(guī)范化管理，提升檔案管理水平的重要途徑，將有效的保護(hù)和利用員工的學(xué)歷檔案信息。