電子文件管理研究方法研究:英國AC+erm項目分析與借鑒

摘要：本文在對國內電子文件研究方法進行批評分析的基礎上，以英國諾森比亞大學承擔的AC+erm國際前沿項目作為典型案例，對其所采用的研究方法進行了深入研究。歸納出了其項目研究的經驗，提供中國電子文件管理研究借鑒。

關鍵詞：電子文件管理 研究方法 AC+erm項目 案例研究

1 背景

針對國內電子文件及其管理研究中方法不透明或缺失的問題，本文選擇了AC+erm項目(全稱Accelerating positive change in electronic records management， 中文涵義“電子文件管理發展促進項目”)作為典型案例，旨在總結其在電子文件管理研究方法方面的經驗，供我國開展電子文件管理研究學習和借鑒。

AC+erm項目，由英國諾森堡大學計算機工程與信息科學學院Julie McLeod教授主持，始于2007年1月，結束于 2010年3月。選擇該項目作為典型案例的主要原因在于該項目能夠全面反映電子文件管理前沿研究及研究方法的狀況，項目研究過程透明和規范，可以通過項目網站檢索到較完整和成套的項目資料。

項目的研究成果主要包含三個部分：文獻資源、網絡資源和研究工具。文獻資源，包括7種文獻資源：（1）系統文獻調查研究報告、（2）德爾菲法主題分析報告、（3）現象分析報告、（4）工具介紹報告、（5）討論會報告、（6）終期報告、（7）資源列表。網絡資源，包括項目網站、項目博客和項目微博客，反映了項目的研究發現、研究方法、研究工具、研究進展和學術討論內容。研究工具包括蛇與梯子游戲、現象分析、思維導圖、豐富圖、自述文章、文字云、冰箱貼、視頻等八種工具。

2AC+erm項目方案設計及分析

AC+erm項目的研究內容涉及以下三個方面：第一，人，包括觀念、關注度、文化、驅動力和障礙；第二，工作實踐，包括過程、步驟、政策和標準；第三，有效實現文件管理的技術。這三個方面來源于組織內電子文件管理實踐所涉及的主要影響因素，項目圍繞上述三個方面開展深入的分析并得出結論，具有很強的連貫性。

AC+erm項目的研究方法主要包括系統文獻調查研究法、社會調查研究法和學術交流法三種方法。

研究路線按研究方法的采用分為三個部分，如圖1所示。

第一部分：2007年1月-2009年12月：對于電子文件管理領域學者研究成果的系統文獻調查研究；

第二部分：2008年1月-2009年10月：使用德爾菲法和討論會進行社會調查研究；

第三部分：2007年1月-2010年3月：使用網站、博客、微博客和電子郵件等網絡手段開展成果發布與交流。

在項目研究過程中，三種方法綜合應用，較詳細記錄了項目研究的方法體系，提供了可重復研究的方法借鑒。

3 項目研究方法及分析

項目采用的研究方法包括系統文獻調查研究法、社會調查研究和發布與交流法。

第一種研究方法， 系統文獻調查研究法（SLR）。該方法更加客觀和嚴謹，首次應用于電子文件管理領域。系統文獻調查研究法的研究步驟包括：第一步，提出文獻調查研究的問題。問題應該具體并有針對性。第二步，篩選相關文獻。檢索應盡量全面，涵蓋在線數據庫、最新期刊等，乃至于灰色文獻。此外，還應預先制定篩選標準（例如：包含的主題、研究和出版物的種類等）。為了減小偏見，篩選應該由不同的調研者單獨進行，然后再將他們的選擇進行比較。第三步，評估文獻質量。根據篩選標準對文獻進行評價。第四步，總結信息。制定信息摘要表，從文獻中摘錄出能夠回答調研者問題的信息。第五步，說明結論。對摘錄的信息進行分析，給出調研者問題的答案。調研者根據文獻研究的結果，選擇出一些關鍵議題作為德爾菲法中的初始問題。

第二種研究方法，社會調查法。該項目采用了德爾菲法和討論會法這兩種方法。

（1） 德爾菲法。該方法產生于19世紀50年代，由蘭德公司首創，用于對專家意見進行綜合。德爾菲法調研的主要環節有：

* 一個及以上環節對系統文獻調查研究法中總結的議題進行提煉和討論；

* 一個環節將影響電子文件發展的議題根據重要性或緊迫性進行排列；

* 一個及以上環節討論在之前的環節中提煉出的議題，并提出解決方案。

* 一個環節根據某種標準對解決方案進行評價。

使用德爾菲法可以篩選出引起研究人員興趣的議題或者有挑戰性的議題。

（2）討論會法。該方法來源于德爾菲法的數據分析結果，旨在促進進一步的數據收集和學術交流。討論會能讓更多的參與者進行面對面的交流，對德爾菲法的結論進行驗證和拓展，促進研究經驗的分享；允許電子文件管理的不同利益相關方及多學科領域的學者共同參與，提供較全面的電子文件管理觀點；讓國內外的參與者對研究結果進行評價，能夠提高研究成果的國際化共識度。

第三種方法，發布與交流法。在項目進行過程中，項目的成果持續通過項目網站、項目博客以及微博客twitter進行發布。項目組希望通過這種持續的交流展示，強調電子文件管理研究議題的緊迫性，引起變革，并且鼓勵更大范圍的討論。

項目網站（www.northumbria.ac.uk/acerm）用于公開發布項目的結論、方法與工具等成果，并作為研究的永久性資源保存。其中包含了17篇相關文獻，發布了項目的最終成果，以及項目進行的階段性成果。

項目博客（http://acerm.blogspot.com）用于公開共享和收集數據。其中包含94篇博文，并且收獲了31條評論與3名追隨者，有來自30多個國家的超過6000名獨立訪問者和超過1600名回訪者。

項目微博客（https://twitter.com/Northumbria_RM）共發表67條微博，有56名粉絲與11個列表。

4 項目研究工具概述

該項目采用的研究工具有以下8種。

(1) 蛇與梯子游戲

蛇與梯子游戲是一種傳統的兒童桌面游戲。在該項目中，梯子代表組織中電子文件管理的機會，蛇代表陷阱。通過游戲，從業人員可以對文件管理中所應注意的事項得以了解，并培養電子文件管理風險控制意識，此外還可以通過參與者的探索為項目增加新的內容。

(2) 現象分析

現象分析法是一種研究人員通過自身的想象和經驗對于某一話題（現象）提供個人主觀見解的方法。該項目的現象分析基于德爾菲法中獲得的研究結論。現象分析法可用來檢測和提高文件管理人員的能力。

(3) 思維導圖

思維導圖是用來呈現圍繞同一關鍵詞或者觀點的文字、觀點、任務或者其他項目的圖表。在該項目中，思維導圖（MindMeister，www.mindmeister.com）根據德爾菲法所得出的解決方案繪制。它是一種將信息圖形化的工具，可用于頭腦風暴以及意見和建議的征集。

(4) 豐富圖

豐富圖是將細節用圖展現出來的一種可視化表達方式，是對復雜或者定義不明問題提供思考方法的工具，常被用作決策工具。

該項目使用豐富圖展示了不同利益相關方對電子文件風險管理的不同觀點，反映出在組織遭遇風險時，不同的利益相關方的意見究竟會產生怎樣的差異。

(5) 自述文章

該項目中用于作為自述文章的材料來源于德爾菲法。該方法可以用于多種目的來鼓勵討論和意見交換。該項目通過一個英國醫療的短故事，揭示了隱私、安全和電子文件管理之間關系問題及復雜的管理問題。

(6) 文字云

文字云是對詞語的視覺化描述，它將文字進行了圖像化表現。在該項目中文字云采用Wordle工具（http://www.wordle.net），由德爾菲法提出的關鍵議題中的詞語所構成。文字云常用于出版物、報告和網站等中的結論展示。

(7) 冰箱貼

是一種將詞語和短語作為冰箱貼來展示和記錄用戶對于電子文件管理的觀點的方法。這項工具也用于研究團體對核心概念的定義，列舉或歸類研究對象以及描述研究過程或工作流程。

在該項目中，該方法被用于討論會，調查并反映參與者對電子文件管理的觀點。

(8) 視頻

視頻主要使用在線軟件Xtranomal（www.xtranormal.com）制作動畫短片。該項工具并不適用于專業人員，其價值在于可以讓非專業人員對該項目進行簡單的了解。

該項工具可用于對活動、項目和政策等的發布。也可用在培訓中，對某些材料進行介紹和總結，還可以用于研究團隊的學習型組織建設。

5 結論與借鑒

本文通過對AC+erm項目電子文件管理研究經驗的分析，得到以下借鑒：

第一， 應加強電子文件管理研究方法的研究，提高研究人員的學術規范意識。

研究方法的研究一方面可以對前人的研究方法進行總結，分享研究經驗，為后人開展同類研究提供參考。另一方面，研究方法是否透明，是否可以重復驗證，是研究成果可信度判斷的基本條件，是研究過程符合國際學術規范的基本要求。

第二， 應鼓勵多種研究方法綜合應用，提高研究成果的質量。

每一種研究方法都有其優勢與局限，使用單一研究方法，研究視角可能狹窄，研究數據可能不全，研究邏輯可能不夠嚴密，多種方法的綜合應用能夠彌補這種缺陷。不同方法所得的研究結果可以相互支持，提高研究成果的質量。

第三， 應提倡電子文件管理研究項目的社會參與，促進項目的交流與發展。

目前國內電子文件管理的科研項目多是由研究者獨立完成，較少邀請項目組外人員參與研究，研究的思路有限，能獲得的信息量有限。研究者應該提供機會鼓勵本研究領域的相關人參與到研究討論中，一方面能夠拓寬研究思路，另一方面能夠及時糾正研究進展中出現的錯誤。

第四， 應關注研究人員研究能力的提升，拓展研究成果的形式。

目前我國電子文件管理科研項目的研究成果形式多為研究報告、研究論文和著作，多關注于末端的研究結果和結論的介紹，缺少對所采用的研究方案、研究方法和研究工具的介紹?？茖W研究不應該僅關注研究結論，還應該關注研究方案、研究方法和研究流程的合理性設計經驗與規范總結，關注研究人員科研能力的培養和研究方法的訓練，提供多種形式的研究成果。

6 本文研究的局限與未來建議

本文僅限于AC+erm一個案例的研究，局限于可獲取的文獻和資源。此外，上述建議是否適用于我國還需進一步檢驗和驗證。

AC+erm項目僅是電子文件管理研究方法研究的一個典型案例。除了倡導開展電子文件管理研究方法的研究外，更重要的是希望喚起研究者對于研究方法研究的重視。希望研究者們在未來的研究中采取更加豐富的研究方法，以更好地分享研究經驗，提高研究成果的質量。

參考文獻：

[1] 安小米. 國外電子文件管理國家戰略研究[J].檔案學通訊，2009(1)：10-13.

[2] 劉越男.我國電子文件管理的現狀、問題與對策[J].電子政務，2010(6)：10-16.

[3] Julie McLeod， Sue Childs and Rachel Hardiman (2010) ‘AC+erm Final Report’ [online] http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf

[4]‘AC+erm Systematic Literature Review: People Aspects’ (2010)[online] http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_people.pdf

[5]‘AC+erm Systematic Literature Review: Process Aspects’ (2010) [online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_process.pdf

作者單位：數據工程與知識工程教育部重點實驗室，中國人民大學信息資源管理學院