藏與用視角下的集中著錄與分散著錄比較研究

〔摘 要〕叢書多卷書的著錄一直是編目工作的難點，本文總結(jié)了叢書與多卷書特點及CALIS著錄的相關(guān)規(guī)定，比較分析了集中著錄、分散著錄及衍生而成的其它著錄方式的優(yōu)缺點，從藏與用的角度探討了不同著錄方式對館藏管理與建設(shè)的影響，提出問題的焦點主要集中在編目員主觀判斷、題名、檢索、系統(tǒng)存貯量等方面。

〔關(guān)鍵詞〕叢書；多卷書；編目；分散著錄；集中著錄；比較分析

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．１２．０３７

〔中圖分類號〕Ｇ２５４.３１ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）１２－０１３４－０４

A Comparative Study on Centralized Cataloging and Distributed

Cataloging from the View of Collecting and UsingZhao Yahong

（Library，Beijing Jiaotong University，Beijing 100044，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Cataloging of series and multi-volumes has been a paradox in cataloging work.Some features of series and multi-volumes as well as the regulations made by CALIS were summarized.Advantages and disadvantages of centralized cataloging，distributed cataloging and other derived cataloging were analyzed.Impact of different cataloging on collection development and management viewed from collecting and using was discussed.The focus was cataloguers subject judge，title，retrieval，system storage，et al.

〔Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ〕series;multi-volume;cataloging;distributed cataloging;centralized cataloging;comparative analysis

編目工作是圖書館的基礎(chǔ)工作，它即是讀者檢索的重要入口，也是圖書排架管理的先決條件，同時還是數(shù)據(jù)交換規(guī)范化的基礎(chǔ)，可以說，圖書館文獻資源信息揭示完整與否、讀者借閱文獻便利與否、采訪人員文獻查重方便與否、以及館際互借和資源共享等服務(wù)的開展，均取決于編目工作的規(guī)范化、標準化，由于叢書、多卷書所獨有的特點有別于普通單本書，因此，探討叢書、多卷書編目對館藏利用與建設(shè)有著重要的指導(dǎo)意義。

１ 叢書、多卷書的特點及著錄原則

１.１ 叢書及其特點

《普通圖書著錄規(guī)則》( GB3792.2-85) 中定義：在一個總書名下，匯集多種單本圖書成為一套，并以編號或不編號的方式出版的圖書。其特點：(1)每一種單獨圖書都有獨立的書名，各個單獨的著作并無內(nèi)在的聯(lián)系。(2)各單獨著作均有獨立的責任者，部分叢書有總的責任者。(3)多數(shù)叢書有明確的編輯計劃、出版種數(shù)和時間、編號、并一次出齊，部分叢書僅有泛泛的主題、收書范圍。(4)版面設(shè)計、裝幀形式和開本大小基本一致。叢書有兩種分類方法，一種是集中分類，一種是分散分類，其分類方法決定了它的著錄方法。

１.２ 多卷書及其特點

《普通圖書著錄規(guī)則》(GB379.2-85)定義：同一著作分若干卷(冊)出版的圖書。其特點：有一個共同書名，每分卷(冊)的內(nèi)容都圍繞一個中心主題，共同構(gòu)成一個聯(lián)系緊密的有機整體，有分卷(冊)名，也可無分卷(冊)名，裝幀形式一致。

１.３ 叢書與多卷書著錄原則

一般而言，叢書以分散著錄為主，多卷書以集中著錄為主，著錄中多視各館規(guī)定和編目員而定。比較有代表性的是CALIS為規(guī)范各成員館數(shù)據(jù)提交的一致性而明確規(guī)定了集中與分散著錄的原則。

１.３.１ CALIS集中著錄的原則

（1）具有連續(xù)出版物特性的文獻，如年鑒、年刊、文史資料以及其它具有同一題名的定期或不定期的連續(xù)出版物。（2）僅有分卷標識而無分卷題名、或雖有分卷題名但無獨立識別和檢索意義的多卷書，原則上集中著錄。（3）一套叢編只有一個ISBN、一個總價、有總的責任者，且各分冊題名無獨立識別和檢索意義［１］。

１.３.２ CALIS分散著錄的原則

（1）以單冊題名為正題名的一般叢書，叢書名著錄于225字段。（2）具有多卷書性質(zhì)的叢書，其單冊題名無獨立意義，沒有總的責任者，有獨立的ISBN，著錄格式為以叢書名為共同題名、單冊題名為附屬題名著錄于200的分卷題名下，分卷出版的地方志、植物志、動物志等均采用此種著錄方式。（3）分卷題名有獨立檢索意義的多卷書。其格式分兩種情況，一是如分卷題名在題名頁上版式突出，則以分卷題名為正題名著錄于200Ｄ｜Ｓa，共同題名作為叢書題名著錄于225字段；二是若共同題名與分卷題名在版式與字體上相差無幾，則共同組成正題名分別著錄于200的Ｄ｜Ｓa和Ｄ｜Ｓi［１］。

１.３.３ 集中與分散原則的界定

以單本書的分卷冊題名能否獨立識別且有檢索意義，或雖無獨立識別與檢索意義但有獨立的責任者與ISBN號作為集中與分散的界線。

藏與用視角下的集中著錄與分散著錄比較研究２ 不同著錄方式的比較分析

２.１ 集中著錄的優(yōu)缺點

集中著錄最大優(yōu)點是全套圖書著錄在一條書目中，可以節(jié)省數(shù)據(jù)庫的存貯空間。

其缺點是：（1）增加編目員工作的難度系數(shù)和勞動強度，降低工作效率，影響編目速度。因為分卷冊較多時，其題名、責任者、頁數(shù)包括出版社的更替等項，均要在010、215、300、304、327、517、701等字段追加插入，對編目員而言，著錄繁瑣、數(shù)據(jù)冗長、子目揭示難以詳盡、分卷冊中的各項信息難以一一對應(yīng)，不能全面透徹地反映各分卷冊圖書的具體特征［２］，甚或一條數(shù)據(jù)根本記錄不下所編文獻內(nèi)容，如《國家標準匯編》。與單冊書著錄相比其層次關(guān)系更為復(fù)雜。（2）不利于用戶檢索查找，由于一種書所有的信息都在一條記錄中體現(xiàn)，同時又不是一次出齊，圖書館難以收藏完整，因此無論是讀者還是采訪查重人員，查閱都極為不便。因為對于使用者來說，最想知道的是館藏有沒有這冊書，并不想了解其它內(nèi)容。而集中著錄，如果不展開詳細記錄，根本不知道館藏收有哪些單冊，而且讀者往往又很難讀懂各字段的詳細信息，因此這種方式增加了許多不便［２］。（3）不利于單冊的管理，因為典藏過程中，各分卷冊的條碼號容易混淆［３］。（4）影響資源共享、館借互借服務(wù)質(zhì)量。這種缺陷在CALIS的館藏信息中表現(xiàn)得尤為明顯，有眾多的圖書館收藏了該書，但用戶卻無法對應(yīng)找出哪個館收藏了哪一冊書，極大影響?zhàn)^際互借。筆者曾接受過外館的館際互借請求，但他需要的那冊書本館其實并未收藏。（5）對主題詞和分類標引不夠深入［４］，集中著錄只能是抓大放小采取粗標引的方式，因此無法對各單冊的主題概念進行全面標引，少了很多檢索點，而分類標引專指度亦同樣不高，文獻主題不能夠充分地揭示，如需提高專指度必然重復(fù)多個690，著錄數(shù)據(jù)繁瑣。

２.２ 分散著錄的優(yōu)缺點

分散著錄以單卷冊書名為正題名，給每一個分卷做一條CNMARC數(shù)據(jù)，它最大的優(yōu)點是：（1）標引深入，能使叢書多卷書所屬的每種著作，按其特定的學(xué)科和主題內(nèi)容得到全面而客觀的揭示，便于讀者從各單本書的學(xué)科和主題進行檢索。（2）編目員易于判斷和操作，不受其他做法的條條框框限制， 便于各館編目數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。（3）有利于讀者和采訪人員直接用題名檢索，了解館藏情況［３］，可以顯示出同書名的所有記錄，直接判斷哪些是多卷書，及每一冊收藏情況，避免采購重復(fù)和分類標引前后不一。

其缺點是：（1）大大增加了編目記錄的數(shù)據(jù)量。（2）對各分卷共用一個ISBN且只有一個總定價的多卷書難于處理，一是會降低標準書號檢索時的查準率，二是對以ISBN號及總價作為館藏財產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖書館難以做到賬目統(tǒng)計準確無誤。

２.３ 其它著錄方式的優(yōu)缺點

前兩種方式基本以題名作為分界線，此外還有其它劃分方法。

（1）按到館形式?jīng)Q定著錄方法，即一次性到館的多卷書采用整套著錄，陸續(xù)到館的多卷書采用分卷著錄［５］。這種做法優(yōu)點是除省卻了編目員的判斷外，可說是兼具了分散與集中兩種方式的短項。

（2）按分卷冊題名有無檢索意義決定著錄方法，即分卷書名沒有獨立檢索意義的多卷書應(yīng)采用整套著錄；有分卷書名且有獨立檢索意義的多卷書應(yīng)采用分卷著錄［６］。表面上，這種方法既可以便于讀者檢索，又能使編目員充分揭示文獻主題內(nèi)容和學(xué)科范疇。但實際而言，卻既不利于編目員依據(jù)客觀判斷，可能某個編目員判斷有檢索意義，另一個編目員判斷卻無檢索意義，同時又無法完成出版形式各異的多卷書著錄，極難形成規(guī)范化的標引。如李英杰編著的《概率論與數(shù)理統(tǒng)計》分為3冊，第1冊為概率論，第2冊為數(shù)理統(tǒng)計，第3冊為習題和參考答案。顯然，前兩冊的分卷書名有獨立檢索意義，而最后一冊的分卷書名無獨立檢索意義，如果前兩冊分卷著錄， 而后一冊又與哪一冊合并在一起進行整套著錄呢［６］？

（3）按分卷出版形式著錄方法，既無分卷書名的多卷書應(yīng)采用整套著錄， 有分卷書名但不具有獨立檢索意義的多卷書應(yīng)采用分卷著錄， 分卷書名具有獨立檢索意義的多卷書應(yīng)采用類似于叢書的分散著錄［７］。這種方式實際突出的是200Ｄ｜Ｓa題名的字段的組成，簡單地說，它不分叢書與多卷書，只要分卷冊題名能獨立存在且有意義，則一律視之為叢書而按單本書做分冊著錄，總題名在225字段反映；只有卷號無分卷題名的則集中著錄；分卷題名不能獨立存在的則與總題名一起構(gòu)成200正題名做分卷著錄，其實也是分散著錄，只是總題名的位置不在225字段而在200字段了。該方法優(yōu)點是，分散著錄的單卷冊書集中了分散著錄的所有優(yōu)點，整套著錄有了集中著錄的優(yōu)點。其實它可以說是２.３（２）的另一種說法，因此其缺點亦與之相同，難點是不同的編目員難以形成對“具有獨立檢索意義的題名”的統(tǒng)一判斷。

（4）以按ISBN號的分配形式劃分著錄方法，既一套多卷書共用一個ISBN時按整套著錄，當各分卷分別有自己獨立的ISBN時用分卷著錄［６］。其優(yōu)點是充分體現(xiàn)了ISBN號的惟一性特點，便于編目人員掌握，數(shù)據(jù)統(tǒng)一，易于規(guī)范，也便于圖書館財產(chǎn)賬統(tǒng)計，但同時它包括了集中著錄的所有缺點［８］。

３ 爭議焦點的解析

以上各種著錄方式爭議的焦點主要集中在以下幾方面。

３.１ 編目員是否需要進行判定

編目人員是制作書目記錄的主體，其素質(zhì)偏差導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)的差異性，文獻載體的多樣化又導(dǎo)致編目工作日趨復(fù)雜。從各種著錄方式的比較分析中可見，除分散著錄外其它都需要編目員進行主觀判斷。而細則越多，規(guī)定越詳細，越不利于掌握，不利于數(shù)據(jù)的規(guī)范、標準、共享，不利于揭示文獻內(nèi)容特征的主題標引和分類標引的深入展開，不利于外部特征的完整揭示。故制定編目人員易于掌握的規(guī)則應(yīng)成為首要原則，分散著錄有無可比擬的優(yōu)勢，同時能充分體現(xiàn)對編目員的人文關(guān)懷［９］。

３.２ 題名是否有檢索意義

無論是集中著錄還是分散著錄，在實際工作中往往糾結(jié)于對文獻題名的辨識上。題名是讀者最常用的檢索途徑，也是文獻內(nèi)容最主要、最精煉的概括，盡管有ISBD、國家標準和CALIS等機構(gòu)對題名選取有極其詳細而明確的規(guī)定，但面對圖書出版明顯大型化和規(guī)模化，數(shù)量越來越多的叢書和多卷書題名出版形式越來越復(fù)雜，現(xiàn)有的著錄規(guī)則是遠遠跟不上變化的出版物，因此，沒有必要就如何選取最有意義的題名標識做出諸多規(guī)定，分散著錄完全可以繞過這一爭論，分散著錄惟一需要考慮的是叢書名或總題名是放在225中還是放在200Ｄ｜Ｓa中的問題，而辨別哪一個作為正題名的難度系數(shù)將遠遠小于對題名是否有檢索意義的判斷。

３.３ 用戶使用是否方便

編目規(guī)則的首要目標是實現(xiàn)用戶的便利性，集中著錄的檢索方式——展開詳細記錄、層層剝繭、仔細瀏覽才能找到所需文獻，無疑是用戶的夢魘；而分散著錄檢索的檢索方式——結(jié)果列表完整展示的顯示方式，才是最簡潔明了的理想模式。非要在一條記錄或一個字段中去體現(xiàn)所有信息大可不必，這種不能夠讓用戶感到使用便捷的集中著錄方式，即便數(shù)據(jù)做得再漂亮再完整也是空中樓閣。

３.４ 是否能夠節(jié)省存儲空間

現(xiàn)今的文獻著錄脫胎于傳統(tǒng)的手工操作，最早目錄的形式是卡片式目錄，體積龐大的目錄柜、繁瑣的排卡片工作曾令人望而生畏，而在使用計算機編目的初期，昂貴的存儲空間也不得不考慮編目數(shù)據(jù)的記錄長度。集中著錄早期能夠解放人力資源、簡化工作環(huán)節(jié)、節(jié)省存儲空間，但今天計算機聯(lián)機編目下卻會給編目人員增加麻煩進而降低工作效率。而今，計算機技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，海量存儲、云計算及圖書館管理系統(tǒng)等軟件和硬件技術(shù)，不再是制約編目工作的瓶頸，存貯量完全可以忽略不計，提高編目效率更應(yīng)成為衡量標準。

３.５ ISBN號是否有必要作為衡量查準率和財產(chǎn)統(tǒng)計的依據(jù) 當叢書多卷書各有獨立的ISBN號，分散著錄不影響其查準率，但當多冊書共用一個ISBN號時，分散著錄會出現(xiàn)一個書號對應(yīng)多條記錄，而集中著錄則是一個ISBN號對應(yīng)一個題名，無疑更多的題名檢索更為重要。至于定價問題，ISBD有明確規(guī)定，010Ｄ｜Ｓd為出版物的獲得方式，如非賣品、價格等，CALIS亦明確規(guī)定，各館自身通過非購買途徑獲得的文獻其價格不在聯(lián)合目錄中反映，反之說明一本書如果沒有明確的標價，即使圖書館使用了購買經(jīng)費也不應(yīng)在書目中反映，因此010Ｄ｜Ｓd不能成為圖書館財產(chǎn)統(tǒng)計的項目依據(jù)。故以ISBN號作為選擇叢書多卷書著錄方式有失嚴謹和客觀。

４ 解決問題的思路與方法

圖書館編目工作的任務(wù)是：一方面要充分揭示文獻內(nèi)容和外部形式特征，便于讀者完整地認識文獻實體，另一方面要滿足讀者多方位檢索，同時還要保證編目數(shù)據(jù)的標準化、規(guī)范化，以利于開展館際互借和文獻資源的共知、共建、共享。因此，解決叢書多卷書的編目難點應(yīng)該是客觀、規(guī)范、簡潔、合乎邏輯、減少爭議和宜于掌握，而分散著錄顯然符合這種要求，具有以下優(yōu)勢。

４.１ 滿足了實用性原則

放棄對叢書多卷書何時集中何時分散的辨別爭論，放棄編目員對題名是否有檢索意義或是否有總的責任者和獨立責任者的判斷，放棄文獻是否一次性到館、是否具備統(tǒng)一的ISBN號、是否有全套總定價的查重與界定，僅僅遵循編目文獻實體而進行客觀的著錄，它簡單客觀、實用方便。

４.２ 突出了用戶至上原則

編目的目的是為了檢索，檢索入口詞的一致及用戶利益是首要目標，分散著錄可以對文獻形式和內(nèi)容特征進行詳細描述，充分揭示館藏信息，為用戶提供更多的檢索途徑，使用戶不必拿到具體圖書，也能從其著錄產(chǎn)生的目錄數(shù)據(jù)中獲悉文獻的大部分信息。

４.３ 堅持了科學(xué)性原則

分散著錄是以每一種單冊圖書為編目對象，一種圖書為一條款目，系統(tǒng)控制號、書名、著者、ISBN、索書號共同構(gòu)成了每一條款目的基本要素，它們與圖書一一對應(yīng)，有針對性地、最大限度地為每一冊圖書做分類標引和主題標引，能最深刻更專指地揭示其學(xué)科范圍和主題內(nèi)容。這種對文獻內(nèi)容詳盡而完備的標引和對外部特征全面而細致的揭示。更能為用戶科學(xué)、客觀地提供更多檢索途徑，滿足更多用戶需要，提高文獻的檢全率、檢準率和利用率。

４.４ 遵循了兼容性原則

不同的編目機構(gòu)有不同的需求，不同的編目員有不同的理解和解決方法，由于各館性質(zhì)、任務(wù)、讀者對象、資源收藏和保障條件的差異，決定了需求的多樣性。分散著錄能更好地實現(xiàn)不同性質(zhì)圖書館對本機構(gòu)文獻在分類和主題標引上的側(cè)重點，這一點恰恰是集中著錄難以體現(xiàn)和反映的。而若需要圖書集中排架則可以通過館藏索書號的編制，通過集中給號方式解決多卷書排在一起的目的。分散著錄集中給號為各館在堅持標準化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上，兼顧需要，提供了多種解決問題的方法，可以自主選擇，充分體現(xiàn)編目規(guī)則的導(dǎo)向性作用。

４.５ 實現(xiàn)了標準化原則

實際中，由于各館對多卷書和叢書的處理目前還沒有統(tǒng)一的標準，往往是憑主觀想法各搞一套，甚至有的館即使是同一套多卷書，即有集中著錄又有分散著錄，而且著錄項目的順序和格式也不盡相同，CALIS聯(lián)合目錄庫中，此種情況比比皆是，這對于數(shù)據(jù)庫建設(shè)是不利的。分散著錄以編目文獻實體為依據(jù)，編目員沒有了主觀因素的影響，能夠客觀地著錄各項內(nèi)容，更易實現(xiàn)標準化的數(shù)據(jù)編目。

筆者所在圖書館從1994年開始使用計算機編目以來，走過了從以集中著錄為主到以分散著錄為主的道路，實踐證明，分散著錄弊端最少，編目員認識容易統(tǒng)一，著錄格式容易趨于一致。早期的集中著錄只是在一條記錄中登錄卷冊信息，故使用起來較為簡便，因此成為編目工作中的主流和主要選擇。而今越來越完善的計算機編目，要求各項著錄信息詳盡而完備，集中著錄款目不再僅僅局限于簡單的卷冊信息，而要求各單卷冊信息的作者、頁數(shù)、開本及不同的出版信息和相關(guān)檢索點全部反映出來，因此，在集中款目中增加一個單卷冊信息，其繁瑣的工作絲毫不亞于新增一條書目記錄，所以，在目前的編目工作中，分散著錄應(yīng)成為首選標準和統(tǒng)一的規(guī)定。

分散著錄分散給號，或分散著錄集中給號，利大于弊，使用中可化繁為簡、化難為易。只有采用這種簡單統(tǒng)一、易于掌握的標準，才能使著錄形式統(tǒng)一，有利于分類和著錄的規(guī)范化和標準化，促進編目數(shù)據(jù)資源共享，進而達到服務(wù)用戶的目的。

參考文獻

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