教育部部級查新站查新管理系統的現狀分析

〔摘 要〕本文通過互聯網絡對我國教育部部級科技查新站進行調查，以教育部設立的78所部級科技查新站為對象，對其建立查新管理系統情況進行調查，并對調查結果進行匯總及分析，探討現有查新管理系統存在的問題，進而提出改進對策。

〔關鍵詞〕科技查新；查新管理系統；查新站

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．１２．０３４

〔中圖分類號〕Ｇ２５２.６２ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）１２－０１２３－０４

A New Station Analysis of the Novelty Search Management

System in the Ministry of Novelty Search OrganizationFu Tianxiang

（Library，Hehai University，Nanjing 210098，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕In this paper，the author invested the Ministry of Educations 78 novelty search organizations through Internet，its establishment of novelty search management system and the survey results summary and analysis of the current investigation the problems the new management system，and thus proposed countermeasures.

〔Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ〕sci-tech novelty search;novelty search management system;novelty search organization

科技查新在我國開始于20世紀80年代中期，經過20多年的發展，已經成為我國科技發展的一個重要組成部分。90年代是查新工作迅速發展的階段，查新機構的數量也在這個時間里迅速擴大。原國家科委分別在1990年、1994年和1997年總共授權了38家一級查新機構，并批準或授權各部委信息司、各省委科委建立部委級或省級二級查新機構。各種級別、各種專業分工、并分布于全國各地的查新機構，共同負擔著全國各地，各種需求的查新工作［１］。1992年、1995年，教育部分別在直屬高校設立了15所“高等學校科技項目咨詢及成果查新中心工作站”。2003年和2004年，教育部又分別對高校查新機構進行了重新認定，先后有兩批共43所高校查新機構通過了重新認定的審批，2006年，教育部設立了第3批高校科技查新工作站14所［２］，2009年，教育部設立了第4批高校科技查新工作站10所，2010年，教育部設立了第5批高校科技查新工作站11所。到目前為止，我國高校部級科技查新工作站的情況是：綜合類15所、理工類47所、農學類10所、醫學類6所，共78所。

１ 教育部查新站查新管理系統的現狀

１.１ 教育部查新站查新管理系統的總體建設情況

教育部查新站都制定了較完整的科技查新規章制度以及業務流程，有些學校還建立了查新管理系統，利用互聯網對查新項目進行網上服務，并對查新項目進行信息反饋調查和課題跟蹤，不僅促進了查新工作的展開，也促進了查新業務水平和服務質量的提高，同時為查新站爭取了長期的服務對象［１］。教育部查新站不僅為本校科研服務，同時也為社會上的其他科研部門、企業提供了服務。經過幾年的發展，教育部科技查新站在高校科研工作中的基礎支撐和服務平臺的作用越來越重要，充分發揮了為高校科研工作服務的作用［３］。筆者通過互聯網訪問現有的78所教育部部級查新站的網站，對其建立查新管理系統情況進行了調查。由于被調查的78所教育部部級查新站是按高校所在的地區分布的，各地區由于經濟發展規模、院校的數量等原因的限制，查新站的查新管理系統建設也是參差不齊的。通過調查，了解到目前已建立查新管理系統并投入使用的查新站有21所，其分布情況如表１。

從查新管理系統分布情況表來看，由于華東地區高校數量較多，國家重點院校占了很大比例，高校圖書館的規模以及發展較好，查新站數量相對其他地區要多，共有22所教育部查新站，其中有10所查新站建立了查新管理系統，占所有已建查新管理系統的一半左右。這說明了該地區由于其區域優勢以及該地區經濟發展規模，使得他們有足夠的人力和財力提供更為高效的查新服務。華北地區雖具有區域及經濟優勢，國家重點院校占的比例也很大，查新站數量達16家，排名第二，但僅有3所查新站建立查新管理系統，其原因可能是其他部門（如科學院或科技部的下屬站）的查新管理系統對外服務，可供高校用戶使用。而其他6個地區的高校查新站則主要受地區高校圖書館發展的限制，經濟支持程度和人力資源的差異等因素影響，使得這些地區查新站數量分布較少，相應的建立查新管理系統的比例也少，6個地區所有查新站共有8家，占所有已建管理系統查新站的比例僅僅38%，甚至有2個地區沒有一所查新站建立查新管理系統，這充分說明這些查新站在建立查新管理系統經濟實力及意識方面還有很多的不足。

教育部部級查新站查新管理系統的現狀分析１.２ 教育部查新站已建成查新管理系統的情況

由于查新管理系統的建設在全國范圍內仍處于起步階段，還沒有形成統一的標準和規范，也沒有形成統一的服務模式和服務內容，因此各高校查新站所提供的查新管理系統從名稱到服務內容方面都存在許多的差異。本次調查了20所已建查新管理系統的教育部查新站的情況，（除河海大學查新站外），結果如下表２。表２ 教育部查新站已建查新管理系統的情況調查表

查新站名稱系統名稱開放性蘭州大學查新管理系統對內外開放南昌大學查新委托入口對內外開放南京工業大學辦理查新委托入口對內外開放西南大學查新站信息管理系統對內外開放揚州大學查新服務入口和檔案管理系統對內外開放北京理工大學查新在線申請系統對內外開放山東科技大學在線申請系統對內外開放中國礦業大學在線提交查新系統對內外開放上海海事大學科技查新系統對內外開放廣州中醫藥大學查新管理系統入口對內外開放寧波大學科技查新管理系統只對內開放江南大學查新信息管理系統只對內開放東華大學查新管理系統只對內開放東南大學管理登錄只對內開放武漢大學查新員入口只對內開放蘇州大學查新管理系統只對內開放暨南大學在線提交查新申請只對內開放華南農業大學查新項目網絡管理系統只對內開放陜西科技大學查新管理系統只對內開放北京大學查新管理系統只對內開放

從表２中可以看出，在被調查的20所高校查新站中，系統提供的檢索入口名稱也有區別，其中主要使用的檢索入口名稱為：查新管理系統和在線查新申請系統。有11所查新站系統名稱是查新管理系統，占已建查新管理系統的55%，4所查新站系統名稱是在線查新申請系統，占已建查新管理系統的20%，其余的分別為查新員入口、查新委托入口和管理登錄等。大多數查新站建立的查新管理系統都是認可了查新管理系統這個檢索入口名稱，而其他查新站的查新管理系統由于受到系統功能限制，故其檢索入口的名稱也不一樣。

就系統對外開放性而言，通過系統的使用，了解到一半查新站的系統只對內開放，一半查新站的系統對內外開放，只對內開放的查新管理系統只提供入口鏈接，外網不可以訪問其系統；對內外開放查新管理系統有的只需注冊即可使用，有的注冊后必須經審核后才能使用，這是從安全性角度出發，但各有其利弊。

為了進一步了解現有查新系統的功能及系統的可操作性，筆者通過互聯網，分別對20所查新站的管理系統進行了使用，系統詳細的使用情況總結如下：

１.２.１ 對內對外均開放的10所查新站的系統使用情況

蘭州大學查新站建立的查新管理系統，提供用戶注冊功能，一旦用戶注冊成功，用戶即時就能進行網上提交查新合同，也可以查看其提交的申請，同時也提供收錄引用的在線申請。如果用戶想修改個人信息，系統也提供了此項功能。筆者使用后，認為該委托系統功能比較全，系統界面也很友好，用戶使用會很方便，但系統的不足是沒有提供用戶查詢受理情況以及完成狀態的功能。

南昌大學、揚州大學提供網上委托入口，新用戶必須先注冊，注冊成功后，不需要管理員審核同意就可以直接使用系統，進入系統后，所列的字段也很簡潔，用戶可以很方便地填寫查新合同，系統簡便、實用。揚州大學查新站的查新服務入口還可以對查新的進度和費用進行查詢，同時還提供查新檔案管理系統，但該系統僅供站內工作人員使用。

南京工業大學提供辦理查新委托入口，新用戶必須先注冊，但必須在注冊后，經管理員同意后，才能使用該系統。這樣用戶提交合同的時間就被耽擱了，不具備在線提交合同的功能，也不具備查新員和用戶的實時交流功能。

西南大學的查新站信息管理系統的新用戶必須先注冊，老用戶可以直接登錄提交合同。新用戶完成注冊后，必須打電話通知查新站審核注冊信息，審核通過之后，用戶才可以在線提交查新委托信息，成功提交完申請表后，查新站會安排合適人選進行檢索論證，用戶在查新管理系統中還可以跟蹤課題查新狀態。同時，查新站還提供查新檔案管理系統，但該系統屬于后臺管理系統，僅供站內管理員使用。

廣州中醫藥大學查新站的查新管理系統分舊系統入口和新系統入口，說明該查新站對建立很重視，在使用過程中根據需要在不斷地改善系統。新系統入口進去后，分3個系統，分別是辦理查新委托系統、查新員辦公系統和審核員辦公系統。查新員辦公系統和審核員辦公系統是供內部工作人員使用，辦理查新委托系統是供用戶使用的，新用戶必須先注冊，注冊成功后，不需要管理員審核同意就可以直接使用系統，用戶可以查詢歷史查新記錄，也可以查詢正在查新的項目。用戶可以在系統中修改資料，可以給查新工作人員留言等功能。

北京理工大學、山東科技大學、中國礦業大學、上海海事大學這4所查新站建立查新在線申請系統，用戶不需要注冊就可以直接在打開的頁面填寫委托查新的內容，按要求填寫完成后發送申請就可以，這系統的優點是對用戶很方便、簡單，但缺點是如果科學技術要點中含有圖片或者公式，要把完整的科學技術要點以附件形式發送到郵箱。其中上海海事大學查新在線申請系統可以進行申請進度的查詢。

１.２.２ 只對內開放的10所查新站的系統使用情況

寧波大學建立的科技查新管理系統，實質為內部檔案管理系統，只有登錄成功的用戶才能使用，有許多權限不對外開放。登錄成功的用戶擁有以下功能：添加查新項目、查看詳細信息、下載項目文檔、修改查新項目、項目經費結算、刪除錯誤數據。該系統還提供項目總覽功能，將該查新站2001年至今的所有查新項目都匯總，提供項目的委托人和委托時間，但委托項目需要一定的時間才能公開，并提供報告下載功能，但是不是授權用戶不能下載報告，這是出于對查新項目的保密。該總覽是對外開放的，不需要登錄，點擊就能打開使用。系統提供的統計功能是按日期、單位和類別進行。類別又分按課題立項、成果查新、科技報獎和申請專利4個類進行統計。

江南大學、東華大學、東南大學、武漢大學、北京大學、陜西科技大學、華南農業大學這7個查新站雖然建立了查新管理系統，暨南大學查新站雖然建立在線提交查新申請的入口，但都沒有用戶注冊功能，用戶不能登錄系統，仍需要采用傳統的查新辦理流程。

蘇州大學查新站雖然建立查新管理系統，但需要瀏覽器使用的是6.0及以上的版本才能使用。

２ 教育部查新站管理系統存在的問題

通過互聯網、電話訪問和電子郵件調查教育部查新站的查新管理系統，分析得出系統存在的問題如下：

２.１ 教育部查新管理系統地區分布不平衡

從對教育部查新站查新管理系統的建設情況調查結果中可以得出，由于我國科技、文化、經貿發達的重要省會城市以及沿海經濟開發特區與國內科技經濟相對落后的內陸區域、邊緣地區等存在著較大差異，查新管理系統的地區分布相當不平衡，有的地區本身查新站就少，僅有的幾所站也很少建立查新管理系統，雖然有的查新站建立了查新管理系統，但由于各方面的原因而沒能使用起來，這與我國查新工作發展極不協調，也是影響我國開展科技查新工作的一個突出的問題。

２.２ 教育部查新管理系統功能不全

通過訪問這些查新站的網站和查閱相關文獻，調查現有查新站的查新管理系統現狀，了解到現有查新管理系統存在功能不全的問題，概括如下：

（１）有的系統雖然提供用戶在線提交查新報告的功能，也具備用戶修改個人信息的功能，但沒有提供用戶查詢查新報告的狀態。

（２）有的系統雖然提供用戶登錄入口，也提供注冊功能，但必須在注冊后，經管理員同意后，才能使用該系統，這樣用戶提交合同的時間就被耽擱了，不具備在線提交合同的功能。

（３）有的系統沒有用戶注冊功能，用戶不能登錄系統，系統實質是僅供內部工作人員使用。

（４）有的系統雖能實現網上在線修改查新報告，但不具備在線提交合同的功能。

（５）有的查新站雖然開發了系統，但沒有使用。

２.３ 查新站對查新管理系統宣傳力度不夠

筆者通過電話和郵件方式了解到，有的查新站建立了查新管理系統，但沒有能夠公開使用，有的雖然公開使用，但很多查新用戶根本不知道該查新站有查新管理系統可以提供網上在線服務，導致系統的利用率不高，這說明查新站對使用查新管理系統的宣傳力度不夠，沒能在受理查新時強調使用該系統。

２.４ 查新站對建立查新管理系統意識不強

教育部所屬的查新站目前為止有78家，筆者通過互聯網調查發現共有21家查新站建立查新管理系統，僅占所有教育部查新站的26.92%，有2個地區沒有一所查新站建立查新管理系統，這說明查新站對于建立查新管理系統的意識淡薄，沒有意識到建立查新管理系統能夠方便查新用戶提交查新合同，實時了解查新進度，沒有意識到建立查新管理系統提高查新工作效率，規范查新工作程序，對實現科技查新工作的科學化、規范化、標準化具有重要現實意義［４］。

３ 查新站管理系統改進對策

３.１ 相關職能部門牽頭研發統一的查新管理系統并推廣使用 在筆者利用電子郵件和電話訪談調查現有查新站的查新管理系統功能及使用情況時，了解到有的查新人員希望相關職能部門能開發一套統一的查新管理系統在全國推廣使用。有的查新人員希望相關職能部門能盡快開發一套有領導參與決策、查新站員工參與研究、建設和在實踐中不斷完善功能的一個可持續發展的查新管理系統。因此，相關職能部門應該牽頭研發一套具有統一標準，具有普適性、兼容性、推廣性的查新管理系統，為今后國家相關站統一查新管理提供技術支持和接口，減輕查新工作人員的工作負荷和重復勞動、提高查新工作的效率，方便查新用戶、滿足用戶日益增長的查新需求［５］，正真實現查新工作的自動化和科學化。

３.２ 建立統一的查新管理系統標準

在我國科技創新的各種社會實踐活動中，各行各業都在重視加強標準化建設。制定標準的目的是對重復性事物和概念做出統一的規范，以此作為一個共同遵守的準則和依據。科技查新就是一種“重復性”很強的咨詢工作，實施科技查新標準化管理機制既有利于查新工作的有序、可持續發展，又有利于行業間相互促進、公平競爭。從筆者調查情況也可以了解到，目前建立的查新管理系統，雖名稱相同，但其實現的功能卻不盡相同，千差萬別，建立統一的標準則成為相關職能部門的當務之急。查新管理系統的建設是科技查新工作的一部分，鑒于目前國內尚無統一的查新管理系統建設標準，科研管理部門應及時制定科學合理的系統規范標準，為查新站建立管理系統提供依據，也為今后最終實現國家科技部統一管理科技查新檔案提供依據。

３.３ 將查新站是否建立查新管理系統作為年檢與抽查的項目 由于管理部門對取得資質的查新站沒有再做進一步的后期評估、監督和考核驗收，也由于缺乏一個自上而下的強有力的管理、監督、質量審查機制，很多查新站從未接受過上級管理部門的年檢與抽查。但教育部及各高校對查新工作相當重視，認為查新工作可拓展高校圖書館的文獻服務領域，強化圖書館的信息職能，有利于加快館藏建設和自動化建設的步伐，提高圖書館在學校中的學術地位。教育部對查新站實行年檢制度，年度檢查以年檢匯報材料與專家實地抽查評審相結合，每年將年檢情況進行通報，對做出突出成績的查新站提出表揚，對未達標的查新站提出批評，并限期整改［１］。針對有的地區查新站建立查新管理系統意識不強，教育部管理部門也可以將查新站是否建立查新管理系統作為年檢與抽查的項目，上級管理部門可以通過遠程登錄查新管理系統對查新站的查新質量及查新工作進行年檢和抽查，極大地方便了上級管理部門的工作。

３.４ 加強查新管理系統的宣傳力度

從前面的調查情況可以了解到，目前雖然有的查新站建立了查新管理系統，但很多用戶對查新管理系統的功能還不是很了解，有的甚至還沒聽說過查新管理系統。因此，這就需要查新站加強對用戶大力宣傳科技查新管理系統，宣傳的方式可以是利用圖書館網頁或其它宣傳媒介連續或定期宣傳查新管理系統。

參考文獻

［１］肖滬衛.科技查新:研究與實踐［Ｍ］.上海:上海科學技術文獻出版社，2008．

［２］教育部部級科技查新工作站［ＥＢ］.http:∥www.cutech.edu.cn/cn/jybkjcxgzz/A0147index1.htm

［３］張善杰，俎秀花，梁偉波，等.高校圖書館科技查新員自我教育策略分析及模型構建［Ｊ］.現代情報，2010，30(4):34-36.

［４］鄭玲，李豐男，潘穎芳，等.淺議科技查新信息管理系統的建立［Ｊ］.江蘇科技信息，2008，(11):10-11.

［５］楊生舉，張纓.網絡環境下科技信息服務綜合管理系統的設計與實現［Ｊ］.中國科技信息，2006，(9):154-155，166.