淺談人事檔案的保管與借閱工作

摘 要:加強人事檔案的保管和借閱工作，查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發揮其應有的作用，又要貫徹執行保密法規和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊伍建設，做好基礎工作，進一步改善保管條件，努力提高科學管理水平，保障提供利用，有效地為組織、人事工作服務，為社會主義現代化建設服務。

關鍵詞:人事檔案保管借閱

中圖分類號:G272文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(a)-0206-01

人事檔案工作是用科學的原則和方法管理人事檔案、提供檔案信息為組織、人事工作服務的一項工作。人事檔案工作是組織、人事工作的重要組成部分。也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執行人事工作路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為社會主義現代化建設服務的。

1 人事檔案管理部門的職責

①保管人事檔案，為國家積累檔案史料;②收集、鑒定和整理人事檔案材料;③辦理人事檔案的查閱、借用和轉遞;④登記員工的職務、工資和工作變動情況;⑤為組織、人事工作提供人才信息，為有關部門提供員工情況;⑥做好人事檔案的安全、保密、保護工作;⑦調查研究人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導;⑧推廣、應用人事檔案現代化管理技術;⑨定期向檔案館(室)移交死亡員工的檔案;⑩辦理其他有關事項。

2 人事檔案的保管范圍

2.1 在職人員人事檔案的保管范圍

在職人員人事檔案的保管與人員的管理范圍相一致。人事檔案的正本由主管該人的組織、人事部門保管;人事檔案的副本由主管或協管該人的組織、人事部門保管。非主要協管和監管的單位，不保管人事檔案的正、副本，但可以根據工作需要保存近期填的履歷表、簡歷表的重份或摘要登記表、卡片，該員一旦調走即可銷毀。軍隊和地方互兼職務的干部，主要職務在軍隊的，檔案由部隊的政治部保管;主要職務在地方的，檔案由地方的組織、人事部門保管。民主黨派和無黨派的愛國人士的檔案，由各級黨委統戰部門保管[1]。企業職工的人事檔案，由所在企業的勞動(組織、人事)部門保管。學生檔案由學校的學生工作部門或人事部門保管。

2.2 離休、退休人員人事檔案的保管范圍

黨中央、國務院管理的干部，是中共黨員的，其人事檔案由中央組織部(或人事部)保管;是民主黨派和無黨派愛國人士的，由中央統戰部保管;其他人員的檔案，由該人的管理部門保管;工人檔案，由所在單位的勞動(組織、人事)機構保管。軍隊高級干部的檔案，由總政治部保管;其他干部的檔案，由各大單位或軍、師級單位保管。

2.3 辭職、退職、開除公職及受刑事處分人員人事檔案的保管范圍

員工辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)后，已就業的，其檔案轉至有關的組織、人事、勞動部門保管;未就業的，其檔案轉至人事部門所屬的人才流動服務中心保管。員工被開除公職以后，未就業的，其檔案至勞動就業管理部門保管;已就業的，其檔案轉至有關的人事部門保管;凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管。員工受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由原人事部門保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安排工作的，其檔案由主管該人員的人事部門保管或政府所屬的人才流動服務中心保管。凡通過勞動部門就業的，其檔案由有關的勞動部門保管。員工出國不歸、失蹤、逃亡等，其檔案由原人事部門保管。

3 人事檔案工作的管理體制

人事檔案工作實行集中統一和分級負責的管理體制。人事檔案是人事管理活動的歷史記錄，是開展人事工作的必要條件，管理人事檔案是人事工作自身的需要，是組織、人事、勞動部門的職責。人事檔案應由各級組織、人事、勞動部門集中統一管理。我國現行的人事檔案的管理體制是:工人檔案由所在單位的勞動(勞資)部門管理。學生檔案由所在學校的教務或學生工作部門管理。軍人檔案由各級政治(干部)部門管理。干部檔案則按干部管理權限集中統一管理。各級組織、人事部門有明確的管理權限，分管哪一級干部，就管哪一級干部的人事檔案，做到“人檔統一”。我國人事檔案工作，目前仍實行分塊管理，干部檔案工作的領導與指導，由各級黨委的組織部負責。企業職工檔案工作由所在企業的勞動職能機構負責，接受勞動主管部門的領導與指導。學生檔案工作由所在學校的有關部門負責，由教育主管部門領導與指導。軍人檔案工作由各級政治(干部)部門負責領導與管理。

4 人事檔案的查閱

人事檔案的內容涉及黨和國家機密與個人隱私，查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發揮其應有的作用，又要貫徹執行保密法規和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。

4.1 查閱的原則和范圍

查閱人事檔案總的原則是:寬嚴適度，內外有別，靈活掌握，便于利用。就利用者而言，由于人事檔案是人事工作的重要依據和工具，組織、人事、勞動部門利用檔案應從寬，其他部門利用檔案應相對嚴一些。就利用范圍而言，高級干部、中級干部、有貢獻的專家、學者和有影響的知名人士，以及機要人員的人事檔案，提供利用時應從嚴掌握，嚴格審批手段，對一般干部、工人、學生的人事檔案，利用范圍可從寬一些。

4.2 查閱的要求

利用人事檔案必須符合查閱范圍的有關規定:利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員;組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續完備的信件;其他部門查閱人事檔案應持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批表》;查檔人員不得查閱本人及其親屬的檔案;未經領導批準，不得查閱同級人員的檔案，下級人員不得查閱上級人員的檔案[2];本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案;只準查閱介紹信或《審批表》中提到的有關內容，其他所要調查的內容拒絕提供。

4.3 查閱的程序和手續

查閱人事檔案，必須持介紹信或《審批表》，由主管負責人簽字并加蓋公章，報人事檔案部門審批后方可查閱。人事檔案一般不外借。在特殊情況下經過批準也可以短期外借，外借時須辦理以下手續:申請借閱者必須持有手續完備的《審批表》或介紹信，由人事檔案管理部門審核并經主管領導批準后，才能借出。借出時，要認真登記，除在“借閱人事檔案登記冊”上逐項登記外，還須填寫“人事檔案借閱卡片”并將借閱介紹信或《審批表》一起保存，供備查和催辦。歸還時，應認真檢查、清點無誤后再在登記冊和借閱卡上注銷。

4.4 出具證明和復制檔案材料的手續

利用者索取和出具人事檔案內容的證明材料，應履行必要的手續。凡符合調查證明材料范圍的縣級和相當于縣級以上黨委組織、人事、勞動、公安等部門、人事檔案管理部門可以依據利用者的需要，出具證明材料，經領導審閱批準后，加蓋公章，然后登記發出或直接交給利用者。檔案材料的復制，先由利用者提出申請，說明復制的內容和形式(手抄、復印、攝影)，份數和用途，經人事檔案部門審核批準后，方可復制。復制品應與原件內容一致，注明材料出處，復制日期，并加蓋公章，以示負責。

參考文獻

[1]朱玉媛.現代人事檔案管理.北京:中國檔案出版社，2002.

[2]張麗娟.干部人事檔案目標管理達標工作經驗與探討[J].中國科技信息.2006，(1).