現代人事檔案管理原則與模式

摘 要:探討人事檔案管理的基本原則與管理模式，集中統一、分級管理，維護人事檔案真實、完整與安全，便于人事工作及其它工作利用。人事檔案社會化開放式管理模式與傳統人事檔案封閉式管理模式處于并存發展階段。充分發揮人事檔案社會化開放式與封閉式管理模式管理的兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

關鍵詞:人事檔案管理原則管理模式

中圖分類號:G275.9文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(a)-0205-01

人事檔案是人事管理活動的歷史記錄，是開展人事工作的必要條件，管理人事檔案是人事工作自身的需要，是組織、人事、勞動部門的職責，人事檔案應由各級組織、人事、勞動部門集中統一管理。

1 人事管理的原則

人事檔案管理是在人事檔案工作實踐中逐步形成起來的。主要有集中統一、分級管理，維護人事檔案真實、完整與安全，便于人事工作及其它工作利用。在市場經濟條件下，人事檔案管理還是應堅持這些原則，只是在具體內涵上有所差異。

1.1 集中統一、分級管理人事檔案

人事檔案必須集中由組織、人事檔案部門統一管理，其他任何部門或個人不得私自保存人事檔案。分級管理是指全國人事檔案工作，由各級組織人事部門根據其管理權限負責某一級人員的人事檔案材料，并對人事檔案工作進行指導、檢查與監督[1]。如干部檔案就按干部管理權限統一由各級組織、干部部門分級管理，即管哪級干部，就管哪一級干部檔案。在市場經濟條件下，主要應注意級別不要分得太細。

1.2 維護人事檔案真實、完整與安全

人事檔案管理中不允許不實和虛假人事材料轉入人事檔案，應注意鑒別挑選真實內容的人事檔案材料;所謂完整，是要求保證人事檔案材料在數量上和內容上的完整無缺;安全則是指應盡一切可能最大限度地延長檔案壽命，同時不失密、不泄密。人事檔案材料形成于不同的歷史時期，它的產生與一定的歷史條件相聯系，并不可避免地帶有時代色彩。特別是在歷次政治運動中形成的人事檔案材料，確實具有某些局限性，有些內容現在看來是不妥甚至是錯誤的。維護人事檔案的完整、準確與安全是組織部門和每個干部的共同責任。如果只考慮到人事檔案的現實效用而熱衷于更改人事檔案有關內容，卻忽視維護其真實性，這不僅違反了歷史實際和客觀實際，背離了黨的實事求是的思想路線，而且會給人事檔案管理工作帶來一定的難度，也會對個人的培養和使用起一定的副作用，因而是不可取的。黨和國家對組織、人事工作歷來十分重視，為了確保人事檔案的真實性，中央組織部作出了一系列規定，從制度上保證人事檔案的真實性。中央組織部明確規定:凡是歸入干部檔案的材料，必須是經過組織程序、由組織審查認可的真實材料。這些歸檔材料一般是和干部本人見面的，內容準確、實事求是、手續完備，符合歸檔要求的。

1.3 便于人事工作和其他工作利用

人事檔案工作的目的，是為了提供利用，這也是衡量和檢驗人事檔案工作的重要標準。必須將這一原則貫穿到人事檔案工作的各個環節中去，成為制定方針措施和安排部署工作的依據和指針[2]。在收集、鑒別、整理等方面都要考慮這一原則，現在更應結合人事政策、制度及改革進程，積極主動為人事工作和其他工作服務。現代社會，還應堅持人、檔基本統一和適度分離的原則。人檔統一是指個人的管理單位和人事檔案的管理單位必須相一致，這樣做有利于個人的有關材料及時收集、整理歸檔，也便于檔案的利用，這就要求人事調動或管理權限變更時，檔案應及時轉遞，做到人檔一致。這種檔隨人走的做法一直被視為中外人事檔案管理的一大差異及我國人事檔案管理上的一大優勢，是人事檔案的相對集中與傳統人事檔案管理原則與體制的核心特征——人員的超穩定相連的必然結果，這一原則在過去是唯一的，是必須堅持的。

2 現代人事檔案管理模式

人事檔案僅有黨政機關干部人事檔案一種管理模式，其它類人事檔案幾乎都是以此為標準。隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用這一種模式管理所有類別人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求。

2.1 封閉式管理模式

人事檔案由單位內部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理。主要是領導或組織上使用，一般不對外使用。目前，對黨政機關、企事業單位在崗的國家干部、教師、科研人員等人事檔案大多實行這種管理模式。有利于本單位人事檔案的收集和管理。便于本單位領導及時使用其人事檔案。有利于人事檔案的保密。

2.2 開放式管理模式

開放式管理模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。人才市場建立的人事檔案管理機構，面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也是豐富多樣。利用者類型、利用者用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用。社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化和開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

參考文獻

[1]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社，2002.

[2]李玉芹.人事檔案管理的弊端與解決措施[J].山東檔案 2010(04).:75～76.