淺談Word中宏的使用方法

摘 要:Word是Office辦公套件中的主要組件之一，Word中的宏是被命名并被保存起來的一系列操作，執行宏就是順序執行它所包含的全部操作。在用Word進行文檔編輯時，可以運行事先編好的宏，來避免重復操作，以達到簡化操作，提高工作效率的目的。本文通過實例簡單介紹了Word中宏的使用方法。

關鍵詞:Office辦公套件 Word 宏

中圖分類號:TP31文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)12(b)-0020-01

Word是Office辦公套件中的主要組件之一，具有Windows的圖形操作界面，讓用戶能方便地處理文字、圖形和數據。能滿足各種文檔編排、打印需求，因其 “所見即所得”的排版功能而深受用戶的喜愛。

當我們在用Word編輯文檔時，不可避免地要重復一些操作，比如經常設置同樣的頁面、字體字號、段落格式等，這時我們可以用Word中的宏功能來簡化操作，提高工作效率。宏是被命名并被保存起來的一系列操作，執行宏就是順序執行它所包含的全部操作。在工作時，可以直接利用事先編好的宏自動運行，去完成經常需要重復的任務，目的是讓用戶文檔中的一些任務自動化。

Word提供了兩種創建宏的方法:宏錄制器和Visual Basic編輯器。其中使用宏錄制器可以快速地創建、編輯和運行宏，而使用Visual Basic編輯器可以打開已經創建的宏，查看和修改其中的代碼，也可以直接使用VB語言根據需要編寫自己的宏。為了方便使用，還可以把宏指定到快捷鍵、工具欄或菜單中。

1 創建宏

我們可以通過以下方法創建宏:

(1)單擊工具菜單中的宏命令，選擇級聯菜單錄制新宏，會打開錄制宏對話框;

(2)在“宏名”中輸入新創建的宏的名稱，默認的宏名為“Macro1”;

(3)在“將宏指定到”欄中，如果選擇工具欄圖標，可以將錄制的宏加入到工具欄中，也可以單擊鍵盤圖標，為新錄制的宏創建快捷鍵;

(4)在“將宏保存在”中可選擇默認的設置“所有的文檔(Normal.dot)”，這樣以后所有的文檔都可以使用該宏;

(5)在“說明”欄中可以輸入對該宏的功能描述，但最不能超過255個字符;

(6)設置完成后，單擊確定按鈕，這時在屏幕上會出現一個“停止錄制”的圖標;

(7)執行要錄制在宏中的操作;

(8)執行完后單擊“停止錄制”按鈕或單擊工具菜單中的停止錄制命令，完成宏的錄制。

例如，要創建一個設置頁面格式和字體段落的宏，并將其指定到常用工具欄中，可以進行如下操作:

打開一篇已有Word文檔，按以上操作打開錄制宏對話框，在宏名中輸入名稱如“YMSZ”，在“將宏保存到”欄選擇默認設置“所有文檔(Normal.dot)”，在“將宏指定到”中選擇工具欄圖標，彈出自定義對話框，選擇命令，拖動正在錄制的宏到常用工具欄中，這時可以單擊“更改所選內容”按鈕可以為該宏重新命名，或者選擇圖標等。單擊關閉按鈕，返回到文檔頁面，這時可以進行宏錄制的操作:單擊文件菜單，選擇頁面設置，設置紙張為A4，文檔的上、下、左、右頁邊距均為2厘米，然后按CTRL+A鍵選擇整篇文檔，設置字體為宋體四號字，設置段落為首行縮進2字符，行距為1.5倍行距，設置完畢，單擊停止錄制按鈕，這時就創建了一個名為“YMSZ”的宏，其操作是對文檔進行頁面和字體段落的設置。因為宏的使用范圍為所有文檔，這樣以后所有的Word文檔中都可以使用該宏。

2 運行宏

單擊工具菜單中的宏，選擇級聯菜單中的宏命令，可以打開宏對話框，其中包括已經錄制的所有宏，選擇要運行的宏，單擊運行按鈕即可運行所選宏。例如，要運行上例中創建的宏，在打開要應用宏的文檔中，單擊工具菜單中的宏命令，打開宏對話框，選擇“YMSZ”宏，單擊運行按鈕即可，也可以單擊常用工具欄上創建的宏按鈕直接運行宏。

3 刪除宏

打開Word文檔，單擊工具菜單中的宏命令，選擇級聯菜單中的宏，在打開的宏對話框中，選擇要刪除的宏，單擊刪除按鈕即可刪除所選的宏。

4 編輯宏

同樣單擊工具菜單中的宏命令，選擇宏打開宏對話框，選擇要編輯的宏名，單擊編輯按鈕，可以打開Visual Basic編輯器，查看宏代碼，也可以根據需要修改代碼。

注意:如果新錄制的宏名與Word中內置的宏同名，則新錄制的操作將代替原有的操作。例如，如果在Word中創建一個名為“FileNew”的新宏，則該宏將與Word中新建文件命令相對應，當執行新建文件命令時，將執行新錄制的宏的操作。單擊工具菜單中的宏，選擇級聯菜單中的宏打開宏對話框，在“宏的位置”中選擇“Word命令”，可以查看Word中內置的宏名。

另外，如果要刪除用宏命令加到工具欄上的按鈕，可以使用如下方法:打開Word文檔，單擊工具菜單中的自定義命令，在打開的自定義窗口中選擇命令選項卡，在類別中選擇宏，然后在右邊出現的窗口中，將通過工具菜單宏命令加入到工具欄的按鈕拖入到此窗口中即可。

5 結語

宏的應用很廣泛，可以進行一些日常編輯格式的設置，例如可以利用宏制作固定行數列數的表格、使用宏來創建特殊字符的快捷鍵等，還可以使用Visual Basic編輯器進行編程創建新宏，使宏的功能更加強大。

參考文獻

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