淺談高校檔案管理工作

中圖分類號：G47文獻標識碼：A文章編號：1008-925X(2011)09-0-02

摘要：由于高等教育事業的快速發展，高校檔案管理工作的推進，高校檔案管理工作的模式發生了質的變化，傳統的檔案管理工作方式已經不適應現代化發展的要求。本文從要求檔案管理工作者增強檔案意識、提高人員素質、增強制度意識、提高現代化管理意識和現代化技術運用的能力等幾個方面入手，滿足學校教學、科研和服務社會的需要，為構建社會主義和諧社會服務。

關鍵詞：高校 檔案管理 檔案工作探討

隨著高等教育事業的快速發展，高校檔案業務建設的推進，使原有的檔案學理論和檔案工作模式發生了質的變化，檔案管理工作也由傳統方式向計算機管理發展，由經驗管理向科學管理發展，傳統的文書檔案管理工作已越來越不適應發展的形勢。計算機應用、網絡化管理成了知識經濟時代的檔案管理標志，也是歷史發展的必然趨勢。因此，加強檔案管理的現代化建設，滿足學校教學、科研和服務社會的需要，已成為當前高校檔案管理工作中的一項重要任務。

一、加強宣傳教育，增強檔案意識

高校檔案是高校發展的歷史記錄，是高校教育工作的重要環節。高校檔案管理工作相對于高校其他工作來說一直處于比較邊緣的地位，特別是一直缺乏宣傳，取得的經濟效益也不明顯，以致于很多高校對此項工作重視不夠，不肯投入適當的人、財、物資源。高校檔案管理工作，必須全面貫徹執行黨的方針、政策、法律、法規，加強和開展各種形式的檔案宣傳教育工作，讓廣大師生深入了解和充分掌握、運用檔案法以及檔案實施辦法，做到有法可依，依法建檔，消除師生對檔案的陌生感、神秘感，并通過開展宣傳教育，增強廣大教職員工和學生關心、支持學校檔案事業的發展和建設。在宣傳教育方面，各高校可根據自己的實際情況，舉辦檔案法制教育展覽以及專題講座等形式，將檔案法規條文及時向全校教職員工進行宣傳，讓廣大教職員工反復學習，熟悉檔案法規的內容。在開展以上宣傳工作的基礎上，同時也可將有關檔案條款、學校及檔案工作的成就、違法典型案例和先進典型等制作成專題教育片或圖片，組織教工進行觀看、參觀，以實例的形式用事實教育廣大教工，使他們能更加重視和認識到檔案工作的重要性，以達到多角度、多方面對檔案法規宣傳的目的，增強教工的檔案意識，促進檔案事業的發展。

二、做好高校檔案管理工作必須提高管理人員的素質

（一）要有良好的職業道德素質和政治思想素質

檔案管理人員應具有正確的世界觀和人生觀，能用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論武裝自己的頭腦，認真踐行“三個代表”重要思想。要以敏銳的信息素質，超前的意識，清楚未來檔案管理工作的職能和任務，以開闊的胸懷接受新的信息技術和服務方式；要善于運用創新性思維去分析和解決各種問題，適應瞬息萬變的時代。要用自己的專業知識和相關知識，過硬的計算機操作技術進行信息系統的分析、維護、設計和評價的能力，對多媒體信息及信息的管理能力，樹立整體意識、主體意識，忠于職守。

（二）要轉變思想觀念，更新服務意識。

按照建設社會主義和諧社會的客觀要求，“把‘封閉自守’、‘墨守成規’的觀念換成開放積極創新的觀念；把滿足現狀求穩怕險的觀念換成敢想敢干、開拓進取的觀念；把就檔案論檔案的單純業務觀念換成密切注視社會經濟發展、為經濟建設和社會全面發展服務的觀念；把檔案行政管理主要是搞業務指導的觀念換成主要依法管理檔案事業的觀念；把坐、等、靠、要的觀念換成為發展檔案事業積極主動地爭取和創造條件的觀念；把檔案部門不大重視經濟效益的觀念換成重視社會效益的觀念；把認為檔案部門無所作為的消極思想換成檔案工作大有作為的觀念。逐步清除新形勢下產生的攀比心理、從眾心理、拜金主義、功利主義和一些模糊認識。”因此，這就是我們轉變思想觀念，強化思想教育的出發點和根本歸宿。

（三）要樹立敬業精神，集體意識，培養團隊精神

“千頭萬緒人為本”，充分調動人的積極性尤為重要。如果每個人都用自己的“人格力量”去影響別人，做到“愛、專、干”，就一定把工作做好。同時，嚴于律己，要求別人做到的，自己首先做到，要求別人不做的，自己首先不做。愛崗敬業，樂于奉獻，那么，這個團隊肯定是戰無不勝的。筆者認為要樹立團隊集體意識應從以下幾方面入手：

1.要培養工作人員的團隊集體情感。培養工作人員對團隊集體的歸屬感，熱愛團隊集體。只有熱愛才會發自內心去維護團隊集體，產生凝聚力。團隊集體情感是凝聚團隊工作人員的無形紐帶。

2.要樹立工作人員共同的目標和利益。團隊集體要重視每個工作人員的利益，協調好工作人員之間的利益關系，協調好工作人員與團隊的利益關系，盡量使每個工作人員的目標和利益與團隊集體的目標和利益一致，使團隊成為維護和實現大家利益的共同體。大家為了共同的目標走到一起來，就要齊心協力為實現團隊集體的目標而努力工作。

3.要擴大參與，加強溝通。領導者要相信下屬，發揮大家的智慧和力量為檔案事業獻計獻策，調動參與的積極性。要為管理者與工作人員之間、工作人員之間與管理者之間的相互溝通和交流，積極創造條件。在團隊集體中形成上下之間、工作人員之間誠摯溝通、相互信任、相互合作的良好和諧氛圍。

4.要樹立團隊集體精神。在工作中既要注意個人能力的發揮，又要注重整體配合，使大家意識到個人失敗就是團隊集體的損失。大家時時處處要有大局觀念，樹立校興我榮，校衰我恥的思想，以團隊集體利益為重，團結協作，共同前進。

三、完善制度建設，培養制度意識

檔案管理規章制度具有引導作用、制約作用、激勵作用。每位工作人員必須自覺遵守各項規章制度。制度具有嚴肅性、群眾性、強制性、規范性等特點，每一位工作人員必須自覺遵守、認真執行，嚴格按照各類檔案管理辦法、細則、規定辦事，以增強制度意識，用制度來約束學校每位成員的行為。

規章制度制定之后就要不折不扣地堅決執行，不論誰違反制度都應自覺接受制度的處罰。尤其是領導者更應自覺遵守，帶頭執行。領導者的以身作則，率先垂范，就是對群眾無聲的命令。

四、提高現代化管理意識和現代化技術運用的能力

隨著現代信息技術的迅猛發展，高校檔案業務建設的推進，高校檔案管理工作由原來的手工管理發展到現在的計算機管理，這就要求檔案管理人員必須提高現代化管理的意識，具有現代化管理技術應用的能力。同時計算機應用技術不斷更新，從最初的文件目錄檢索發展到多媒體技術、網絡技術在檔案管理現代化管理中的應用，形成以信息管理理論和計算機相結合的現代化檔案管理體系。

綜上所述，只有做好高校檔案管理工作，才能更好地為學校教學、科研、黨政管理、學生工作等方方面面的工作服務，為高等教育事業的健康發展服務，為新時期構建社會主義和諧社會服務。

參考文獻：

[1]黃河.試述新時期檔案局館風建設[J].檔案學通訊，1999（4）