淺議如何搞好學校檔案管理工作

摘要：校學檔案是學校廣大教職員工在教育教學工作、學校管理及其他各項工作和學習等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結晶，是歷史的憑證，是學校的財富。學校檔案工作是學校各項工作的重要組成部分。因此，加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的需要。

關鍵詞：檔案管理 利用 校學

一、提高對檔案管理工作重要性的認識

1、加強意識，建立機構

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。

2、加強檔案管理觀念工作是服務于現實的需要

學校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉變觀念，要主動自己聯系市場，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。

二、學校檔案的分類及管理制度

學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。

文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經過立卷歸檔的文件材料，是學校領導進行決策、總結工作、制定計劃的可靠信息資料。

教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是衡量一個學校辦學水平的標志，又是進行教學活動和教學科研不可缺少的依據和參考評比。

基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，有規可循，規范檔案工作的各個環節上的程序和標準，增強檔案管理工作的縝密性，避免無序化。可以說檔案的準確分類和健全的管理制度對促進學校檔案工作科學化、規范化建設具有重要作用。

三、健全學校檔案管理工作的具體內容及方法

1、學校檔案的收集

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。

2、學校檔案的整理

整理工作是檔案管理基礎工作中的主要環節，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補充，應嚴格按照統一的規范要求整理，才能達到提高案卷質量的目的。按照文書、教學、學籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規律，保持其結構的完整性；按照學校檔案的來源時間、內容和性質等條件保持其歷史聯系性，充分利用原有的整理基礎，使之保持其系統性，便于學校檔案的安全保管和方便利用。

3、學校檔案的鑒定

檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學校檔案鑒定的主要任務是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區分重點，使學校有價值的重要檔案得到重點保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學校檔案鑒定要堅持按內容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數量大、種類多、內容復雜的學校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。

4、學校檔案的保管

檔案保管工作是檔案工作的一項重要的基礎工作。學校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會的不利因素對學校檔案的損毀，切實保護學校檔案的完整和安全，不斷提高學校檔案管理的科學性。學校檔案保管要堅持“以防為主，防治結合”的方針。

5、學校檔案的統計

要以表冊、數字的形式，揭示學校檔案與檔案工作的有關情況。其主要內容包括學校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況；認真填報上級教育行政部門印發的有關統計報表。

6、學校檔案的利用

學校檔案信息資源開發與利用，堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務工作，強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

7、努力實現管理手段的現代化

實現管理手段現代化就是利用計算機等現代設備對檔案進行存儲、檢索、統計分析等，由傳統的手工操作過渡到以電子計算機為中心的現代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。因此在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微機、掃描儀、刻錄機等現代設備。這是檔案工作逐步實現現代化的先決技術、條件保證。

總之，學校檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，在做好檔案收集、整理、歸檔的同時，利用好學校檔案資源，采用先進技術設備，運用科學的管理方法，實現檔案現代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。