高校檔案管理中信息技術應用現狀調查研究

【摘要】本文對河南省高校檔案管理中信息技術應用現狀做了調查研究， 并針對現狀， 多角度、全面地分析了影響檔案工作發展的各種因素， 進一步提出了高校檔案的信息化管理建設對策。

為了更好地利用和發揮信息技術在高校檔案管理中的作用， 筆者以本省高校為研究對象， 采用調查法、文獻研究法等進行調查， 且在此基礎上， 進一步發現高校信息技術在實際應用中存在的問題， 并嘗試探尋解決問題的方法。

一、高校檔案管理工作中應用信息技術的現狀

（一） 管理體制及運行機制情況

通過調查統計， 我省35 所本科高校中檔案管理部門為處級建制的僅有3 所： 河南大學、河南師范大學、鄭州輕工業學院， 其他均隸屬辦公室或圖書館， 為其一個科室，而且檔案館（室） 內部沒有專門的檔案信息化或信息中心設置。35 所高校中僅有幾所有檔案工作發展規劃， 且分散在學?？傮w規劃中， 占據篇幅不到半頁甚至幾行。

（二） 檔案信息化建設情況

高校檔案信息化基礎設施建設包括硬件、軟件設施兩個方面。硬件設施主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器和其他必備的組件。軟件方面， 包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關程序和軟件等。在檔案信息化基礎設施建設方面， 各高校差異較大： 有的高校檔案部門軟硬件配套完整， 有的卻僅僅有幾臺電腦座位擺設； 有的高校檔案部門在購置軟硬件時， 不管是否需要，統統購置； 有的高校檔案部門軟硬件一應俱全， 但就是沒有真正派上用場。

據調查， 我省高校最早應用檔案管理系統軟件是在1995 年， 當時僅有3 所使用， 近年來雖有增長， 但截止到2010 年12 月使用檔案管理系統軟件的高校也只有17 個，只占48.8%， 并且， 引進的檔案管理軟件并沒有在全校推廣使用。2010 年， 檔案數字化的案卷級信息9 所， 占使用軟件學校的52.9%， 著錄案卷級信息最少的257 條， 最多的22519 條， 著錄文件級信息的只有9 所， 全文的2 所，多媒體（音） 視頻的1 所。硬件建設方面， 各高校均配備了計算機等檔案數字化的基本設備， 能夠基本滿足檔案信息化建設需求， 但打印機、復印機、掃描儀、服務器等現代化辦公設備有的高校還是空白。同時， 各高校辦學規模的不斷擴大， 檔案數量也逐年增加， 現代化辦公設備設施的數量和質量亟待進一步提高。

通過訪談中筆者發現， 在日常檔案工作中， 經常利用檔案管理軟件進行檔案整理、查閱的高校不到一半。大部分高校雖然擁有檔案管理軟件， 但檔案數字化信息少之又少， 很少使用或根本沒使用過軟件系統進行檔案管理。從館藏資源載體來看， 檔案載體比較單一， 不能滿足廣大檔案利用者視聽信息的需求?？傊?， 在硬件建設存在重建設輕應用現象， 造成了很大的資源浪費， 在軟件建設中先進檔案管理系統的缺乏、檔案資源載體的單一性業已成為檔案信息化發展的瓶頸。

（三） 檔案隊伍建設情況

調查顯示， 該省高校的檔案隊伍從年齡分布來看， 35，歲以下25 人， 占總人數的17.7%； 35-50 歲69 人， 占總人數的48.9%； 50 以上47 人， 占總人數的33.3%。學歷方面， 本科及以上122 人， 占總人數的86.5%； 專科及以下19 人， 占總人數的13.4%。檔案專業職稱119 人， 占總人數的84.4%； 其他專業職稱22 人， 占總人數的15.6%?？v觀全省高校， 從年齡、學歷、職稱結構各方面整體來看檔案隊伍配備比較合理， 但在發展中出現了嚴重的短板現象，有的高校在人員配備方面極不科學： 老齡化問題嚴重， 青黃不接， 學歷、職稱結構不科學， 并且每所高校檔案部門工作人員平均才4 人， 人員編制嚴重不足。在訪談中發現，有的高校檔案隊伍、現代化辦公設備等配置比較科學合理，但工作進展依然遲緩， 究其原因： 檔案意識淡薄、管理松懈助長了檔案人員的惰性， 加之對現代信息知識、技能不甚了解， 對網絡、多媒體、軟件的管理維護更是知之甚少，檔案用機及管理軟件出現問題時不能及時排除障礙?？梢姡瑢ζ溥M行現代辦公設備及軟件操作的培訓十分必要。

綜上所述， 目前我省高校信息技術在檔案管理應用中存在著諸多問題， 主要原因有體制不健全、軟硬件建設不足、管理方式滯后、檔案隊伍信息技能缺乏等。這些問題嚴重阻礙了高校檔案信息化建設的進程， 如何解決這些問題是我省高校檔案工作的當務之急。

二、建設對策

（一） 加強意識， 統籌規劃

高校各級領導應作為貫徹執行《檔案法》的帶頭人，首先要增強自身檔案意識， 積極做好宣傳工作， 在宣傳中抓落實， 在貫徹中抓成效， 力求三個到位： 一是領導認識到位。把檔案工作列入議事日程， 提高其社會地位是見證學校領導對檔案工作重視與否的體現。把檔案綜合管理達標升級工作真正列入學校的議事日程， 并定期對檔案綜合管理進行監督、檢查、指導。做到年初有計劃、年中有檢查， 并把考核結果與晉升專業技術職務和提拔掛起鉤來，切實使學校檔案管理工作走向正規化、標準化。二是學校投資到位。資金、先進的現代化辦公設備是檔案數字化建設得以順利進行的保障。充分利用計算機這種現代管理工具， 提高計算機進行檔案管理的水平， 是實現高校檔案管理工作科學化和現代化的必備條件。三是管理到位。為全面提升檔案現代化管理水平， 各高校應把建立健全檔案管理各項規章制度作為第一要務， 特別是要想使信息化工作落到實處， 《檔案工作激勵機制》的建立尤其重要。同時，在對檔案信息化工作的評估中， 必須建立相應的評價體系和激勵機制， 予以認可和獎勵， 以激發檔案工作人員的積極性。

（二） 統一領導， 雙軌并行

近年來， 由于各高校合并、重建新校區， 異地辦學體制下檔案不宜集中管理， 針對這一特殊情況， 各高校檔案工作可以按照統一領導、分級管理的原則， 推行“集中+分散” 的管理模式， 總校區的檔案集中統一管理， 分校區設立檔案室或檔案分室， 部分檔案可以單獨管理。分校區可建立虛擬校園網， 分配給檔案管理系統賬號， 實行網絡管理， 定期進行技術指導和業務培訓。

（三） 加強建設， 營造環境

首先， 軟件建設要上水平。目前， 市場上檔案管理軟件紛繁復雜， 引進先進、穩定、性能完善的檔案管理軟件是檔案信息化工作順暢開展以及長遠發展的保證。其次，硬件要重建設重應用。配備足夠數量的先進的現代化辦公設備， 是加速檔案信息化建設進程的基礎。另外， 在加強設備投入的同時， 加強設備的管理、應用和維護， 樹立管理人員的服務意識， 保障設備的良好性能， 提高設備有效的利用率， 避免出現重建設輕應用現象。

（四） 改善體制， 堅持創新

要使檔案工作蓬勃向上， 跟上時代的節奏， 必須最大限度地調動一切積極因素， 棄舊建新， 創建一套充滿活力的管理、運行機制， 堅持創新： 1.創新內部管理， 提升現代化管理水平， 力求現代化。購置先進的檔案管理軟件（網絡版） 改變傳統的手工方式， 以智能化的計算機管理為主， 工作環節以監控信息為核心。在全校范圍內全面推廣運行檔案網絡管理軟件， 實行網絡管理。2.創新管理思路，提高檔案隊伍素質。緊跟時代步伐， 積極加強檔案人才隊伍建設， 加大檔案管理人員的培訓力度， 加強新知識、新技術的學習和掌握， 培養和造就既有檔案專業知識， 又掌握現代化管理手段的檔案專業人才。3.賦予檔案館（室）一定的人事權力。以高校檔案館（室） 為主， 對各立檔單位兼職檔案員進行考核， 這樣能強化檔案館（室） 的行業管理職能。高校檔案工作人員要保持相對的穩定， 不要輕易換崗。

（五） 建立架構， 實現對接

存在多個獨立管理軟件的高校， 在檔案信息化建設中可采取“313” 架構建設， 即3 個重點數據庫（目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫）、1 個服務平臺（面向互聯網為學校、社會各界提供學校公開信息及館藏開放檔案資料閱覽服務平臺）、3 個歸檔電子文件無縫對接管理系統（招生錄取系統、統招畢業生學籍管理系統、函授畢業生學籍管理系統等等）。這將會大大節省勞動力， 推進檔案信息化的建設進程。