本科教學水平評估視閾下的高校檔案管理工作

【摘要】學校檔案是教學、管理等各項活動中形成的最原始的記錄， 檔案資料的質量影響著本科教學水平評估的結果， 評估的結果將直接影響高校的聲譽、地位、前途和命運。對由專科院校升格合并的本科大學來說， 學校檔案管理更是至關 重要。高校的領導和檔案管理人員應針對檔案管理工作中存在的問題， 提出切實可行的解決方案， 并加以實施， 確保評估 工作取得較好的效果。

高校檔案是學校教育、教學、管理等活動的真實記錄， 是各項活動的最原始記錄， 是學校教學、科研、教師職稱 評定、教代會、學代會以及教育教學評估等各項工作最原 始的信息來源， 既是以往工作成果的歷史積累， 也是今后 學校發展的基礎， 對學校各項工作起著不可替代的借鑒、 依據、憑證作用。隨著高等教育事業的不斷發展， 高等學 校的檔案工作也有了長足的進步。檔案管理工作受到了各 級領導的重視， 被列入了領導的議事日程， 檔案工作人員 的業務水平也不斷提高， 這使檔案工作為教育教學、科研 等工作的順利完成奠定了基礎。但在實際工作中， 筆者 發現高校檔案資料的收集、整理、歸檔仍存在不少問題， 現做簡要闡釋。

一、本科教學水平評估與檔案管理之間的關系

高等學校的檔案不僅記錄了學校發展的全過程， 同時 詳細地反映了一所學校的全貌。它隨著學校的建立而產生， 隨著學校的發展而積累、豐富。檔案的查考、依據作用就 在于它的原始性和可靠性。通過檔案這一真實可靠的歷史 記載， 我們可以更加全面地了解過去， 預測未來， 從中尋 求學校發展的規律， 并做出科學決策以促進院校教學、科 研等工作科學、有序地發展。

教育部開展的高等學校本科教學水平評估是對各高等 學校教學質量和學校綜合能力的全面檢查。通過評估可以 加速高校教育教學改革的速度， 提高其教學的質量， 使高 等教育更加適應社會發展的需要。高等學校教學水平評估 組在對各高等院校進行評估時主要以查看資料、個別談話、 問卷調查、測試等形式對學院教學、科研、行政管理、學 院建設等進行全面細致地檢查， 并做出公平、公正的評價， 評估的各項評分標準都是以教學、文書檔案及學院的軟硬 件建設為標準的。這就充分說明豐富、完整的檔案材料是 評估工作的憑證和依據， 它將直接影響評估的結果。評估的結果則直接影響到學校的前途、命運、社會聲譽和社會 地位， 關系到廣大師生員工的切身利益。

隨著高校教學水平評估活動的深入開展， 各高校管理 者已深切認識到檔案在評估工作中的重要地位， 教學評估 和檔案的關系是一種相輔相成、辯證統一的關系。一方面 教學評估依賴于高校的各類相關檔案， 另一方面教學評估 又可以促進高等學校檔案的建設， 因此規范檔案管理對保 證高校本科教學水平評估工作的順利開展起著至關重要的 作用。為了順利通過評估并取得好的結果， 我們應優化和 加強高校教學檔案的管理， 在日常教學和管理工作中認認 真真扎扎實實地做好教學檔案的收集和整理工作， 充分發 揮檔案的作用。

二、高校檔案管理存在的問題

在評估檢查中發現大部分高等學校都存在著平時檔案 管理不夠規范， 臨時補充材料的現象， 嚴重影響了評估工 作的進程和評估質量。長期以來， 絕大多數高校缺乏科學、 合理、可行的檔案管理體制， 沒有形成檔案管理工作的良 性循環和長期機制， 致使檔案的收集、整理、保管、檢索、 編研和利用中存在不少問題， 影響了高校檔案的歸檔率、 完整率和合格率。體制和制度的不健全導致檔案管理人員 不穩定， 檔案材料的收集不及時、整理不到位， 檔案缺失 等諸多不良現象。目前大多數高校的檔案管理仍采用傳統 的手工管理方式， 自動化成分不是很高。高校檔案管理部 門落后的軟硬件設備和傳統滯后的管理手段， 限制了高校 檔案利用工作的全方位開展和案卷質量、服務水平的提高， 不能適應信息化社會的要求和教育教學工作的需要。多數 高校的檔庫房達不到“八防” 要求， 與整齊、規范統一的 要求相差甚遠。檔案庫房的設施設備不夠齊全， 沒有專門 的辦公條件和設備， 庫房分散， 辦公室緊張； 沒有單獨的 閱檔室。我院現有專職檔案工作人員2 人， 查閱檔案時沒 有單獨的閱檔室、復印室， 將檔案搬來搬去， 嚴重影響了 檔案的保管、利用和安全。個別單位綜合檔案設防意識不 強， 管理體制不到位， 部分檔案積壓， 受損嚴重， 造成了 檔案資料的嚴重毀壞和丟失， 從而制約了檔案信息化發展 的進程， 影響了檔案提供利用的效率和作用。

三、建議及對策

1.提高認識， 更新觀念， 加強業務培訓

首先， 管理者特別是高校的領導應提高認識， 把檔案 現代化管理工作納入自己工作計劃和議事日程中， 為檔案 部門提供良好的工作條件， 支持檔案部門參加學校的各項 重要活動。其次， 提高檔案管理人員的現代化管理意識。 作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性， 積極參與學校的各項活動， 主動、及時地為學校工作提供 優質服務， 切實加強對現代化管理技術的學習和研究， 主 動適應高校現代化發展的需要。最后， 有關領導要充分認 識到繼續教育的重要性、急迫性和必要性， 把檔案管理隊 伍建設納入高校師資隊伍建設中去， 采取多種渠道加強檔 案管理人員的繼續教育。

2.加快信息化進程， 進行重點目標建設

近年來， 國內外在檔案信息化建設方面已取得了很大 進展， 檔案管理工作的社會服務功能大大加強， 但我國高 校檔案信息化進程相對滯后， 因此， 加速高校檔案館數字 化、網絡化和檢索自動化建設， 已成為當前高校檔案管理 工作的當務之急， 也是使高校檔案管理工作取得重要進展 的突破口。目前， 高校正處于最好、最快的發展時期， 我 們應抓住當前的有利時機， 借助高等學校教學水平評估的 東風， 根據高校檔案工作性質和特點， 有重點、有步驟地 進行檔案信息化建設。

3.開發教學檔案信息資源， 更新服務理念

搞好教學檔案信息的收集和整理是高校教學檔案信息 化建設的基礎。但整個檔案工作的重點在于開發利用檔案 的信息資源， 教學是高等學院各項工作的重點， 因此， 開發利用教學信息資源是當前檔案管理部門的首要工作。檔案部門要緊緊圍繞教育教學這個中心， 努力更新思想觀念， 認真分析、了解評估工作對檔案利用的需求方向， 不斷創 新服務方式和手段， 更新服務理念； 通過校園網及其他網 絡， 增加信息量， 改變先前的封閉管理形式， 在保證檔案 安全的前提下提供開放服務， 把存放的教學檔案信息及時提供給需要者， 真正做到資源共享， 方便、快捷， 服務教 學第一線。

實現高校檔案的網絡化、信息化、集中統一管理， 是高校檔案現代化管理的目標之一。這一目標能否盡快盡早地實現， 不僅關系到高校檔案事業的發展， 而且影響各高等學校本科教學水平的教學質量。當前高校在進一步深化 教育教學和管理改革， 接受教育部的教學評估， 這為高校檔案事業的發展帶來了新的契機和新的挑戰。作為檔案人， 我們要抓住機遇， 解放思想， 更新觀念， 以現代信息技術為核心， 加快檔案工作的改革步伐， 以適應學校教育、管理及各項工作的需要， 更好地為學院和社會發展的需要服務。

【參考文獻】

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【作者簡介】宋美霞（1978.8—）， 女， 河南扶溝人， 本科學歷， 館員。