供電企業集中采購合同管理的風險及其防范

供電企業的物資集中采購是通過采購合同實現的，采購合同是雙方進行交易的依據，是保證供需雙方合法權益的法律文本；是進行物資配送、質量驗收、倉儲管理和貨款結算的唯一依據；采購合同的有效簽訂與正常履行，是供電企業生產經營的基本保障。因而，加強對供電企業物資集中采購合同的管理，已成為預防供電企業經營風險的一個重要方面。

一、當前供電企業集中采購合同管理中存在的風險

1.對供應商的選擇考評機制不健全。供應商的履約能力非常重要，產品質量過硬、價格合理、服務優質的供應商是物資集中采購合同得到全面履行的基本保證。因而對供應商的選擇考評機制是集中采購合同管理的基礎環節。但當前供電企業在供應商的選擇過程中，考評指標的設立還不夠合理，往往單純以價格為標準，或者偏重照顧電力行業內部供應商，沒有充分權衡供應商的產品質量、供應能力、供貨周期、企業信譽、售后服務、技術支持、需求響應等因素。而且，供電企業在供應商網絡的搭建過程中還缺乏一個對供應商的履約水平、售后服務質量等進行系統評估的動態考評與優勝劣汰的退出機制。準入的不夠嚴格與退出機制的缺失導致供電企業物資集中采購供應商的供貨與履約能力參差不齊，給采購合同簽訂后的履行埋下了諸多隱患。

2.物資采購合同文本欠規范、周全。根據《合同法》第2條的規定，合同是平等主體的自然人、法人及其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。也就是說，“合同是一種能發生法律效果的合意，依法成立的合同，對當事人具有法律約束力，當事人應當按照約定履行自己的義務，不得擅自變更或者解除合同。”因而好的合同文本應當內容全面，條款齊全，用語無歧義，對雙方的權利義務界定明確，這樣才能避免糾紛，將法律風險降到最低。但從現實中所看到的供電企業集中采購買賣合同的文本來看，還欠規范和周全。合同文本涉及的主要內容有合同貨物及數量、價格與付款方式、交貨時間與地點及合同生效日期等，而缺乏對于貨物驗收標準與驗收方法、違約責任、爭議解決方式等內容的約定。此外，合同文本也沒有針對供應商預留開放式空白條款，如果采購的是特定物資對供應商有特殊要求的話，因合同文本中預留條款的缺失，難以將對供應商的特殊要求在合同中加以體現。供電企業采購合同文本存在的這些欠缺會使得合同的履行缺乏相應的約束，給合同的后期履行帶來巨大的法律風險。

3.合同履行的監控制度不完善。合同簽訂的目的是為了合同及時有效地履行，防止違約行為的發生。為了實現合同目的，供電企業作為物資集中采購合同中的買方，對賣方的履約行為進行監督是十分必要的。其監督的具體內容包括供應商交付貨物的型號、規格、質量、數量是否符合合同約定，交貨的時間、地點是否符合合同要求，約定增加的附加服務是否得到履行，以及合同的調整和變更是否及時辦理了相關手續等內容。從合同履行監控的內容不難看出，對于合同履行的監控是一個動態的連續過程，它不僅需要賣方的配合，而且需要買方內部之間多個部門的協同。從當前的情況來看，供電企業的合同履行監控制度還不夠完善，監控的力度還不夠。主要表現為作為物資需方的項目建設管理基層單位對供方履約的監控重視程度不同；項目建設管理基層單位與作為買方合同服務執行單位的供電企業物流服務中心的溝通協調有待加強；供電企業物流服務中心內部的配送部門、質量部門、合同部門、財務部門之間的協同有待進一步強化；因合同的采購數量、價格及其它條款發生變更時，雙方辦理變更手續的及時性、嚴謹性還有待加強等。

二、加強供電企業集中采購合同管理的必要性

1.合同風險的客觀存在要求供電企業加強集中采購的合同管理。合同的簽訂和履行是企業經營活動的重要表現形式。在市場經濟條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確雙方權利義務關系而簽訂的合同，是一種受法律保護的民事法律關系。但在合同簽訂的同時，就存在合同無效、合同被撤銷、或一方違約的可能，從而可能給企業造成損害，帶來不利的法律后果。據統計，“在合同履行方面，我國91.4%的企業不同程度地存在合同糾紛，其中7.1%的企業合同糾紛為10起以上”。 這說明在社會誠信整體缺失的背景下，合同糾紛越來越成為企業經營中的潛在風險，威脅到了企業的整體經營安全。對于供電企業而言，物資集中采購的簽約數量逐年增加，采購的物資種類繁多，合同標的額大，履約時間長，涉及的部門和人員廣泛，如果合同管理失控的話，則潛在的風險很有可能轉化為現實的糾紛，對企業造成損害。因而合同風險的客觀存在要求供電企業采取措施，加強物資集中采購的合同管理，以維護正常的生產秩序，保障企業的生產經營安全。

2.良好的合同管理是供電企業生產安全的必要保障。現代企業間的經營活動，主要是通過書面合同形式進行的，規范有序的合同行為，是企業良好生產秩序的基本保證，也是企業生產安全與生產效益的必要保障。供電企業的生產具有極強的連續性，保障電網安全，提高供電的可靠性及穩定性是供電企業的生命線。由于供電企業生產的特殊性，使得供電企業生產所需的物資大多為專用物資，通用性較低，而且對物資的技術質量要求也很高。因而為了維護供電企業的生產安全，保障其生產效益，必然要求加強對供電企業物資集中采購的合同管理，提高所采購物資的可靠性，避免缺貨風險，以保障電網安全，維護供電企業的正常生產經營。

三、加強供電企業集中采購合同管理的構想

1.健全供應商的選擇考評機制。供應商良好的履約能力是集中采購合同得到全面、適當履行的基本保證。因而，加強供電企業集中采購合同的管理，首先需要健全對供應商的選擇考評機制，做好集中采購的尋源管理，為合同的簽訂把好源頭關。供電企業應當按照“控制總量、優化結構、優勝劣汰、動態管理”的原則，確立統一的物資集中采購合格供應商清單，只有進入清單的供應商才有資格參與集中采購的招投標。對于進入清單的供應商，還應當按照產品類別、行業地位、產品質量性能、注冊資本、企業信譽等因素進行分級管理，以保證同等條件下的有效競爭。此外，還要制定供應商評價細則，建立供應商定期考核機制，加強對供應商的動態評估和業績評價，引出退出機制。每年從合同的履行、產品質量、售后服務、供貨周期、供貨能力、技術支持、需求響應、企業信譽等方面對供應商進行系統的評估，對達不到要求的供應商進行淘汰，形成新的年度合格供應商清單，堅持選擇價格合格、質量過硬、服務優質、業績突出的供應商作為采購的主渠道，以優化供應商資源。

2.提高合同文本質量，強化對合同的審查會簽。合同文本對雙方當事人權利義務的明確約定是減少合同糾紛，防范法律風險的一個重要方面。當前供電企業已就物資集中采購制定了格式文本，但尚不夠規范和周全。為了進一步提高合同文本的質量，供電企業應組織企業法務部門、技術部門、財務部門等對合同文本進行集中的修改完善。要針對合同的每一條款進行嚴格的梳理審查，仔細推敲，不僅要審查文字表述，更要審查條款的實質內容，堅決杜絕含義含糊的條款在合同文本中出現，增強條款的可操作性，并在合同文本中增加關于貨物驗收標準與驗收方法、違約責任、爭議解決方式等內容，預留對于供應商設定特殊要求的開放式空白條款，增強合同的規范性、嚴謹性和完整性。此外，為了進一步堵塞漏洞，對于集中采購合同還應建立合同簽訂前的法務部門、技術部門、財務部門等相關職能部門的審查會簽制度，通過合同會簽單來保留管理痕跡，強化內部控制，以便在合同的審查會簽過程中進一步查找漏洞，降低采購風險。

3.完善合同履行的監控制度。在具體的采購合同簽訂之前，供電企業應當做好對供應商的資信審查和合同簽訂人的人員身份審查工作，確保合同的有效性。但對于供電企業的物資集中采購而言，簽訂一個好的合同只是一個良好的開端，而合同的全面履行才是關鍵。為了保證合同的正常履行，應當建立相應的合同履行監控制度，對供應商的履約情況進行核查和管理，監督審查供應商的履約行為是否符合合同要求，是否全面和適當。對于供電企業而言，完善合同履行監控制度的重點應當是加強內部制度的建設，完善合同履約管理的工作流程。具體而言，應當進一步明確項目建設管理基層單位與供電企業物流服務中心配送部門、質量部門、合同部門與財務部門之間的職責分工，落實人員責任，制定通過表單，依通過表單的簽署、記錄和傳遞，保留管理痕跡，強化內部責任和管控，加強內部和溝通與協同，以保證管理工作的有效銜接，對合同履行中出現的問題及時采取措施，督促供應商全面、適當的履行合同。通過對合同履行過程的全過程動態監控，降低對方違約的風險，預防糾紛的發生。此外，對于合同履行過程中的數量、價格及原來約定的其它事項發生變化時，應當及時辦理變更手續，或簽訂補充協議，并由雙方進行簽認，作為原合同文本的補充，以保證合同文本的嚴謹性，減少合同履行期間的失誤和爭議。

（作者單位：湖南省電力公司物流服務中心）