淺析企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的實(shí)施

[摘 要] 企業(yè)建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)和應(yīng)關(guān)注的問題，介紹了企業(yè)實(shí)施ERP的過程。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制 信息系統(tǒng) 實(shí)施

為了加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，財(cái)政部等五部委聯(lián)合出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》。為了促進(jìn)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號——信息系統(tǒng)》進(jìn)一步明確信息系統(tǒng)是信息內(nèi)部傳遞和信息對外報(bào)告的技術(shù)手段，是企業(yè)利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，對內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺。通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化內(nèi)部控制，減少人為因素，提高控制的效率和效果的目標(biāo)。

一、信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)關(guān)注的問題

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，簡稱ERP）以業(yè)務(wù)流程為主線，對人、財(cái)、物等資源進(jìn)行全面整合，是一種可以實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門甚至跨公司整合實(shí)時(shí)信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上是高度集成和標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)主要有財(cái)務(wù)管理、物流管理和人力資源管理等三大功能，在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要乃至所有的經(jīng)營活動，包括財(cái)務(wù)會計(jì)、管理會計(jì)、計(jì)劃管理、采購管理、銷售管理等主要功能模塊，以達(dá)到效率化經(jīng)營的目標(biāo)。ERP系統(tǒng)是目前大型國有企業(yè)首選的信息管理系統(tǒng)，并已在企業(yè)中成功實(shí)施。

在實(shí)施ERP信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)關(guān)注的問題主要是日常運(yùn)行維護(hù)、系統(tǒng)變更和安全管理。

1.日常運(yùn)行維護(hù)是系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，包括系統(tǒng)的日常操作、系統(tǒng)的日常巡檢和維修、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)監(jiān)控、異常事件的報(bào)告和處理等。為保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)應(yīng)制定信息系統(tǒng)使用操作程序、信息管理制度以及各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范，確保信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行，切實(shí)做好系統(tǒng)運(yùn)行記錄，對異常現(xiàn)象發(fā)生時(shí)間和可能的原因作出詳細(xì)記錄，系統(tǒng)運(yùn)行的日常維護(hù)、設(shè)備的保養(yǎng)與安全管理、故障的診斷與排除、易耗品的更換與安裝等應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。

2.系統(tǒng)變更主要包括硬件的升級擴(kuò)容、軟件的修改與升級等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)流程來實(shí)施和記錄系統(tǒng)變更，變更過程要得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)與管理層的批準(zhǔn)，變更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照管理流程進(jìn)行操作，不得擅自進(jìn)行軟件的刪除、修改等操作。

3.安全管理的目標(biāo)是保障信息系統(tǒng)安全，企業(yè)要建立信息系統(tǒng)相關(guān)資產(chǎn)的管理制度，保證電子設(shè)備的安全。企業(yè)應(yīng)對重要崗位員工進(jìn)行信息系統(tǒng)安全保密培訓(xùn)，建立信息系統(tǒng)安全保密制度和泄密責(zé)任追究制度，安裝安全軟件等措施防范信息系統(tǒng)受到病毒等惡意軟件的感染和破壞，建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份制度，建立信息系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)等環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制度和不相容職務(wù)分離制度，防范利用計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪，應(yīng)建立用戶管理制度，不得將不相容職責(zé)授予同一用戶。

二、如何實(shí)施內(nèi)控信息系統(tǒng)

以筆者工作單位實(shí)施用友ERP為實(shí)例，來簡要說明ERP實(shí)施全過程。

1.實(shí)施的必要性

筆者工作單位是國資委下屬大型國企的全資子公司，集團(tuán)公司為了加強(qiáng)對下屬公司的管控力，集團(tuán)管理層認(rèn)為通過ERP項(xiàng)目的實(shí)施，可以建立企業(yè)先進(jìn)的管理信息化網(wǎng)絡(luò)，滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理模式和要求，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化集中管理，獲得更加高效、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的信息，同時(shí)可以網(wǎng)上即時(shí)查詢企業(yè)資源信息及需求信息，形成快捷的經(jīng)營管理模式。目標(biāo)是以現(xiàn)代化管理思想為基礎(chǔ)，以信息化為手段覆蓋各職能部門的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。打造一個(gè)集成的、實(shí)用的信息平臺，使數(shù)據(jù)一次錄入全程共享，實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的高度統(tǒng)一，徹底改變企業(yè)信息基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的情況，同時(shí)提高員工信息技術(shù)應(yīng)用水平，使人員工作效率與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到改善。

2.實(shí)施階段，重組業(yè)務(wù)流程

（1）項(xiàng)目組織。除了集團(tuán)公司項(xiàng)目組外，各公司也成立了項(xiàng)目實(shí)施小組，成員由企業(yè)信息技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等主要部門領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干組成，再細(xì)分為財(cái)務(wù)組和經(jīng)營業(yè)務(wù)組。并對公司每個(gè)員工賦予角色，固定用戶包括財(cái)務(wù)部所有人員，被賦予“關(guān)鍵用戶”的角色，業(yè)務(wù)部門如采購、銷售、采購等使用人員被確定為“次關(guān)鍵用戶”賦予本職工作的權(quán)限，最終使用查詢功能的員工被賦予 “最終用戶”的角色。

（2）方案準(zhǔn)備。由公司的關(guān)鍵用戶和集團(tuán)公司系統(tǒng)咨詢顧問討論各業(yè)務(wù)流程的每個(gè)細(xì)節(jié)，最終確定其在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的方案。經(jīng)過多方討論，最終確定完成了業(yè)務(wù)流程重組(Business Process Reengineering，簡稱BPR)。BPR是用信息技術(shù)徹底地重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，使其在成本、質(zhì)量和服務(wù)等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著提高，打破了部門界線，使工作環(huán)節(jié)的相關(guān)性和依靠性更加緊密，增強(qiáng)了員工作為流程擁有者的意識。BPR是實(shí)施ERP的前提、依據(jù)和基礎(chǔ)。

（3）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。運(yùn)行ERP之前，要準(zhǔn)備和錄入一系列基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括主數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需做大量的分析研究工作。主數(shù)據(jù)是指會被其他操作過程選用的，在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等不同模塊之間共享的記錄數(shù)據(jù)，它包括會計(jì)科目、客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品、銀行、人員等類型的信息。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是指系統(tǒng)切換時(shí)點(diǎn)反映企業(yè)狀況的需要記錄結(jié)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)賬面所有余額、業(yè)務(wù)臺賬余額。

（4）系統(tǒng)安裝調(diào)試。ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，需各部門同時(shí)參與，為了實(shí)施ERP，投入大量人力、物力，為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，配置了數(shù)臺高性能計(jì)算機(jī)，為系統(tǒng)安裝調(diào)試打好基礎(chǔ)。

5、模擬運(yùn)行及用戶化。在關(guān)鍵用戶基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，模擬運(yùn)行錄入代表性產(chǎn)品，進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬操作，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行檢驗(yàn)，提出解決方案，對系統(tǒng)進(jìn)行客戶化工作。

3.系統(tǒng)運(yùn)行。

（1）新系統(tǒng)上線，新舊系統(tǒng)并行階段。根據(jù)集團(tuán)公司的要求，于2006年11月正式上線，11、12月所有用戶在工作崗位上的正式系統(tǒng)中操作，處于真正應(yīng)用狀態(tài)，原操作系統(tǒng)與新系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行。

（2）驗(yàn)收。經(jīng)過兩個(gè)月的并行，對新舊兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的比較，結(jié)果表明完全一致，項(xiàng)目驗(yàn)收小組審批驗(yàn)收通過，表明ERP系統(tǒng)上線成功。

（3）持續(xù)發(fā)展階段。包括軟件維護(hù)、升級和對新需求的繼續(xù)開發(fā)，隨著市場競爭形勢的發(fā)展，企業(yè)管理水平的不斷提高，系統(tǒng)自身不斷更新?lián)Q代，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步等各方面都會對原有系統(tǒng)構(gòu)成新挑戰(zhàn)，有必要對系統(tǒng)實(shí)施結(jié)果做一個(gè)小結(jié)，在此基礎(chǔ)上制定下一目標(biāo)，不斷改進(jìn)和提高。2008年7月，集團(tuán)公司又對ERP軟件進(jìn)行了升級，這也是ERP系統(tǒng)和普通應(yīng)用軟件的重要區(qū)別。

4.實(shí)施效果。

目前，集團(tuán)公司各相關(guān)業(yè)務(wù)部門全面應(yīng)用用友ERP系統(tǒng)的總賬、應(yīng)收應(yīng)付、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)、采購、銷售、庫存、存貨核算、采購訂單、銷售訂單等子系統(tǒng)，完成日常財(cái)務(wù)管理工作。全面實(shí)現(xiàn)了銷售、生產(chǎn)、采購及庫存等業(yè)務(wù)的信息化和集成化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流一體化管理及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)相關(guān)信息實(shí)時(shí)共享。

集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)的實(shí)施卓有成效，促進(jìn)了企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，提高了企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少了人為操縱因素，規(guī)范了基礎(chǔ)管理，在系統(tǒng)全面應(yīng)用的基礎(chǔ)上有效促進(jìn)了企業(yè)管理的規(guī)范，對企業(yè)綜合管理水平提高產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)：

[1] 財(cái)政部會計(jì)司.企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號—信息系統(tǒng)解讀.財(cái)務(wù)與會計(jì)，2011，6:57-62