網絡時代檔案管理工作初探

摘要檔案管理作為高校管理的重要內容，越來越發揮出不可忽視的作用，而在如今的網絡時代，檔案管理則面臨著新的機遇與挑戰。本文通過做好高校檔案管理的重要意義和加強高校檔案管理創新體系建設，系統地闡述了網絡時代檔案管理工作的重要性。

關鍵詞高校檔案管理 網絡時代 創新體系

中圖分類號：G47文獻標識碼：A

File Management Work Analyse in Network Era

LI Hefei

(Hebei Union University， Tangshan， Hebei 063009)

AbstractFile management， as apart of administration work in institutions of higher education， plays a more and more important role. In internet age， we are confronted with both opportunity and challenge in file management. The author elaborated the significance of file management in internet age through a description of the significance of file management and the establishment of file management innovation system in intuitions of higher education.

Key wordsfile management in institutions of higher education; internet age; innovation system

1 做好網絡時代高檔檔案管理工作的重要意義

隨著網絡技術的普遍應用，信息化、網絡化、數字化，這些時代的“熱詞”將“給力”高校檔案管理工作，因此，高校檔案管理工作將對推進高校教育改革，規范高校辦學行為，促進高校現代化建設起著舉足輕重的作用。

檔案作為高校發展記憶的基石和高校歷史的原始記錄，提供服務是其永恒的主題。高校檔案的檔案資料，經過收集、整理、有序地保管起來，再由使用者把貯存的信息散發而出，服務為高校的教學、科研和管理工作。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。由此，檔案不只是一種歷史的記錄，還是高校未來發展的基礎。

高校檔案從產生到立卷、歸納到傳播使用，記錄了高校的教學、科研和黨政管理活動，是目前工作中可提供查考、爭辯和處理問題的依據，其情報價值的原始性、可靠性也是檔案的獨特之處。所以，高校檔案不僅為高校制定一些方針政策、總結經驗、研究問題等重大活動提供檔案資料，還對高校校園文化建設起到重大作用。

2 加強網絡時代高檔檔案管理創新體系建設的具體措施

2.1 加強領導重視，理順管理體制，是做好網絡時代高檔檔案管理工作的前提

檔案是高校各項活動的真實記錄，沒有這個記錄，高校就會忘掉自己的歷史，就會失去歷史這面鏡子和繼續前進的根基。在網絡時代的今天，信息作為一種資源，越來越被人們所重視，而檔案資料作為信息資源之一，它的價值也越來越被社會所接受。因此，作為高校領導要充分認識檔案管理工作的重要性，從檔案館地、組織機構、人員配備、制度保障、辦公設備、網絡技術等各方面予以支持。只有領導認識到位，重視網絡時代的檔案管理工作，高校檔案管理工作才能得以協調發展。

在高校領導重視的同時，作為檔案管理工作者要認識到檔案管理是一項科學化系統化的工程，要認識隨著現代科學技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式已經不可能適應社會發展的要求，要改變和創新觀念，接受和認可網絡化管理，要樹立主動服務的意識，深入理解檔案網絡化，建立健全指揮靈活的信息網絡，讓檔案管理工作與其它工作同步進行。

2.2 建設一支專業性的檔案人才隊伍，是做好網絡時代高校檔案管理工作的基礎

原來的高校檔案館（室）由即將退休或退休的返聘人員，每天為檔案使用者“拿鑰匙開開門”即可，工作人員存在年齡老化、知識不足、管理落后等諸多問題。而在網絡環境下，計算機已經進入千家萬戶，人們不再滿足傳統的紙質檔案的查閱和檢索，網絡化管理成為檔案管理的發展趨勢。因此，建設一支專業化、年輕化、復合型人才的檔案人才管理隊伍尤為重要。

根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的規定，“人才興檔”、“人才強館”成為高校檔案管理工作的理念和目標。在如今的網絡化時代，要以適應知識經濟的發展要求為方向，以不斷提高檔案信息化人才隊伍的綜合素質、持續創新和整體能力為目標，以期建立與知識經濟發展相適應的檔案信息化人才隊伍。因此，在人才建設方面要改善人員結構，從學歷層次、專業結構、人員素質等方面造就一支既懂理論又能實踐，既年輕化、專業化又知識化的檔案工作團隊。同時，要吸引和接納檔案人才，強化檔案人員的培訓，要改變思路，更新觀念，在機制、理論、環境等方面予以創新，尊重人才的同時還要尊重知識，努力營造檔案人才干好事業的工作環境。

2.3 抓好收集，強化管理與利用，是做好網絡時代高校檔案管理工作的重要保證 （下轉第223頁）（上接第197頁）

收集、整理，是高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，高校檔案部門要改變“坐等待收、守攤待用”的傳統作風，主動服務上門跟蹤收集，輔以文字說明的記錄，然后歸檔、保存，以高校今后的發展留下寶貴的資料。

現在高校的社會活動越來越多，大到高校的發展規劃、教育改革、干部選配，小到節假日舉辦書展、讀書會等等，都應該派出專門人員收集文字資料和圖像資料，從中找出規律的資料和數據，整理好后，立卷、歸檔，以備他日為教學科研、黨政管理和編史修志服務。

檔案的收集工作需要堅持平時與經常結合，檔案部門與各部分結合，隨時收集與定期收集相結合，集中與分散相結合，專職人員與兼職人員收集相結合，這樣才能拓寬檔案收集的內容，擴大來源，豐富室藏，促進收集工作的開展。

2.4 堅持體系創新，是做好網絡時代高校檔案管理工作的生命線

隨著信息革命的不斷深入，網絡化時代已經到來，為檔案價值的實現提供了良好的客觀條件。目前，部分高校檔案館（室）雖屬單位的機關科室，但許多都是掛靠黨群、紀委部門之下，只有執行的職能而無決策的權力，這種上世紀的管理模式早已不能適應網絡時代高校管理工作的需要。因此，深化高校教育管理體制改革，要堅持模式創新、思路創新、手段創新和實踐創新，讓高檔的檔案管理事業呈現出生機與活力。

在模式上，應將檔案館從校辦或其他部門分離出來，改變檔案管理工作的地位和作用，注重學校的未來發展方向。在思路上本著“以人為本，服務至上”理念，更新思路，改變原來“小而全”、“大而全”，重視收藏忽視利用，“固步自封”、“閉關鎖國”的狀態，同時，必須調整和充實館藏檔案的內容，提高館藏檔案的質量。在手段上，實現檔案信息化，解決文檔一體化，實現檔案工作與學校工作結合。在實踐上，要充分發揮檔案管理工作人員的主觀能動性，內引外聯，改革創新，優化館藏，提高檔案的利用率。同時，強化信息技術利用和建立檔案管理人才競爭機制。

在日新月異的網絡時代，高校檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接的、原始的記錄。科學、正確地檔案收集、管理與創新，是構建優質檔案管理工作的重要原素。檔案管理者要解放思想、更新觀念、創新管理、與時俱進，才能促進網絡時代高校檔案管理工作的科學化、現代化、信息化。

參考文獻

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