高等藝術院校藝術檔案管理工作存在的問題及思考

摘要本文主要介紹了高等藝術類院校藝術檔案管理工作中存在的問題、原因、解決對策，以期對從事藝術檔案管理的工作人員提供一些參考和借鑒。

關鍵詞高等藝術院校 藝術檔案 檔案管理

中圖分類號：G47文獻標識碼：A

Problems and Solutions in Art Archive Management

Within A Higher Education Art Institute

CHEN Yunjia

(Guangdong Literature Art Vocational College， Guangzhou， Guangdong 511400)

AbstractThis essay aims at providing an insight into the problems， the causes， the challenges and respectively solutions regarding art archives management within a higher education art institute so as to facilitate further research in the above-mentioned topics which will be served as reference point for members of the art archive management professionals.

Key wordshigher education art institute; art archive; archive management

根據文化部、國家檔案局令第21號《藝術檔案管理辦法》中指出，藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。

高等藝術院校由于本身所具有的獨特性、藝術性，藝術檔案是這類學校教學、科研、創作實踐、藝術指導、藝術評價的現實反映，對學校日后的藝術教育和文藝活動起著依據和借鑒的作用，是積累教學資料、活動成果、工作經驗的重要手段，因此藝術檔案的管理和利用顯得尤為重要。

1 藝術檔案工作中存在的主要問題及原因

1.1 檔案意識模糊，藝術檔案難以及時、完整歸檔

高等藝術院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，其中包括：學校組織各類文藝活動中產生的藝術檔案；師生在日常教學、科研、創作、演出、展覽等活動中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案數量大，種類多，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，便不重視收集，如學校舉行教師教學技能比賽、舉辦學生設計大賽、畢業生作品展覽等，在比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的教學部門，未能及時完整地歸檔到檔案管理部門。

1.2 藝術檔案歸檔問題復雜，缺少有力的收集手段

藝術檔案中的聲像、實物檔案的創作者往往認為這些檔案歸屬個人所有，經常會出現不愿意移交學校檔案管理部門的現象，尤其是當今社會，人們的商品意識逐漸增強，不少師生認為上交藝術作品會使自己受到經濟損失，同時還擔心自己的作品存放不當，會成為“永不見天的廢品”，而檔案管理人員認為藝術檔案收集、保存起來難度大，存在畏難情緒，從而使藝術檔案收集工作在一定程度上處于放任自流的狀態，這一系列的因素，大大影響了藝術檔案的歸檔工作。

1.3 保管條件較差，藝術檔案難以長期保存

藝術檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備恒溫、恒濕、防蟲等保管條件，但很多學校均未能達到該要求，檔案管理人員對藝術檔案的重要性認識模糊，造成很多美術作品、設計圖紙放在文書柜內與其它檔案混存，未能存在專門的庫房里，由于保管條件不理想，往往會影響了藝術檔案的長期保存，如防潮工作未做好，會使書畫作品受潮、起皺、發生霉變，破壞了作品本身的完整性，以致部分藝術檔案無法利用。

2 加強藝術檔案管理工作的對策

2.1 提高對藝術檔案重要性的認識

由于藝術檔案工作的進步和完善離不開檔案管理人員的業務技能和專業素質，因此要對檔案管理人員的進行相關培訓，加強對藝術檔案工作重要性和迫切性的認識，并提高檔案管理人員自身素質，讓檔案管理人員具有良好的職業道德和專業技能，同時具備一定的文化素質和藝術鑒賞能力，積極做好藝術檔案的收集歸檔管理工作，為學校檔案管理部門做好接收、積累藝術檔案工作打下良好的基礎。

另外，要提高廣大師生的檔案意識。在高等藝術院校，藝術檔案產生的源頭是組織、從事藝術活動的師生，如果他們檔案意識薄弱，就必定會造成藝術檔案的大量遺失。因此，在校內開展檔案法制教育、傳授檔案知識非常必要，可以在校內舉辦藝術檔案知識培訓班、藝術藏品展覽等，通過宣傳教育，切實端正師生的思想認識，牢固樹立起藝術檔案是高校檔案不可分割整體意識，才能從檔案產生的源頭把好關，不至于重要的檔案資料丟失，才能保障檔案的完整性。

2.2 完善藝術檔案管理制度

要改善藝術檔案管理現狀，必須建立和完善藝術檔案管理的規章制度，對藝術檔案的從收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規定，學校檔案管理部門還要嚴格執行《檔案法》、《著作權法》的有關制度，防止藝術檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術檔案歸檔質量，使藝術檔案和其他檔案協調發展。

還要加大對藝術檔案的監督指導力度，要將藝術檔案工作納入學校的工作計劃，并把其作為年度考核的重要內容，將檔案工作擺到重要的位置，使之逐步變成自覺的行動，這樣才會使各相關部門和人員有意識地保存、上交藝術檔案材料。另外，學校可給提供作品的教師和學生出具收藏證書和補償一定的制作成本費用，檔案管理部門還可以不定期舉行優秀藝術檔案展覽，讓師生的藝術作品在歸檔后可被更多人認識，以提高師生上交檔案的積極性。

2.3 藝術檔案信息化管理

隨著信息技術的快速發展，數字化、網絡化、多媒體時代的到來，傳統的保存模式已經不能滿足藝術檔案管理的需要，藝術檔案要長期保存，讓更多人共享，必須將其數字化。藝術檔案數字化對實現檔案資源共享，實現網絡遠程查詢，構筑數字化檔案室，延長藝術檔案的壽命都有重要作用。學校檔案管理部門首先要利用多媒體技術對現有藝術檔案的原始資料進行處理，借助掃描儀、數碼相機、光盤等手段，將其轉化為電子數據，實現藝術檔案數字化處理，尤其一些較為老舊的書畫作品和聲像作品更要抓緊處理，盡早用先進的科技手段保存其原貌；同時，建立藝術檔案目錄數據庫，便于藝術檔案的檢索和查閱，實現藝術檔案信息化管理；還要將藝術檔案的電子數據保存到計算機網絡上，讓廣大師生在網絡上可以自由檢索、查閱藝術檔案，最大程度上實現藝術檔案信息資源的有效利用和共享，發揮和提升藝術檔案在高校師生中的參考借鑒的作用。

藝術檔案記錄著學校事業發展的歷史，記錄著學校以往教育教學過程中的優秀成果，要充分認識藝術檔案的重要意義，引進先進的管理手段，做好藝術檔案的歸檔、管理、共享工作，最大限度地向師生開放，融入學校的日常教學、科研、創作中，為師生提供最便利最優質的藝術參考，這才是高等藝術院校藝術檔案的發展態勢。

參考文獻

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