淺談高校檔案管理數字化

摘要檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是人類歷史最重要的載體之一，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，而檔案本身也不斷發生著變化。本文通過高校檔案數字化存在的主要問題和存在益處，系統地闡述了高校檔案數字化是檔案管理者研究的重要課題。

關鍵詞檔案管理 數字化

中圖分類號：G47文獻標識碼：A

Shallow Analysis of College Archive Management Digitization

WANG Ying

(Hebei Union University， Tangshan， Hebei 063009)

AbstractFiles is organization or individual from the previous social practice form directly in the clear， definite， and complete record of human history， which information is the most important vector one of the record， to be revealed the truth of history， and file itself is constantly changing. this article by the existence of some major problems and benefits system in the higher the figure is an important issue of the study.

Key wordsfiles management; digital; university

隨著社會不斷發展和網絡電子信息化的日新月異，人們的工作和生活越來越離不開計算機，而現有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理數字化的優勢已日益突顯，不但成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具，而且也必將成為社會發展和經濟生活不斷的必然要求。

1 高校檔案數字化管理存在的主要問題

（1）管理手段和模式落后陳舊。目前，雖然計算機辦公自動化雖然已經在高校非常普遍，但仍有許多高校的檔案管理工作還處于“原始社會時化”，仍在采用傳統的手工作業，對“電子”非常陌生。當然，有的高校的各類有關學籍檔案的管理，雖然與“電子”有緣但還處于“自動+手動”的狀態，這些管理手段已經與時代發展的“不合拍”，阻礙了高校教育事業的發展。

（2）檔案管理隊伍建設和人員培訓薄弱。高校檔案管理工作要求管理人員有計劃性、準確性和原則性。實際上，許多高校的檔案管理人員綜合素質比較薄弱，專業和年齡結構不大合理等諸多突出問題。

（3）電子檔案的保存、保管利用的技術不足。在實際工作中，普遍認為，紙質檔案比較穩定安全，電子文件存在穩定性差、易損壞等問題。高校檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的檔案信息將存入“虛擬庫房”。做到把正確的信息、在正確的時間、以正確的方式、傳遞給正確的對象。

（4）信息技術領域難題制約檔案管理數字化。從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。黑客與病毒的客觀存在等可能使檔案信息內容更改，將會影響電子檔案的真實性。同時電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。

2 檔案管理數字化的存在益處

檔案數字化已經成為檔案要素的大趨勢。因此，如何充分利用計算機網絡將檔案數字化的優勢最大化，已經成為檔案管理者研究的重要課題。

2.1 檔案管理數字化是信息社會的必然要求

數字化、網絡化、信息化是21世紀的特征。檔案管理數字化始于20世紀90年代，隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，辦公自動化、無紙化等現象的出現，檔案數字化與時而生。原來諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程再也不用傳統的紙質來完成，取而代之的是計算機和通訊網絡。21世紀的今天，計算機網絡已經運用到各個機關、企事業單位，因特網、局域網很快被認同，同一個單位各部門之間和文件，只要用點擊一鼠標就能很快互相傳遞。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入厙等環節。因此，計算機網絡技術的廣泛應用，檔案數字化成為必然的發展趨勢。

2.2 檔案管理數字化的優勢

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。檔案數字化不但可以充分利用現有的計算機潛能，提高工作效率而且可以縮短部分文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。同時，檔案管理數字化，使信息成果很快送到領導及各個部門，服務范圍得到進一步拓展，提高了檔案部門地位。檔案數字化，最大的好處是可使檔案信息順利地與世界上的最新技術接軌。

2.3 檔案數字化應適應新時期工作的需求

目前，部分高校檔案雖然實施了“數字化”，但檔案軟件沒有信息管理功能，各自為政，缺乏通用性，根本不能滿足高校現代檔案管理工作的需要。高校檔案部門的電腦類型不一，規格各異，開發的檔案管理軟件根本不能通用等問題，都制約了檔案管理數字化的進程。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理數字化。

2.4 檔案管理數字化的發展方向

首先，做好歸檔電子檔案文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

其次，解決好電子檔案文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，防止信息損失。

最后，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

綜上所述，檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

參考文獻

[1]吳蓉蓉.電子檔案管理的發展及普及探析.黑龍江科技，2010:28.

[2]范素霞.高校電子檔案管理的現狀分析及對策研究.科學時代，2010:96.

[3]鄭春宏.淺議新形勢下如何注重對電子檔案的整理與保護.中國市場，2010:41.