水利工程檔案管理工作研究

摘 要：水利工程檔案是水利工程管理系統中的重要組成部分，它本身既能夠有效記錄與反映水利工程中水庫、大壩等系統的安全運作的狀況，又能夠反映出水利工程整體的效益發揮程度。也就是說，它是一種反映水利工程建設與發展狀況的關鍵史料與依據；這不僅是因為水利工程檔案管理直接關系到水利工程管理部門的整體職能發揮，還因為它能夠為水庫在生態安全、防洪安全、以及在供水安全等方面中提供有利的技術憑證、依據。而本文主要結合水利工程自身的檔案管理職能特性，并針對于水利工程目前現狀，提出了相關改進措施，以確保水利工程檔案管理的工作效用能夠高效發揮。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；改進措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）09-0365-01

水利工程是一個復雜而系統的項目建設工程，關系到國家國民建服務經濟的提高，這也就進一步促使了其發展需求程度的提高，也就是說，水利工程本身在隨著國民經濟的高速發展，與計劃經濟體制下的時代要求，也就造就了其在不同階段的發展需求與管理水平標準都不盡然相同，所以說，雖然目前水利工程的各方面工作都開展與進行的實施建設程度還都不錯，但是這也必然會在管理中面臨著各種各樣的問題，就如檔案管理工作隨著管理模式與管理手段的不斷強化與改進，就會發現水利工程檔案管理這一塊仍然存在一些問題，諸如內容不健全、不規范、質量不高等。因此，水利工程當管理工作如何能夠反映出各個工程單位部門的技術水準與能為水庫安全運行狀況作出有利分析，已經成為了當前水利工程管理工作所要解決的關鍵與重點。

一、水利工程檔案管理的特點

（一）真實性與完整性。水利工程單位的檔案完善程度，一般是以各個部門單位工作活運作體系的技術資料，以及相關部門工作活動的運作經驗積累的基礎之上，所逐步形成的；具體由商機下發和本單位職能相關并要求貫徹執行的具有重要保管價值的文書，即財會、水利建設、科技發展等方面作為特種載體的檔案。而對于這種載體檔案來說，它的有效真實性與完整性記錄，至關重要。這是由于它是反映水庫系統安全運作情況以及肩負著防洪、灌溉與城市供水等方面的重要參考標準資料與憑證。

（二）系統性。一般，直接利用水利工程檔案做當前水利工程建設階段性的方案研究的保管時間大概為1—2年時間，之后就交由單位部門的綜合檔案管理室。而具體歸集、歸檔工作除了涉及到做好裝訂與存放，還要做好檔案內容、移交時間、參考借閱手續、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，這是由于檔案的參考技術價值往往涉及到的方面較為綜合、多元，也由于此，其管理流程就相對更為系統。

（三）綜合性參考價值高。對于水庫的正常運行管理中，水利工程檔案往往涉及到的主要內容包括為：指導性文件、水工類、閘門電氣化、水能源利用類、勘探地質類、水文類、科研技術類、施工建設類、安全生產類、以及運作管理類等。這些系統綜合性的類別資料，就構建而出了水利工程建設與發展過程中的各個門類文檔材料，它們全面反映了水利工程運行管理的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。

二、當前水利工程檔案管理的狀況

（一）檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規范日常系統的管理。

（二）專人負責的管理力度較差。一是對水利工程檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶來了困難。這對日后的工程管理和維護，以及對新建工程的準備存在不利的影響。

三、提高水利工程檔案管理的改進措施

（一）強化管理人員的業務技能與素質。由于水利工程檔案管理工作是一個系統性與規范性的管理工作，要求管理人員的綜合業務技能與素質都要加強，保持不斷創新、勇于進取、積極踏實以及科學嚴謹的工作作風。而且能夠在此基礎上，熟悉水利管理部門的崗位職責；同時對于當代信息產業設備、技術等都要進行科學的電算化系統化學習，開展繼續教育、業務技能培訓等，施行業務技能考核，從而使得水利檔案管理的實際工作能力大幅度提升。

（二）加強水利電子檔案的管理。水利工程監測數據往往總是需要進行頻繁備份，加以保存。同時要重視電子檔案系統的維護與升級；年終形成工程測量數據電子檔案存儲在磁性介質或光盤上，根據這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應當實行雙備份；注意在對檔案信息記錄與備份時，要對異地相關科室檔案進行額外備份，也就是對紙質檔案與電算化的電子檔案等都要完全施行檔案歸集、歸檔等類的工作，有效防止意外事故發生引起整個工程監測數據的毀滅與不可恢復性。同時，保存電子檔案的位置要遠離磁場，注意防潮、防火等，定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。

結束語：總之，對于水利工程檔案管理來說，它是促進著水利工程長遠建設與發展的重要衡量指標、數據，是一項極富價值、極為可靠的有利史料、資料依據。如在“莫拉克”臺風中，管理部分通過有關歷史數據進行調閱，從而充分做出有利部署，使水利部門通過臺風變化的前、中、后三個階段的進展情況，做出合理調度，緊急預警，進一步保障了國家經濟財產的安全程度。另外，對于水利建設部門的各個單位應積極開展管理測評機制，加強檔案管理的細化精度，從根本上保障了水利工程檔案的安全性與真實性以及完整性，進而發揮出它的有利效用與價值。

作者單位：天津市引灤工程黎河管理處

參考文獻：

[1]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技.2011，06.

[2]向光榮.論水利工程竣工驗收與檔案管理[J].科技資訊.2008，01.