淺談如何建立與完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

【摘要】企業(yè)內(nèi)部控制制度，是指單位內(nèi)部為了有效地進行經(jīng)營管理，而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。作為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理水平的重要標志之一的內(nèi)部控制制度，是為了適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要而產(chǎn)生的，并必將隨著企業(yè)經(jīng)營機制的完善而不斷健全、完善，這對保護企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整和保證企業(yè)高效率經(jīng)營都具有非常重要的意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 內(nèi)部控制 企業(yè)管理 信息溝通

一、內(nèi)部控制制度與企業(yè)管理的關(guān)系

內(nèi)部控制制度是隨著管理活動的出現(xiàn)而出現(xiàn)的，它貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理各個階段，是一種對“動態(tài)過程”的管理。內(nèi)部控制是企業(yè)管理的深入和展開，它是監(jiān)控各項活動以確保公司按計劃進行并糾正各種可能偏差的過程，是對組織戰(zhàn)略實施過程的控制，當公司的實際運行狀況偏離目標時，管理者必須采取糾正偏差的行動，糾偏行動可以確保公司戰(zhàn)略的實現(xiàn)，企業(yè)各項管理活動必須以良好的控制作保證。所以說內(nèi)部控制是企業(yè)管理的一部分，應(yīng)與經(jīng)營管理過程有機結(jié)合在一起，企業(yè)要改善經(jīng)營管理，達到預(yù)期目標，必須借助于完善的內(nèi)部控制制度。

二、一般企業(yè)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)

一般企業(yè)多年來陸續(xù)形成了一些管理辦法、制度、暫行規(guī)定等文件，但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)很多規(guī)章制度已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。主要有以下薄弱環(huán)節(jié)：

1.被動的。一般企業(yè)難以自生出要素完備、功能齊全、目標明確的內(nèi)部控制體系，這就決定一般企業(yè)內(nèi)部控制的需求動力在很大程度上來源于外部壓力。

2.拿來的。一般企業(yè)參考其它企業(yè)的內(nèi)控制度，略作修改，未經(jīng)實踐檢驗，拿來就用。

3.滯后的。一般企業(yè)往往按照以往發(fā)生的事例來吸取教訓，很少能對將來會發(fā)生的趨勢作分析，這樣制定的制度有可能是落后于企業(yè)管理需要的。

鑒于以上原因及一般企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不完善，內(nèi)部人為控制現(xiàn)象嚴重，不利于上下級信息溝通的實際情況，應(yīng)當在設(shè)計內(nèi)部控制時，既注重過程的控制，更要注重對未來不確定因素的控制，即包括公司內(nèi)部各層次各業(yè)務(wù)循環(huán)，各系統(tǒng)的控制，又包括公司的治理結(jié)構(gòu)，文化訴求，具體導向的控制，只有這樣，薄弱環(huán)節(jié)才能加強。

三、內(nèi)控體系涵蓋的內(nèi)容

內(nèi)部控制理論也是一個不斷發(fā)展的理論，現(xiàn)在普遍的內(nèi)部控制框架都采用美國“反虛假財務(wù)報告委員會”發(fā)布的報告，它分成八要素：

（1）目標設(shè)定。指管理層根據(jù)公司的風險偏好設(shè)定戰(zhàn)略目標。

（2）內(nèi)部環(huán)境。指公司的組織文化以及影響員工風險意識的綜合因素，包括員工對風險的看法、管理層風險管理理念和風險偏好、職業(yè)道德規(guī)范和工作氛圍等。

（3）風險確認。指管理層確認影響公司目標實現(xiàn)的內(nèi)部和外部風險因素。

（4）風險評估。指管理層根據(jù)風險因素發(fā)生的可能性影響，確定風險管理的方法。

（5）風險管理策略選擇。指管理層根據(jù)公司風險承受能力和風險偏好選擇風險管理策略。

（6）控制活動。指為確保風險管理策略有效執(zhí)行而制定的制度和程序。

（7）信息溝通。指產(chǎn)生服務(wù)于規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)督等管理活動的信息并適時向使用者提供的過程。

（8）檢查監(jiān)督。指公司自行檢查和監(jiān)督內(nèi)部控制運行情況的過程。

企業(yè)內(nèi)控體系應(yīng)涵蓋經(jīng)營活動中所有業(yè)務(wù)循環(huán)，在公司經(jīng)營活動的業(yè)務(wù)循環(huán)中主要包括：

（1）銷售收款環(huán)節(jié)包括合同簽訂、開具發(fā)票，收到款項、確認收入、應(yīng)收賬款及記錄等。

（2）采購及付款循環(huán)包括采購申請、驗收貨物、填寫驗收報告或處理退貨、記錄應(yīng)付賬款、核準付款、支付款項及記錄等。

（3）工程款支付循環(huán)包括工程進度款申請和審核、收到工程款發(fā)票、應(yīng)付賬款、支付款項及記錄等。

（4）固定資產(chǎn)管理循環(huán)包括固定資產(chǎn)的購置、處置、維護、保管與記錄等。

（5）貨幣資金的循環(huán)包括貨幣資金的入賬、劃出、記錄、報告、財務(wù)人員的授權(quán)等。

（6）投資循環(huán)包括股權(quán)投資、債權(quán)投資、委托理財?shù)臎Q策、執(zhí)行、保管和記錄等。

（7）人事管理循環(huán)包括聘用合同、辭退、薪資支付、考勤和考核等。

四、建立全面的內(nèi)部控制制度體系

由于企業(yè)所處的行業(yè)、規(guī)模、地域等方面的不同，各企業(yè)在不同的時期也存在較大的差異。為此，企業(yè)首先應(yīng)確定內(nèi)部管理體制和目標，包括管理模式、內(nèi)部核算體系、機構(gòu)設(shè)置及職能劃分等，以明確內(nèi)部控制制度設(shè)計和建設(shè)方向。內(nèi)部控制管理體制一經(jīng)確定，應(yīng)在一段時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定，從而保持整個體系的穩(wěn)定性。其次，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理體制，明確規(guī)定企業(yè)各級機構(gòu)的職責和具體崗位的職責，并在此基礎(chǔ)上，設(shè)計起草內(nèi)部控制制度和流程體系。

具體包括兩個相對獨立的控制層次，以本公司為例：

第一層次，是在企業(yè)經(jīng)營管理、施工管理、后勤管理等過程中融入相互牽制、相互制約的制度，建立以防為主的事前控制體系。公司員工從事相關(guān)業(yè)務(wù)時必須明確業(yè)務(wù)處理權(quán)限和應(yīng)承擔的責任。對一般的業(yè)務(wù)或直接接觸客戶的業(yè)務(wù)，均要按公司的制度、規(guī)定經(jīng)過復(fù)核對重要的業(yè)務(wù)或超常規(guī)的業(yè)務(wù)要有明確的處理流程甚至雙簽制度，禁止一個人獨立處理業(yè)務(wù)。

第二層次，是在常規(guī)的會計核算的基礎(chǔ)上，對企業(yè)各個崗位、各項業(yè)務(wù)進行周期性的核查，建立以堵為主的事中控制。這一控制體系的有效運行依賴于財務(wù)管理人員的責任感和稱職的工作能力，并將監(jiān)督的過程和結(jié)果及時反饋給有關(guān)責任人和相關(guān)責任人。

第三層次，是以已有的稽核、內(nèi)部審核、紀律檢查部門為基礎(chǔ)對有關(guān)業(yè)務(wù)和會計部門實施內(nèi)部控制，建立以查為主的事后控制。通過以上三個層次構(gòu)筑的內(nèi)部控制體系，對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和會計核算進行“訪、堵、查”的監(jiān)督控制，就可以及時發(fā)現(xiàn)問題，防范和化解企業(yè)經(jīng)營風險和財務(wù)風險。

五、加強對內(nèi)部控制行為主體“人”的控制

首先要提高管理者的素質(zhì)。管理者的素質(zhì)既包括知識和技能，又包括道德觀、價值觀等方面。不同素質(zhì)的管理者，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響也是不同的，進而影響到企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果。其次是提高會計人員和相關(guān)責任人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)深入開展職業(yè)道德教育，增強他們的自我約束能力和高度的責任感，使其自覺地遵守和執(zhí)行各項規(guī)章制度。同時對會計、審計等相關(guān)專業(yè)人員開展持續(xù)有效的專業(yè)知識教育，不斷提高其專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，使各崗位人員均能勝任其承擔的工作職責，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理過程中的異常情況。

六、建立有效的激勵機制

為了保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效實施，使之不斷完善，企業(yè)必須定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核，以觀察其是否有效執(zhí)行、執(zhí)行中效果如何及存在問題，從而不斷修改或調(diào)整有關(guān)控制環(huán)節(jié)和措施，使內(nèi)部控制制度日趨合理有效。對于嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的部門和個人應(yīng)給予精神和物質(zhì)獎勵對于違規(guī)和違章的，按制度給予相應(yīng)處罰。

七、建立良好的信息溝通系統(tǒng)

良好的信息溝通系統(tǒng)可以促使企業(yè)及時掌握企業(yè)運營狀況和發(fā)生的各種情況，及時為企業(yè)的經(jīng)營管理決策提供全面、及時、準確的信息。企業(yè)財務(wù)會計系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個重要的子系統(tǒng)，是處理財務(wù)會計業(yè)務(wù)并為企業(yè)提供財務(wù)信息和決策信息以及輔助企業(yè)管理控制的有機整體。因此，必須加強財務(wù)會計系統(tǒng)與其他各個系統(tǒng)的信息溝通。

此外，還得依賴外部監(jiān)督。外部監(jiān)督能以第三者的身份獨立、客觀、公正地對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)進行評審，有利于監(jiān)督企業(yè)設(shè)計、實施內(nèi)部控制體系，并及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的疏漏和薄弱環(huán)節(jié)。

內(nèi)部控制的困難不在于設(shè)計一套制度，而在于如何保證制度的有效執(zhí)行，這不僅取決于制度本身，更取決于執(zhí)行制度的人。所以，只有全方位重視，才能使企業(yè)的內(nèi)部控制制度起到應(yīng)有的作用。

作者簡介：吳玉華（1977-），女，兗州煤業(yè)榆林能化有限公司，研究方向：財務(wù)。