國有企業物資采購信息化探析

［摘 要］隨著網絡和信息技術的發展，國有企業物資采購信息化的運用是必然的。國有企業傳統的采購模式已經不能適應現代新市場，目前國有企業已經充分認識到這個問題，并逐步的進行物資采購的信息化建設，使其采購模式能夠與時代發展同步。

［關鍵詞］國有企業 物資采購 信息化

目前，大多數的國有企業在進行物資采購時仍然延用著傳統采購的方法，即電話、直接見面或者是傳真的方式，而對于國有企業來講，物資采購是一個復雜的多階段過程。首先，企業的采購人員對產品供應商進行尋找，對他們的產品通過各種手段進行調查，例如上門調查、試生產、產品認證以及供貨跟蹤等來進行，從而看他們的產品與其所需的產品從數量、質量和價格上是否相符。產品供應商選定好之后，采購人員就會向產品供應商發出一份標有具體產品數量的采購訂單。接著，供應商就會向企業發出通知，通知他們采購訂單已經收到并且可以滿足采購訂單要求。當供應商把產品發出之后，會再次向采購人員發出通知以及產品的發貨單。企業采購部門及相關部門在驗收貨物合格后出具驗收單，供應商開具發票并辦理出入庫手續后由財務掛賬并由相關領導簽字后付款。在此期間，原有的采購訂單發生變化時，此過程更為復雜。這一采購過程程序較繁瑣，需要較長的時間，工作量很大，并且暗箱操作問題還存在其中。事實上，國有企業的物資采購常常會因為低效的商品選擇過程、昂貴的采購成本、費時的手工訂貨操作和冗長的采購周期而被困擾著，對于價格變化快的今天，傳統模式的報價方案根本無法適應，從而使得買賣雙方在經濟上都受到損失。由于電子商務的快速發展，從根本上為企業采購提供了較新的模式，從而使采購效率提高了，采購成本降低了，從而使企業獲取了更大的效益。

一、國有企業電子采購的必要性

首先，電子采購使采購成本大大降低。與傳統的采購方式相比較，電子采購從人力、物力到時間都有所節省，并且更加高效。并且與處理、管理訂單有關的交易所用的成本占采購原料總成本的40%左右。在線采購不但便宜快捷，而且減少了因人為因素所造成的損失，從這方面講，也降低了交易成本，國有企業物資采購采用電子采購來進行，過程成本降低了90%；對于采購產品的直接成本來講，價格減少了11%。其次，電子采購擴大了采購范圍，提高了采購質量。網絡沒有地域的限制，這是網絡的一大特點，國有企業物資采購通過網絡來進行，也突破了地域的限制，可以在全國各地尋找合適的產品供應商，使采購范圍擴大到了全國乃至世界，從而無論是從產品質量、產品價格還是產品服務上都實現了最佳選擇，并且使企業的需求得到了最大的滿足。再次，電子采購縮短了采購周期，使得采購效率大大提高，采購的人工操作失誤也大大減少，并且庫存也隨著降低。傳統的采購中，采購方與產品供應方由于信息閉塞，需要了解很多的信息都要花費一定的時間進行市場調查。而電子采購系統的運用，使采購方與產品供應方獲得其所需信息更加便捷，從而縮短了企業的原有周期，同時庫存也有所降低。最后，電子采購使生產銷售公司的供應鏈得到了徹底的改變，在企業和供應商之間形成了一個訂單信息流。由于從客戶服務者到網絡為基礎的技術轉變，建立了企業資源計劃、客戶關系管理及供應鏈管理相統一的數據庫，全面改造了企業的價值鏈。也為企業通過此供應鏈在產品設計和生產方面與各種層次的供應商交換意見提供了便利。

二、國有企業原有物資系統主要問題

首先，異地辦公很難實現。采購人員出差頻率較高，導致不能技術完成某些業務員，因此，使得物資采購系統的可用性和使用效率大大降低；其次，仍需手工完成。信息查詢發布，招投標評價，物流配送等等需是手工作業，信息傳遞滯后，使得采購和物料的領用時間被延長，并且時間成本和人力成本被消耗，同時造成對市場的反應速度較慢，很難掌握最新的產品信息、供應商信息和市場行情；再次，重復勞動，信息利用率低。采購合同、收料信息、發料信息等不能實現共享，造成各個環節都需要重新完成業務處理；第四，采購業務實施全面動態監控較難。采購的整個過程人為因素較多，并且難以排出，導致不必要的資源流失；最后，供應商管理薄弱。沒有合理的評估系統，對供應商的服務、交貨、價格、質量等信息無法充分利用，缺乏對主要供應商的管理能力。

三、國有企業物資采購信息化發展過程

物資采購信息化實施進程分為四個階段，分別為采購數字化、采購一體化、采購虛擬化、采購智能化。本文主要對采購數字化和采購一體化進行分析，因為采購虛擬化的應用領域目前是有限的，采購智能化的理論與技術的限制，使其還不能廣泛使用。

1.采購數字化

在日常的工作中，人們常常所說的電子商務，其實就是采購數字化，它是采購信息化的最初階段。事物狀態的屬性就是所謂的信息，信息能直接被處理的重要表現形式包括數據。數字化的實現就是通過數據將事物狀態的屬性表現出來，從而通過計算機進行自動處理，實現信息化，促進采購業務和管理的發展。國有企業涉及到的數字處理對象主要包括訂單、供應商、資金和產品。

(1)訂單信息。采購信息中訂單是最基本的元素，訂單主要包含產品、供應商和資金三個方面的信息。采購數字化的核心也就是訂單信息數字化的實現。也可以說，訂單信息的數字化管理的實現也就意味著采購信息化管理的實現。

(2)供應商信息數字化。使得信息保存和搜索更加方便，并且也為信息更高級應用提供了可能性。供應商信息包括很多指標，主要有供應商資信、交貨質量、報價和及時性等。常用的供應商關系管理（SRM系統），SRM系統的運用使得企業與供應商之間的溝通更加方便，并且有助于與供應商進行長期合作。國有企業物資采購通過對供應商的篩選和管理使得企業長期采購利益實現了最大化。

(3)資金信息。資金信息是采購數字化最先被數字化的。由于財務電算化的發展，使得采購信息的處理更加便捷，對于所需各種數據能夠隨時獲取到。企業目標實現的最主要對象就是資金，尤其是控制占有大量資金的關鍵性設備，對企業利益最大化的實現具有直接影響。

(4)產品信息。為了使采購質量得以保證和提高，產品信息實現了數字化。在采購中最關鍵的環節就是采購質量，而且采購質量也是采購最難信息化的部分。目前，部分數據的信息化管理主要通過數字標簽和無線射頻技術來實現，從而獲取采購的信息。

2.采購一體化

采購一體化就是指在采購與供應鏈管理理論支持下進行流程重組，從而通過供應鏈的優化實現更好的采購。實現采購一體化的一個前提條件就是采購數字化，它實現采購信息的共享應用時通過采購數字化提供的采購信息來進行的。

(1)從資金流來看，在國有企業外部，采購一體化是需要信息化金融來作為基礎支撐，從而使得支付收款、成本控制與管理能夠實現。在國有企業外部，原有的MIS系統集成是需要進一步來實現的，而對于資金管理來講，其實現是通過流程重組來進行的，從而使得資金的利用率得到更大的提高。

(2)從實物流來看，在國有企業外部，采購一體化需要信息化物流的基礎來進行支撐，從而其所需采購物資裝載、運輸、分發及相應的管理控制得以實現。采購一體化結算完成的標志就是采購的三流（資金流、信息流和實物流）在企業能夠很好的進行。

四、國有企業物資采購信息化具體措施

通常情況下，國有企業的信息化物資采購要經過網上招標、網上拍賣、網上報價、網上產品目錄、電子合同這五個關鍵步驟。由于企業經營要實現利益最大化，同時又要兼顧各方面的利益，因此，國企在物資采購的過程中必須遵循以下措施：

1.必須盡可能地提高采購效率，降低采購成本。通過網上招標，打破時間和空間的限制，擴大消息覆蓋域，增加承包商、供應商的數量，加大相互競爭，從而迫使其降低利潤，突破傳統采購模式的局限。

2.網絡監察系統實時監控，采購過程必須做到公開化、透明化。參與者要能夠從電腦屏幕上看到整個招投標的動態過程，使采購過程更直觀、更規范。

3.要促進采購管理的科學化，使決策依據更加充分。物資的需求信息、詢報價信息、審批信息、合同信息等必須永久保存在系統中，以方便各級經過授權的管理人員可以隨時調閱、查詢、分析，實現了采購數據的永久追溯。

4.電子蓋章技術必須確保合同安全合法。這樣才能避免法律糾紛，同時也便于將來合同的管理和查詢。

五、完善國有企業物資采購信息化進程需注意的問題

國有企業與其他企業存在很多不同之處，因此在國有企業物資采購的信息化進行時，要根據其自身獨特優勢，對以下五個方面進行規范：

1.加強采購數字化。(1)建立物資信息的動態化跟蹤管理信息處理平臺，實現庫存查詢、單據查詢、物耗查詢、合同查詢、計劃與合同分析，并據此編制短缺前的采購計劃，有效防止生產中斷，提高物資管理水平。(2)建立對供應商的檔案化管理機制記錄供應商成交的數量、價格，及時性等指標，通過指標分析，實行考評動態管理形成貨源穩定、質量優質、價格合理的供應商伙伴關系，通過長期協作關系的建立，可以有效地避免分散采購帶來的質量差等弊端。(3)同時對市場上的供應信息加以記錄分析，并以之與供應商的供應信息相比較，準確把握各種需求物資的市場走向、精準價格、需求等信息，避免盲目采購。(4)深入淺出地匯集需求信息，物資管理部門要深入生產一線聽取生產部門對物資質量等方面的意見，建立信息反饋機制有利于精準生產需求、有的放矢，同時也為評判供應商實施等級化管理提供了可行條件。

2.進一步規范政府的采購流程。其能夠促進國有企業采購信息化的實現。目前，我國的國有企業一直都是各自為政，各采購機構之間沒有統一的規范，經常會發生做法不統一的現象，監管部門與執行機構沒有足夠清晰的職責，另外，國有企業物資采購受到了采購機構和社會中介掙業務的影響。物資采購信息化的實施對于統一操作流程有很大幫助，統一操作對于一些因機構分設、不健全的管理體制所帶來的沖突可以有效的進行避免。

3.有效整合現有網絡資源和系統平臺。在此過程中，堅決杜絕各自為政和重復建設，因此，當務之急就是進行統一規劃。實現統一 規劃是需要由政府部門牽頭，并且由各級政府采購監管部門和執行機構聯手，來共同制定。

4.實現資源與信息的共享。法律和制度保障是實現資源和信息共享的基礎，但是資源和信息共享實現還需要認識到國有企業采購的有些問題的解決是不能靠簡單的市場競爭來進行。另外，國有企業的物資采購信息化的發展是需要吸取電子商務平臺建設中的成熟技術。

5.電子招標采購方式。電子招標采購方式就是以信息技術為平臺，使傳統的招標過程電子化管理和運作。傳統方式招標采購作為一種交易模式，很難體現招標采購公開、公平、公正的優點，而且，傳統招標操作周期較長，效率較低、運作成本較高，給企業的正常運行帶來一定的影響。電子招標采購使企業之間的競爭更加公開、公正、公平，而且采用電子招標采購避免了招標過程中人為因素的作用，減少了腐敗發生的可能性，同時電子招標也大量地節省了工作時間和精力，提高了工作效率。利用電子招標平臺在線的可導出數據表單可隨需自動生成各種統計表格供查閱，幫助企業從全方位、多角度加強對招標業務的宏觀監控和科學管理，為企業的管理提供了科學的依據。

六、 結語

國有企業物資采購是企業進行管理的一大內容，并占有一定份量。本文主要對國有企業電子采購的必要性、國有企業物資采購信息化發展過程以及完善國有企業物資采購信息化進程需注意的問題進行分析，其中提出了完善國有企業物資采購信息化的具體方法：“加強采購數字化”、“規范政府采購流程”、“對網絡資源和系統平臺進行整合”、“實現資源與信息共享”、“電子招標采購方式”，這樣能夠使國有企業物資采購信息化實現可持續發展。

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