淺談企業人事檔案管理現代化問題

摘 要：本文分析了我國企業現行人事檔案管理中的若干問題，認為企業人事檔案管理應走信息化、現代化管理的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。

關鍵詞：企業人事檔案；管理現代化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）12-0141-01

21世紀是更加開放的社會，知識經濟的發展，人才流動的數量與質量逐步增強，人才資源比較優勢愈發明顯，人事檔案政治化、神秘化程度逐步減弱。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象社會化，材料來源廣泛化和內容復雜化，利用者需求多樣化，管理方式和服務方式開放化，使得傳統的人事檔案管理面臨著越來越嚴峻的挑戰。與此同時，信息技術飛速發展和廣泛應用，改變了人事檔案的管理手段和服務方式。社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。

一、人事檔案管理面臨的問題

多年來我國的人事檔案由于一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎工作薄弱的局面，不能適應現代化管理的要求。

（一）企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。

（二）企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。目前，仍有不少企業的人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這樣的內容顯然已不適應新形勢發展，不能為選人、用人提供全面、詳實、可靠的依據，進而影響人員正常晉升與輪換，挫傷員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值。另外，長期以來，人事檔案的管理和利用局面分散。人事部門主要掌握個人履歷、學歷、工資任免等方面的材料，而反映員工不同崗位工作業績的材料在檔案中卻沒有收集和體現，在使用中缺少員工工作能力評估等方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且影響檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

二、解決人事檔案管理面臨的問題的辦法

（一）強化人事檔案管理法規建設，完善人事檔案管理制度是信息化的基礎。企業領導、人事組織部門領導，應強化人事檔案管理意識，組織人員學習《檔案法》等一系列法規文件，根據企業的發展需求制定人事檔案工作發展規劃，建立更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作制度化、規范化。檔案的更新應及時、準確、完整，防止更新人員信息時沒有可靠的材料依據。只有維護了人事檔案的真實、嚴肅和有效性，才能更好地促進人才合理的流動、配置和使用，為企業人事檔案信息化管理奠定基礎，為企業人力資源建設提供更好的服務。

（二）提高檔案管理的現代化意識，完善管理人員的專業素質，依托專業人才是信息化的有力保證。人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，關注企業發展的新形勢新問題，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。檔案管理應用計算機技術時，應從重管理輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知識經濟主戰場。

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統管理職能的檔案人員是難以適應的。隨著信息時代到來，人事檔案管理人員必須由實體管理者向信息管理員和發布者的角色轉換，這對檔案工作者提出了更高要求。管理人員要加強專業知識學習，拓寬知識面，提高文字和分析能力，要加強計算機知識學習，掌握現代信息管理技術，使自己成為既熟悉檔案業務，又懂得計算機管理的具有雙重知識結構的復合型人才。

三、建設人事檔案管理系統是信息化的重點

（一）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高建設人事檔案管理系統的基礎工作水平。計算機作為高效處理復雜信息與數據的現代工具，首要特征是要求輸入的原始數據信息必須是準確科學的，否則輸入的是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行信息化管理的前提是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足管理的技術要求，這就要求檔案管理基礎工作的各個環節都要按照統一的程序和方法來進行。一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事檔案多年來未做全面清查加之來源復雜、鑒別不準，存在許多重份或無查考價值的材料，所以首先要剔除無用的材料，才能避免計算機管理時出現重復低效的情況。二是重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷，對無頁碼、無目錄、無材料標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證案卷更加規范。這樣既可科學保管亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。三是結合實際，規范著錄工作。一般來說掌握以下重點便基本可以取得“多”、“快”、“準”兼而有之的效果。首先分清輕重緩急，循序漸進。根據內容重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況對所有檔案進行排隊，將可開放的檔案內容和利用率較高的檔案進行優先整理；其次，分級著錄，省時省力。將反映問題單一或參考價值不高的檔案內容進行目錄級著錄，對一卷內幾個材料涉及同一主題的檔案內容進行概覽級著錄，而對重要材料或反映問題龐雜的檔案內容則進行文件級著錄。這樣處理就可以加快檔案管理信息化的進程和提高利用的效率。

（二）利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。。人事檔案管理系統建設結構顯示：企業使用人事檔案管理信息系統，按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成數據庫實體，通過實用、良好的操作界面，對檔案信息進行分類、提取、查詢，方便用戶對有關材料的查借閱和使用，同時可進行統計分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。

通過該系統能實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統隨時了解文書、業務部門管理動態，掌握員工任免、技術職務變動、培訓等人事動態，實現檔案的超前性、預見性管理。綜上所述，人事檔案信息化管理模式對實現企業的人才信息管理工作有非常突出的現實意義。

作者單位：白山市住房公積金管理中心