淺議高校科研檔案管理

摘 要：科研是高等院校基本社會職能之一，科研檔案管理作為高校科研活動的基礎，真實的反映著高校的科研學術水平，同時也是一所高校真正實力的見證。如何對高校科研檔案進行合理化、規范化的管理，已成為高校科研部門認真思考的問題。

關鍵詞：科研；檔案；管理

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）12-0303-01

科研檔案是指人們在從事科學研究活動中所形成的，并經過整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的歷史記錄。近年來伴隨著高校科研工作的快速發展，高校科研檔案已成為高校檔案中的一個重要門類。運用何種有效的方法，采取何種合理的措施，把高校科研檔案進行規范化管理，需要高校科研檔案管理工作者在這一方面認真下功夫。

一、高校科研檔案的界定

（一）基礎檔案。這主要包括國家、省級或上級主管機關下達的中長遠和近期的科技研究任務，學院層面制定和上級管理部門下發的科研管理文件和成果管理、課題管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料科研審批文件等材料。這些都是高校開展科研的理論基礎，同時也是高校科研檔案管理的基本。

（二）實證檔案。這主要包括科研課題申請書、審批文件、項目計劃書、任務書、委托書、開題報告、方案論證和協議、技術配方、調研報告、重要原始記錄、實驗原始記錄、項目進展報告、計算材料、、研究實驗大綱、數據整理、分析材料、實驗報告、科研報告、工作總結、論文、專著、技術鑒定材料、參加人員名單、科研投資情況等。這些是科研檔案管理的主體部分，也是科研檔案管理的重點。

（三）成果檔案。主要包括科研年度統計表獲獎成果和證書、、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、課題成果報告、研究成果報告、論文或專著、投資情況、決算材料、成果鑒定意見書、獎勵申報、審批、專利申請文件、推廣協議書、科研成果在推廣過程中形成的評價、建議和用戶反饋意見、專利和技術轉讓資料等。

二、高校科研檔案管理的作用

（一）科研檔案是積累科研經驗的重要保障。要進行科研工作，都必須占有大量的充分可靠的材料，科研檔案就是科研工作不可缺少的依據和參考材料，是科研工作的必要條件。

（二）科研檔案管理是高校開展科研活動的重要資料。科研檔案記錄了科研活動的全過程，包含了所有重要的信息，這些資料對于后來開展科研活動的人員來說有著重要的參考價值。

（三）科研檔案是高校開展科研活動的重要憑證。高校或個人通過科研活動所申請的專利權是他們從事科研活動的重要憑證，這些憑證在以后的晉級、評審中都起到了很好的證據。

（四）科研檔案是科研評估的重要依據。科研檔案是反映高校科研活動成果和科研管理的歷史面貌，是直接記錄的原始材料，不是事后隨意編寫和收集復制的間接二手材料。對科研工作進行評估，需要憑借檔案作為依據，才能客觀全面地估價。

（五）科研檔案也是做好高校管理工作的一項重要策略。通過建立健全科研檔案，有助于對高校教師進行考核、更好地開展評定工作，有助于高校優化教書育人的環境。

三、高校科研檔案管理的現狀及問題

（一）科研檔案管理制度不太健全，高校在檔案管理方面都有專門的制度，但是在科研檔案管理制度上有所缺失，缺少相關規定，缺失執行力。首先是檔案歸檔缺乏系統、完整的制度保證，不能做到集中統一管理；其次是科研檔案管理工作方面缺乏有效的制約手段，造成高校科研歸檔管理工作無制度可依；再次是科研管理部門對科研檔案的管理力度不夠，沒有將科研檔案的管理納入正常的科研工作范圍中去。

（二）科研檔案管理意識薄弱。科研檔案管理人員一般只注重科研成果的獎勵，只注重科研的結果，不重視科研檔案的前期過程，忽視科研檔案的整理歸檔，導致科研檔案收集不齊全，有較大的缺項。而且高校教師在進行科研活動時較重視科學研究實踐活動及成果的論文發表與獲獎，忽視對科研檔案資料的平時累積工作，認為科研檔案應該是科研部門檔案管理員的分內工作，和自己關系不大，這也導致科研檔案的缺項比較嚴重。

（三）科研管理手段和方法比較落后。高校科研檔案管理中，基本上都是紙質的檔案，這導致科研檔案管理的工作量大，容易出錯，相反科研檔案的電子檔比較少，很少能利用先進的數據庫管理系統。這都嚴重制約高效的利用科研檔案材料。另外比較注重歸檔后的檔案整理統計，而忽略歸檔前所有科研檔案的整理。這就導致了對科研檔案的利用效果，使得科研檔案的服務層次較低，服務對象相對狹窄。

四、加強高校科研檔案管理的幾點建議

（一）完善科學的管理制度和辦法。實現科研檔案規范化管理，實行制度管理是關鍵。首先可以建立日常檢查制度，養成時常檢查科研檔案的存放環境，并定期進行盤點式核對的習慣；其次是建立庫管制度，嚴格按照有關庫房管理制度進行管理；第三是建立檔案保管制度，除了傳統的紙質檔案保管外，還應該有效的使用光盤、優盤、硬盤等更為先進的存儲介質來進行檔案管理；最后建立可養檔案查詢制度，設置權限，在一定的審批手續后方才能查閱科研檔案。

（二）提高科研檔案管理的意識。科研檔案管理是高校科研健康發展的保證，要做到科研檔案管理真正規范化管理，就必須提高高校科研人員及檔案管理人員的檔案管理意識。

（三）利用現代先進技術提高科研檔案管理水平。首先科研檔案管理工作者應該掌握現代信息技術，熟練運用現代化辦公設備，不斷提高管理手段與方法，提高處理科研檔案信息化的能力。其次要有步驟分層次的推進科研檔案信息化、數字化管理模式。基于高校信息化校園的平臺，實現信息的網絡傳輸、共享等，提高檔案管理的工作效率，從而實現科研檔案管理的規范化。

作者單位：南京信息職業技術學院

作者簡介：黃璜（1984— )，女，漢，安徽天長人，南京信息職業技術學院思政講師，項目管理員，在讀碩士研究生。

參考文獻：

[1]田園.科研檔案在高校管理中的作用[J].合作經濟與科技.2010，11:64.