淺論如何做好公路建設項目檔案管理工作

公路是國家主要交通樞紐，在國家經濟社會發展中發揮著重要作用。而公路工程建設檔案是公路規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖紙、聲像制品等檔案資料，是一個項目從立項、可行性研究、設計、招投標到施工、竣工等全過程的真實記錄和客觀反映。這些檔案不僅對公路的規劃建設、工程質量起著重要的指導、監督、保證作用，而且對今后的道路規劃、維修及改擴建具有重要的指導作用。因此，做好重點公路項目的檔案管理工作對推動河南經濟建設和公路事業發展具有十分重要的意義。

下面，筆者結合工作實際就如何提高公路建設項目檔案的管理工作，談幾點自己的體會和建議：

一、強化管理，健全制度

為了確保公路建設工程竣工檔案的系統與完整，保證重點公路建設工程專業的檔案質量，檔案行政管理部門和重點建設項目主管部門已把項目檔案管理工作放在突出位置。但是，由于建設周期長、參建單位多、各方的認識不一，致使一些建設檔案得不到妥善保管，檔案的質量得不到保障，時間一長，也容易散失。另外，檔案管理水平較差，沒有達到標準化、制度化、規范化管理。從筆者參與的重點公路工程項目的驗收情況來看，許多單位檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。因此，應進一步提高認識，無論是制度的制定者還是執行者，無論是單位領導還是具體的技術人員，都應充分認識到檔案管理的重要性，從項目的開始階段就把建設檔案工作統一起來，嚴格依法治檔。檔案的行政管理部門應主動介入，加強與項目相關單位的溝通，統一行業項目檔案管理規范，爭取與項目主管部門達成共識，建立一個切實可行的重點建設項目檔案工作監督體系，明確項目參與各方的職責，齊抓共管，搞好重點建設項目的檔案工作。

二、建路與建檔同步發展

公路工程檔案是公路建設施工中各個環節的真實記錄，是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程建設要與工程檔案同時起步，同步進行，逐步建立起一個包括檔案行政管理部門、交通主管部門以及建設施工監理單位在內的三級檔案管理體系，形成一個貫穿于整個施工過程的檔案管理網絡。一是健全檔案工作人員網絡，劃清職責，明確范圍；二是健全檔案資料流向網絡，避免由于人員調動、變更而出現人走檔案走、人走檔案丟的現象，從而保證檔案工作質量。在工程建設過程中，時刻有專人負責工程建設資料的收集、整理，對建設過程中有關數據的變化要及時地調整，保證檔案資料的真實性和原始性。

三、跟蹤技術咨詢服務，監督檢查指導

眾所周知，在諸多建設工程中，高速公路工程建設規模大、周期長、參建單位多，建設、監理、施工、安裝等單位的檔案管理人員有工程建設方面的專業特長，卻缺少檔案技術知識，有的具有檔案技術知識，卻缺少建設方面的專業知識。同時，建設過程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國家法律和河南省檔案局下發的《歸檔文件整理規劃》及相關要求，認真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個環節的工作。這就需要檔案主管部門加強檔案業務跟蹤技術咨詢服務，建立深入監督指導服務的機制，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，有效提高建檔歸檔質量。

四、培養檔案人才，提高檔案人員素質

面對經濟和科技的發展，檔案人員的素質必須提高，以業務素質提高為重點，加強對檔案專業知識的學習，對現有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，加強與公路建設相關學科的學習，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能，提高外語水平，使檔案工作者能更好地為重點公路建設項目服務。

五、重視建設檔案，開發利用檔案

項目檔案是一個建設單位工程建設的資源，是項目建設的經驗和技術的積累。項目檔案是否得到有效的利用，應作為衡量和檢驗項目檔案管理水平和項目檔案發揮作用大小的重要尺度。要進一步提高公路建設項目的檔案管理水平，必須提高認識，真正重視加強建設項目檔案的集中管理，堅持建路與建檔同步發展，強化檔案業務技術咨詢服務，深入開展建設項目檔案人員崗位培訓和繼續教育，全面提高檔案人員整體素質，著力研究檔案信息化管理，重視檔案的開發利用，使得科技專業資料來源于實踐，又應用于實踐，為建設項目投產后運營、管理及今后的養護、維修提供可靠依據，更好地為大眾服務。

（作者單位：西華縣公路管理局）