做好高校基建檔案工作的思考

摘 要 高校基建檔案是檔案綜合管理工作的重要組成部分，它影響和決定著檔案工作整體質(zhì)量，它是高校未來發(fā)展、規(guī)劃的可靠依據(jù)。目前，高校基建檔案大量產(chǎn)生，還存在著規(guī)范管理問題。值得分析、研究。

關(guān)鍵詞 高校 基建檔案 規(guī)范管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Thinking on Doing Archives of University Infrastructure Well

TAO Yisheng

(Anqing Vocational Technical College， Anqing， Anhui 246003)

Abstract Integrated file management is an important part of university infrastructure， it affects and determines the overall quality of archival work， which is the university for future development， planning and reliable basis. Currently， the university infrastructure， a large number of files generated， there is still a standard management. Which is worthy of analysis and research.

Key words college; infrastructure files; standard management

1 對高校基建檔案的認(rèn)識

高校基建檔案是基建項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的記錄。即基建項(xiàng)目建設(shè)的可行性研究和審批，以及建設(shè)用地、征遷、拆遷、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、開工審批、建設(shè)施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的并經(jīng)過鑒定、整理、歸檔的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。是高校基建項(xiàng)目建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，它真實(shí)的記錄和反映了基建項(xiàng)目建設(shè)和管理的全過程。

高校基建檔案具有周期性、專業(yè)性、成套性、復(fù)雜性等特點(diǎn)。周期性，是指一個完整的建設(shè)工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收、審計等階段，這個過程形成的材料要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、設(shè)計單位、施工單位、環(huán)保部門、消防部門、審計部門等許多部門，一個基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過幾年時間才能完成。工程項(xiàng)目交付使用后，其使用時間長達(dá)十年或上百年。基建檔案的形成和管理將伴隨著建筑物、構(gòu)筑物的存在而持續(xù)進(jìn)行。專業(yè)性，基建檔案是在基建活動中形成的，而基建活動伴隨著一定的專業(yè)分工進(jìn)行，不同的專業(yè)具有不同的技術(shù)內(nèi)容和方法。所以基建工程過程中所產(chǎn)生的檔案資料具有明顯的專業(yè)性特點(diǎn)。成套性，基建工程項(xiàng)目經(jīng)過的立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收、審計等階段，是一個完整的系統(tǒng)工程，各階段所形成的檔案是一個有機(jī)聯(lián)系的整體，它記載和反映了基建項(xiàng)目活動的全部，建設(shè)過程的完整性決定了基建檔案具有很強(qiáng)的成套性。復(fù)雜性，基建檔案的復(fù)雜性是由基建本身內(nèi)容決定的，它包括地質(zhì)、建筑、安裝、給排水、環(huán)保、電信、消防等知識。有的較大基建項(xiàng)目有很多子項(xiàng)工程組成的，涉及到高校的方方面面，使基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜性。高校的基建檔案，真實(shí)地記錄和反映了基建項(xiàng)目建設(shè)和管理的全過程，是項(xiàng)目建設(shè)竣工后，使用維護(hù)、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修的重要依據(jù)和條件，是工程質(zhì)量責(zé)任追溯不可替代的重要憑證，也是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)。同時也為學(xué)校校園整體規(guī)劃和各種建筑物的新建、擴(kuò)建、再建提供重要的參考資料。

2 高校基建檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對基建檔案管理工作認(rèn)識不足，缺乏大局意識

高校領(lǐng)導(dǎo)日常工作只重視教學(xué)、科研，對檔案管理工作重視不夠，業(yè)務(wù)主管部門及有關(guān)人員對搞好基建檔案工作亦認(rèn)識不足，以致檔案工作沒有和建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行。他們認(rèn)為，檔案工作是檔案管理部門的事，其目的是為了以后查閱使用，很多資料也許很難用到，不愿下大力氣收集整理，認(rèn)為費(fèi)時費(fèi)力沒有必要。因此，在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一些前期文件、設(shè)備資料等缺少收集保存意識；在平時工作中只圖方便，也不注重對文件的準(zhǔn)確性進(jìn)行鑒定；有些高校檔案人員，只是一般工作人員，說話的力度不夠，只是反映情況而已，而一些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人又認(rèn)為資料管理是檔案部門的要求，能夠做到一般收集保管就完成了任務(wù)，對資料的管理與工程質(zhì)量、工程進(jìn)度的聯(lián)系認(rèn)識不足，造成檔案員與形成檔案材料的部門嚴(yán)重脫節(jié)，給檔案的管理工作帶來了一定的難度。

2.2 檔案形成的過程管理不到位，缺少必要的監(jiān)督檢查

地方檔案行政管理部門和高校檔案部門對基建項(xiàng)目工程的各參建單位施工過程中形成的檔案資料收集整理缺少檢查，督促指導(dǎo)不到位，造成材料的收集與工程建設(shè)進(jìn)度不能保持同步，大大滯后于工程進(jìn)展。由于檔案人員，尤其是檔案管理部門的人員對基建工程專業(yè)技術(shù)要求和知識不了解，造成材料很難收集齊全和指導(dǎo)監(jiān)督針對性不強(qiáng)。有些建設(shè)管理部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對自身的管理職責(zé)不明確，對國家基建工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程要求掌握不足，對施工、監(jiān)理單位資料不符合要求的不能及時查出、做出整改，或者是為了趕工期，對材料、設(shè)備實(shí)驗(yàn)報告把關(guān)不嚴(yán)，即使檔案部門指出整改意見，也不能有效地落實(shí)到位，造成在工程結(jié)束后，工程資料返工整改，致使檔案的原始性、真實(shí)性受到極大影響，不利于檔案的整理保存和利用。

2.3 各高校資料管理水平不平衡，移交的檔案材料不能達(dá)到檔案管理要求

目前高校基建項(xiàng)目，除了部分高校有專職的檔案人員對施工資料進(jìn)行整理歸檔外，有些高校沒有配備專職檔案人員，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊，對文件材料的收集最多就是強(qiáng)調(diào)齊全完整，談不上材料整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，達(dá)不到檔案部門的要求，造成在竣工驗(yàn)收和移交材料時，往往需要高校和地方檔案行政管理部門花費(fèi)大量的時間進(jìn)行核實(shí)、整理和補(bǔ)差，浪費(fèi)人力和物力。高校檔案人員，大部分沒有從事過基建項(xiàng)目工程管理，沒有這方面的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這也是造成基建項(xiàng)目檔案收集、整理水平不高的重要原因。

3 做好高校基建檔案的對策

基建檔案是高校檔案資源的重要組成部分，是高校的寶貴財富，基建檔案既是基建項(xiàng)目的歷史記錄，又是項(xiàng)目投入使用、維修、管理、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)，是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是整個項(xiàng)目使用管理不可缺少的環(huán)節(jié)。

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識

高校檔案部門要加大宣傳力度，認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在組織上取得相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持配合。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視是強(qiáng)化檔案管理意識的關(guān)鍵，也是做好基建檔案工作的關(guān)鍵。

加強(qiáng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，系統(tǒng)有序地開展檔案材料的收集是做好基建檔案的前提。檔案管理部門要對計劃開工的項(xiàng)目進(jìn)行了解，在開工前對每項(xiàng)工程建立檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)，明確各級資料管理員的職責(zé)和任務(wù)，對網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時，還要定期檢查督促各參建單位材料的整理情況，保證材料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

3.2 強(qiáng)化基建檔案過程監(jiān)管，保證檔案工作與基建工程同步

基建項(xiàng)目檔案管理中，要將文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。高校要保證基建項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確，就必須注重平時的收集積累、科學(xué)合理地確定文件歸檔范圍和保管期限。一個基建工程項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始，經(jīng)過招標(biāo)投標(biāo)、施工方案、施工準(zhǔn)備、開工報告、施工建設(shè)、設(shè)備安裝、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，以及工程監(jiān)理、財務(wù)管理和預(yù)決算等文件，是建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位對文件的形成、保管、收集、歸檔和移交的全部范圍，也是高校檔案部門監(jiān)管的對象。監(jiān)管要貫穿于整個基建項(xiàng)目的全過程，這樣才能最大限度地保證工程項(xiàng)目材料的齊全完整和準(zhǔn)確規(guī)范。

3.3 健全高校基建檔案管理制度，確保材料整理科學(xué)規(guī)范

高校基建項(xiàng)目施工的周期比較長，期間會產(chǎn)生大量文件材料，且管理人員和檔案員經(jīng)常發(fā)生變動，因此必須要有一套比較完善的歸檔程序和整理規(guī)范，才能持續(xù)地做好基建檔案工作。高校要根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合本建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際特點(diǎn)，制定出本校工程項(xiàng)目檔案的歸檔制度、檔案分類編號細(xì)則和整理標(biāo)準(zhǔn)，及時與設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位進(jìn)行技術(shù)交流。在整理過程中統(tǒng)一分類編號、統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目材料分類、整理歸檔的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.4 全面提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好基建項(xiàng)目檔案工作的基本要求和關(guān)鍵。做好基建檔案工作，不僅要具備檔案方面的專業(yè)知識，還要具備工程建設(shè)和工程監(jiān)理方面的相關(guān)知識，能夠熟悉常規(guī)性設(shè)備、材料相關(guān)報告，積極配合基建部門做好檔案的檢查監(jiān)督工作。所以，必須加強(qiáng)對專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校要多安排他們參加一些專業(yè)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)交流活動，盡快提高自身素質(zhì)，成為合格的基建檔案管理人員。