淺談企業信息化建設——辦公自動化

摘要：開發企業辦公自動化管理系統，實現辦公自動化及網站的動態管理，使得對企業信息的管理更加及時、高效地提高了工作效率，同時對系統的開發原理、系統的功能特點和設計方案進行了介紹。

關鍵詞：辦公自動化 企業管理 系統

0 引言

企業信息化建設是指企業應用先進的科學管理方法和現代信息技術，以信息資源為主要對象，采用系統集成的手段，對企業管理的架構與機制進行全面整合，使企業生產管理業務流程得以規范和優化，實現提升企業核心競爭力，達到提高企業經濟效益和管理水平為目標的全過程。

1 系統建設目標

企業信息化建設需整合資源，完善企業管理，大力開拓市場。加快企業信息化建設步伐，提高企業運作的信息化水平，全面構建和規范企業信息化辦公環境，為實現企業戰略目標和工作任務提供助力，是企業信息化建設工作的總目標。

①實現網上協同辦公，實現公文收發管理、文件報送、分發等多種對內、對外服務功能和辦公業務的自動化，實現無紙化辦公。

②建設一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機制，采集和積累各類信息資源并實現共享，使單位各部門及分支機構的通信和信息交流快捷暢通，為領導督辦、輔助決策提供最大限度的支持。

③規范行政辦公和審批流程，使單位各部門及分支機構的辦公業務和管理規范化、合理化、高效化。

④遵循先進性、實用性、安全性、開放性與標準化等原則，保證系統建設、維護、使用的低成本、可靠性、安全性、易于維護和易于使用，從而最大程度地發揮OA系統的作用，為全員信息化建設和應用的持續發展打好基礎。

2 系統建設原則

在系統建設的過程中，應該遵循如下原則:規范性原則、可靠性原則、易操作性原則、擴展性原則及易維護性原則。除此之外，系統還應具有人性化的后臺管理平臺，提供易用的網站欄目內容維護、用戶權限管理等功能。

3 建設目的

基于無紙化辦公建設、整合資源、提高辦公效率等工作要求，以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現企業關鍵辦公應用為導向，搭建一個覆蓋單位各部門及各分支機構的協同辦公平臺及軟件系統，實現辦公自動化、協同化、網絡化和信息共享化。

4 系統設計總體與通用技術要求

主要為模塊化設計、開放性設計、安全性設計等及多層體系架構設計等要求以及通用技術要求包括軟件和硬件部分的要求與原則。

軟件部分：

①系統架構應采用表現層、業務邏輯層、數據層等的三層或多層分離結構基礎上的Browser/Server模式。

②系統架構中各層應采用成熟的、符合技術標準服務器、中間件、數據庫產品。其中建議操作系統采用Window Server2003或linix以上、數據庫采用SQLServer2005或Oracle 9i以上。

③系統應保證Window XP客戶端的正常使用，瀏覽器建議采用IE6.0及以上版本。

④系統應提供基于XML的數據交換接口，支持與第三方軟件的應用集成。系統應對數據和應用的安全性作充分考慮，并提供較完善的數據加密及鑒權機制或接口以及日志跟蹤與分析功能。

⑤系統應提供符合中文使用習慣的操作界面，所有與用戶相關的信息都必須用中文顯示，要具有多語言版本擴展能力，符合服務對象多種國籍需要。

5 系統平臺及體系架構要求

整個系統采用B/S結構、基于平臺化的分布式處理技術進行系統架構設計和系統開發；支持三/多層構架，表示層、業務層、數據庫訪問層分開；數據庫采用關系型數據庫，支持消息服務；考慮到OA系統基本功能實現，以后會根據需要不斷增加新的功能，要求系統采用組件或者說模塊化開發的技術，提供開放的標準接口，使后續的開發的功能很容易地集成進來，保證系統的可擴展性。

整個系統要求采用標準J2EE結構，由JAVA語言開發，系統配置由XML技術完成；數據庫采用關系型數據庫，同時支持多種數據庫，系統通過JDBC服務連接數據庫，并使用連接池提高系統性能；通信協議采用HTTP、TCP/IP。

6 系統功能要求

6.1 協同工作

協同工作是單位內部員工間的協同工作平臺(包括異地分支機構協同)，支持簡捷的文字編輯、信息流轉、回復、意見加載以及附件加載，協同數據轉入郵件協同，應該能夠完成自建流程、調用模板流程、自建個人模板、調用格式、上傳附件、調用統計表單等，以完成單位辦公中的資料傳遞、審批、請示、報告、匯報、工作溝通等工作內容。

6.2 發文管理

發文管理主要用于內部發文(如向各部門及下屬單位發通知、通告通報，也可發往具體的部門或個人，各項規章制度也可形成內部發文)，也可用于對外的發文(如對上級主管部門的請示、報告、對平級單位的通知、通告、對下級單位的指示、批復等）。發文管理主要完成發文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領導審核、核稿、領導簽發、文書印發等，實現發文管理的全過程，包括從擬稿到紅頭文件下發的一個完整流程的控制，也包括一般公文的傳遞。

6.3 收文管理

實現收文管理的全過程，包括電子文件的處理和紙質文件的掃描處理。收文管理主要是接收外部(上級單位)來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領導或有關人員傳閱(順序或同時)，一般情況下，不能也沒有必要修改來文內容，但可以做批示或圈閱。收文管理模塊實現公文登記、擬辦、轉發、處室擬辦、領導閱辦、歸檔、相關單位查詢公文等功能、要求。

6.4 公文查閱

可以在辦公自動化系統中實現公文的直接查找和瀏覽。

6.5 項目管理

管理項目作為OA的一個組成部分，工程項目管理是中電企業重點工作之一，領導和員工、客戶和管理人員的溝通和信息的及時傳遞等，會直接影響項目管理質量好壞，所以管理好一個項目，就要求項目的必要信息：時間、人員配置、機具配置、文件檔案、計劃進程、相關會議都是相互聯系的。

項目管理中要包括：項目人員組織、計劃需求、工期進程、事件記錄、報表等。對于項目權限進行設定，項目查看的權限完全和各個信息本身的權限相同，項目文檔在文檔管理中生成項目文件夾，新建立的項目在項目文件夾的對應子目錄，通過預歸檔和歸檔來存儲?？梢酝ㄟ^協同郵件、在線消息等方式直接與關聯的人員項目進行溝通。

6.6 合同管理。

合同管理是工程項目以及商務等管理的核心，合同審批和管理是每個企事業單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經過相關職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著軟件技術的不斷發展和進步，通過網上協同審批和管理來提高工作效率、節約成本、增強顧客滿意度已成為現實。

6.7 工作日志。

記錄用戶操作，即工作內容，并允許用戶查閱近期工作情況。

6.8 會務管理。

實現會議申報、審批、安排、通知、記錄、查詢等的綜合管理功能。會務管理主要包括會議管理和會議室管理兩部分。用戶可以通過會議室管理查看所有會議室的占用情況，預定會議擬召開期間可用的會議室，確保會議室資源的合理、充分使用。

6.9 人事管理

提供企業的人事檔案管理，具體包括：a檔案管理：提供人事基礎資料、聯系資料、學習經歷、工作經歷的信息記錄等。b業務管理：轉正、入職、離職、調職等變動信息的記錄，并提供相關信息轉發協同。c自定義信息：自定義人事檔案擴展信息，自定義人事枚舉數據。d人事查詢統計：進行人員花名冊的查詢和相關信息的統計查詢。

6.10 系統管理

對使用單位、部門、人員、崗位以及流程、欄目等內容靈活定義，通過一定的配置就可以實現系統的適應性，保證系統維護的簡易性，應用程序及接口的一致性。

7 結束語

從以上敘述可以看出，為企業建立一個功能完善的自動化信息系統并非是一件簡單的事情，辦公自動化信息系統是一個系統工程，從建設初期就應走標準化建設思路，從政策上和業務上保證與國家大政方針相符，從信息化建設思路上符合電子政務等相關規劃。此外還要充分考慮到信息系統安全和建立一套完善的培訓體系，從管理維護和普通應用2個層次，從支撐平臺和辦公自動化系統本身兩個方面進行全面培訓。