淺談企業(yè)信息化建設(shè)——辦公自動化

摘要：開發(fā)企業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化及網(wǎng)站的動態(tài)管理，使得對企業(yè)信息的管理更加及時、高效地提高了工作效率，同時對系統(tǒng)的開發(fā)原理、系統(tǒng)的功能特點和設(shè)計方案進行了介紹。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 企業(yè)管理 系統(tǒng)

0 引言

企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)應(yīng)用先進的科學(xué)管理方法和現(xiàn)代信息技術(shù)，以信息資源為主要對象，采用系統(tǒng)集成的手段，對企業(yè)管理的架構(gòu)與機制進行全面整合，使企業(yè)生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程得以規(guī)范和優(yōu)化，實現(xiàn)提升企業(yè)核心競爭力，達到提高企業(yè)經(jīng)濟效益和管理水平為目標(biāo)的全過程。

1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)信息化建設(shè)需整合資源，完善企業(yè)管理，大力開拓市場。加快企業(yè)信息化建設(shè)步伐，提高企業(yè)運作的信息化水平，全面構(gòu)建和規(guī)范企業(yè)信息化辦公環(huán)境，為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和工作任務(wù)提供助力，是企業(yè)信息化建設(shè)工作的總目標(biāo)。

①實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，實現(xiàn)公文收發(fā)管理、文件報送、分發(fā)等多種對內(nèi)、對外服務(wù)功能和辦公業(yè)務(wù)的自動化，實現(xiàn)無紙化辦公。

②建設(shè)一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機制，采集和積累各類信息資源并實現(xiàn)共享，使單位各部門及分支機構(gòu)的通信和信息交流快捷暢通，為領(lǐng)導(dǎo)督辦、輔助決策提供最大限度的支持。

③規(guī)范行政辦公和審批流程，使單位各部門及分支機構(gòu)的辦公業(yè)務(wù)和管理規(guī)范化、合理化、高效化。

④遵循先進性、實用性、安全性、開放性與標(biāo)準(zhǔn)化等原則，保證系統(tǒng)建設(shè)、維護、使用的低成本、可靠性、安全性、易于維護和易于使用，從而最大程度地發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，為全員信息化建設(shè)和應(yīng)用的持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2 系統(tǒng)建設(shè)原則

在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)該遵循如下原則:規(guī)范性原則、可靠性原則、易操作性原則、擴展性原則及易維護性原則。除此之外，系統(tǒng)還應(yīng)具有人性化的后臺管理平臺，提供易用的網(wǎng)站欄目內(nèi)容維護、用戶權(quán)限管理等功能。

3 建設(shè)目的

基于無紙化辦公建設(shè)、整合資源、提高辦公效率等工作要求，以先進的計算機和通信技術(shù)為主要手段，以實現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋單位各部門及各分支機構(gòu)的協(xié)同辦公平臺及軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享化。

4 系統(tǒng)設(shè)計總體與通用技術(shù)要求

主要為模塊化設(shè)計、開放性設(shè)計、安全性設(shè)計等及多層體系架構(gòu)設(shè)計等要求以及通用技術(shù)要求包括軟件和硬件部分的要求與原則。

軟件部分：

①系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)采用表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)層等的三層或多層分離結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的Browser/Server模式。

②系統(tǒng)架構(gòu)中各層應(yīng)采用成熟的、符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)器、中間件、數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。其中建議操作系統(tǒng)采用Window Server2003或linix以上、數(shù)據(jù)庫采用SQLServer2005或Oracle 9i以上。

③系統(tǒng)應(yīng)保證Window XP客戶端的正常使用，瀏覽器建議采用IE6.0及以上版本。

④系統(tǒng)應(yīng)提供基于XML的數(shù)據(jù)交換接口，支持與第三方軟件的應(yīng)用集成。系統(tǒng)應(yīng)對數(shù)據(jù)和應(yīng)用的安全性作充分考慮，并提供較完善的數(shù)據(jù)加密及鑒權(quán)機制或接口以及日志跟蹤與分析功能。

⑤系統(tǒng)應(yīng)提供符合中文使用習(xí)慣的操作界面，所有與用戶相關(guān)的信息都必須用中文顯示，要具有多語言版本擴展能力，符合服務(wù)對象多種國籍需要。

5 系統(tǒng)平臺及體系架構(gòu)要求

整個系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)、基于平臺化的分布式處理技術(shù)進行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)開發(fā)；支持三/多層構(gòu)架，表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)庫訪問層分開；數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，支持消息服務(wù)；考慮到OA系統(tǒng)基本功能實現(xiàn)，以后會根據(jù)需要不斷增加新的功能，要求系統(tǒng)采用組件或者說模塊化開發(fā)的技術(shù)，提供開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，使后續(xù)的開發(fā)的功能很容易地集成進來，保證系統(tǒng)的可擴展性。

整個系統(tǒng)要求采用標(biāo)準(zhǔn)J2EE結(jié)構(gòu)，由JAVA語言開發(fā)，系統(tǒng)配置由XML技術(shù)完成；數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，同時支持多種數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)通過JDBC服務(wù)連接數(shù)據(jù)庫，并使用連接池提高系統(tǒng)性能；通信協(xié)議采用HTTP、TCP/IP。

6 系統(tǒng)功能要求

6.1 協(xié)同工作

協(xié)同工作是單位內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺(包括異地分支機構(gòu)協(xié)同)，支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載以及附件加載，協(xié)同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入郵件協(xié)同，應(yīng)該能夠完成自建流程、調(diào)用模板流程、自建個人模板、調(diào)用格式、上傳附件、調(diào)用統(tǒng)計表單等，以完成單位辦公中的資料傳遞、審批、請示、報告、匯報、工作溝通等工作內(nèi)容。

6.2 發(fā)文管理

發(fā)文管理主要用于內(nèi)部發(fā)文(如向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報，也可發(fā)往具體的部門或個人，各項規(guī)章制度也可形成內(nèi)部發(fā)文)，也可用于對外的發(fā)文(如對上級主管部門的請示、報告、對平級單位的通知、通告、對下級單位的指示、批復(fù)等）。發(fā)文管理主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)等，實現(xiàn)發(fā)文管理的全過程，包括從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，也包括一般公文的傳遞。

6.3 收文管理

實現(xiàn)收文管理的全過程，包括電子文件的處理和紙質(zhì)文件的掃描處理。收文管理主要是接收外部(上級單位)來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱(順序或同時)，一般情況下，不能也沒有必要修改來文內(nèi)容，但可以做批示或圈閱。收文管理模塊實現(xiàn)公文登記、擬辦、轉(zhuǎn)發(fā)、處室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)閱辦、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等功能、要求。

6.4 公文查閱

可以在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)公文的直接查找和瀏覽。

6.5 項目管理

管理項目作為OA的一個組成部分，工程項目管理是中電企業(yè)重點工作之一，領(lǐng)導(dǎo)和員工、客戶和管理人員的溝通和信息的及時傳遞等，會直接影響項目管理質(zhì)量好壞，所以管理好一個項目，就要求項目的必要信息：時間、人員配置、機具配置、文件檔案、計劃進程、相關(guān)會議都是相互聯(lián)系的。

項目管理中要包括：項目人員組織、計劃需求、工期進程、事件記錄、報表等。對于項目權(quán)限進行設(shè)定，項目查看的權(quán)限完全和各個信息本身的權(quán)限相同，項目文檔在文檔管理中生成項目文件夾，新建立的項目在項目文件夾的對應(yīng)子目錄，通過預(yù)歸檔和歸檔來存儲。可以通過協(xié)同郵件、在線消息等方式直接與關(guān)聯(lián)的人員項目進行溝通。

6.6 合同管理。

合同管理是工程項目以及商務(wù)等管理的核心，合同審批和管理是每個企事業(yè)單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經(jīng)過相關(guān)職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著軟件技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，通過網(wǎng)上協(xié)同審批和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強顧客滿意度已成為現(xiàn)實。

6.7 工作日志。

記錄用戶操作，即工作內(nèi)容，并允許用戶查閱近期工作情況。

6.8 會務(wù)管理。

實現(xiàn)會議申報、審批、安排、通知、記錄、查詢等的綜合管理功能。會務(wù)管理主要包括會議管理和會議室管理兩部分。用戶可以通過會議室管理查看所有會議室的占用情況，預(yù)定會議擬召開期間可用的會議室，確保會議室資源的合理、充分使用。

6.9 人事管理

提供企業(yè)的人事檔案管理，具體包括：a檔案管理：提供人事基礎(chǔ)資料、聯(lián)系資料、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的信息記錄等。b業(yè)務(wù)管理：轉(zhuǎn)正、入職、離職、調(diào)職等變動信息的記錄，并提供相關(guān)信息轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同。c自定義信息：自定義人事檔案擴展信息，自定義人事枚舉數(shù)據(jù)。d人事查詢統(tǒng)計：進行人員花名冊的查詢和相關(guān)信息的統(tǒng)計查詢。

6.10 系統(tǒng)管理

對使用單位、部門、人員、崗位以及流程、欄目等內(nèi)容靈活定義，通過一定的配置就可以實現(xiàn)系統(tǒng)的適應(yīng)性，保證系統(tǒng)維護的簡易性，應(yīng)用程序及接口的一致性。

7 結(jié)束語

從以上敘述可以看出，為企業(yè)建立一個功能完善的自動化信息系統(tǒng)并非是一件簡單的事情，辦公自動化信息系統(tǒng)是一個系統(tǒng)工程，從建設(shè)初期就應(yīng)走標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)思路，從政策上和業(yè)務(wù)上保證與國家大政方針相符，從信息化建設(shè)思路上符合電子政務(wù)等相關(guān)規(guī)劃。此外還要充分考慮到信息系統(tǒng)安全和建立一套完善的培訓(xùn)體系，從管理維護和普通應(yīng)用2個層次，從支撐平臺和辦公自動化系統(tǒng)本身兩個方面進行全面培訓(xùn)。