項目信息管理系統在項目管理中的運用

摘要：從企業項目管理的角度出發結合項目管理的實際情況，提出了一種如何應用Microsoft Access2007數據庫系統開發企業項目管理數據庫信息系統的設計方法，以及根據項目特點及項目分類采用系統模塊化的設計方案，并就該數據庫系統在公司項目管理中的實際應用進行了闡述。

關鍵詞：數據庫 項目管理 信息 ACCESS

項目管理信息系統是企業項目管理工作中重要的環節，涉及到合同管理、費用管理、項目進度、收費狀況等諸多方面。目前采用計算機信息技術和網絡技術來進行項目信息管理是大勢所趨;通過項目管理信息系統能為企業提供及時、準確的項目信息，提高項目管理工作效率。根據公司的實際情況在工作中開發出一套基于Access2007數據庫的“項目管理信息系統”軟件。旨在項目管理數據信息化、規范化，使之系統更加完善，更好地為項目管理服務。

1 系統功能

項目信息管理系統作為企業管理的重要手段，從企業項目管理的角度對企業管理有以下主要功能：①提供統一的信息。從一個企業的項目管理來講，統一及時更新的項目信息是非常重要的，它直接影響到項目信息的處理效率及應用的正確性和有效性。②全面系統地組織和保存項目管理信息。通過合理地分析企業項目信息管理的需求，利用Access2007數據庫系統準確及時地保存項目信息，為有效地處理和應用這些項目信息奠定數據基礎。③準確及時地提供不同要求和不同詳細程度的信息。項目管理信息系統可向公司領導、項目管理人員及有關生產人員提供程度不同要求不同的詳細信息[1]。

2 軟件特點

“項目管理信息系統”，在中文windows2003 server(服務器操作系統)、Windows xp(客戶端操作系統)及以上版本和Microsoft Access2007環境中運行，利用Ms Access2007自身的Visual Basic控件模塊編成，在用戶界面設計中，充分考慮了用戶界面的設計原則提高了系統的可用性。該系統的軟件結構采用了C/S的體系結構，網絡運行環境為TCP/IP網絡，客戶端軟件的運行，具有以下特點：①操作過程直觀化。各項軟件功能都在各界面上以按鈕的形式提供，并顯示相應的提示信息，產生的結果直接在界面上顯示;使用者無須掌握太多的Access軟件的知識，易學易用，簡化了軟件使用的復雜程度。②數據信息安全化。軟件利用Access2007數據庫自身的安全功能設定密碼，增強項目管理過程中有關數據的安全性，有助于防范項目信息中涉及的商業秘密泄漏而形成的風險。③程序功能模塊化。對項目管理的內容進行分類，將通過計算機工具實現相同及相似的目標在程序中編寫成單獨的模塊，全部程序由查詢、統計、檢索等功能組成，并提供某些特定分析功能，滿足了利用項目數據進行分析的特定要求。如動態提供2009新簽合同額、07、08截轉合同額情況、2009實際收款匯總信息、2009正在運行項目信息等。④結果輸出多樣化。程序運行產生的結果可以直接打印輸出，也可以輸出為EXCEL電子表格另行保存。此外，程序編寫經過詳細規劃，充分考慮到項目管理實踐發展的要求，保留了增加新功能的余地，既方便了程序擴展功能，又增強了程序適用性。

3 操作運用

根據項目信息管理的需求，分析了項目管理組織結構和項目管理的業務流程，收集了與項目信息管理相關的資料，確定了項目管理信息系統的目標和主要功能需求，運用合理的軟件結構，定義了各個功能模塊，包括:系統登陸、項目綜合信息管理、項目管理信息窗口、合同管理信息窗口、報表輸出等幾大類。

4 表格設計

首先將數據分類，同一類的數據放在一個表中，并且有一個字段與其他表之間建立聯系，以最大限度保證每個表中不存在重復的數據資料。系統共建立各類數據表36個，其中21個數據表之間進行了一對一、一對多和多對多數據關聯。既主表中刪除記錄時會把相關子表的數據也一起刪除，如果主表中的數據修改，子表中的相關數據也會自動更新，以保持各個表數據之間的完整性。

5 系統安全設計

項目資源和項目一些相關信息是一個公司的商業機密。以防未被獲得授權的人獲取，系統進行了安全性設定。系統登陸除了設定用戶名和密碼之外，增加了每個客戶端登陸密碼和本機的機器碼綁定的功能。有關人員只能在自己使用的計算機上登陸，在任何其他計算機上均不能登陸，相關表格進入設置了權限、密碼。系統主菜單分4個選項：進入數據瀏覽窗口、進入報表打印窗口、進入數據錄入窗口、進入數據維護窗口。錄入窗口設有密碼，有權限的有關錄入人員可以進入，其他人員只能進入瀏覽窗口。

6 系統模塊

錄入窗口分3大模塊：項目部綜合管理、項目管理錄入窗口、合同管理錄入窗口見圖1。

圖1 瀏覽窗口1

6.1 合同管理窗口:合同管理按年度分為全部合同信息、2007年合同信息、2008年合同信息、2009年合同信息四個大類，每個大類又分為:主合同管理、分包合同管理、合同費用匯總等三個功能模塊。在主合同管理中，分為07截轉09合同信息、08截轉09合同信息、09新簽合同信息、發票明細、09委托合同信息等窗口，進入各合同信息窗口，雙擊項目名稱可進入合同管理明細，分三類信息:合同基本信息、項目收款(付款)信息、建設單位信息。點擊第一項合同信息，有一個文本框:瀏覽紙質合同。點擊圖標可瀏覽掃描的原始合同信息見圖2。

圖2 瀏覽窗口2

6.2 項目綜合管理窗口。綜合管理錄入窗口分4個模塊:項目綜合管理、生產人員詳細信息、項目部考勤管理、項目參加人員信息。項目綜合管理模塊分為2009項目運行合同窗口、2007～2009公司合同窗口、市場部、技術部項目窗口、分公司項目窗口、咨詢部項目窗口、2009年分公司項目運行狀態窗口、公司分包合同窗口、老公司合同窗口。

在各個窗口中分別有分類明細，如2009項目運行合同窗口中分為登錄時間、合同編號、合同ID、項目秘書、工程編號、項目類型、設計階段、部門調配人員編號、項目名稱、項目完成百分比、累計計劃應完成、累計實際完成、預計項目完工日期、合同額、項目當前運行狀態、任命書編號、項目經理、主管副總、建設單位名稱、標注符號、備注等信息。從各個窗口中雙擊項目名稱，進入工程項目明細窗口，有項目信息、項目專業負責人、項目參加人員信息、項目通訊信息等分類。

項目管理錄入窗口分:項目明細管理、項目成本管理、2009正在運行項目狀態、生產人員出差統計、施工圖歸檔管理、項目固定資產登記等信息模塊，這里就不闡述了。

7 結束語

提高工作效率把握好表與查詢的創建是數據庫設計的關鍵，知識經濟時代，對項目管理工作科學化、信息化要求的程度不斷提高。項目管理要面對日益繁多的報表、分類統計、匯總數據，利用Access2007數據庫作為項目管理信息系統的補充，擺脫了人工操作的低效、煩瑣，提高了工作效率。查詢是一個獨立的、功能強大的、具有計算功能和條件檢索功能的數據庫對象。查詢就是對數據庫中數據信息的查找，Access提供了多種查詢設計方法和多種查詢方式，通過查詢創建各種報表，保證了數據的準確性和數據管理的靈活性。在項目管理中使用Access數據庫管理軟件，只是運用了其一小部分的功能，而且無需編程，大部分從事管理的人員都可以自己完成建庫、操作和維護。進一步提高了項目管理信息化的程度，既經濟又快捷。

參考文獻:

[1]科教工作室. Access2007數據庫應用[M].北京:清華大學出版社，2007.

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文