人事檔案整理心得淺談

摘要：干部人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、德能勤績，以個人為單位集中保存起來，以備考察的文字、表格及其它各種形式的歷史記錄。根據(jù)它所具有的現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性的特點，一般來講，只要工作人員的情況發(fā)生變化，就必須形成有關(guān)的人事檔案，以反映工作人員的現(xiàn)行狀況。干部人事檔案是干部成長軌跡的真實記錄，它記載了干部成長、進(jìn)步的過程，是組織人事部門考察、使用干部，培養(yǎng)、發(fā)展人才的重要依據(jù)材料。管理好干部人事檔案，隨時提供利用，是每一個檔案工作人員應(yīng)盡的職責(zé)。

關(guān)鍵詞：干部 人事檔案 整理

1 干部人事檔案整理的方法

對干部人事檔案進(jìn)行整理是干部人事檔案工作領(lǐng)域工作量比較大、內(nèi)容比較煩瑣的一項工作，一般是按照逐卷整理——登記分析——補充完善——整理歸檔這樣一個工作流程來進(jìn)行的，其中補充完善檔案材料是工作量最大、難度最大的一個工作環(huán)節(jié)。

1.1 逐卷整理

首先整理干部人事檔案中所存放的檔案材料是否都是同一個人的材料，尤其要注意是否存在同名同姓但不屬于同一個人的檔案材料。其次要查看是否有故意涂改某些檔案內(nèi)容，使干部的相關(guān)信息發(fā)生變動的現(xiàn)象，尤其是有關(guān)年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷信息以及獎懲信息是否有涂改現(xiàn)象。第三，檢查檔案中是否存有不真實的檔案材料，對這類問題，除了從檔案材料本身記載的內(nèi)容、辦理手續(xù)和來源渠道分析外，還要從某一材料與檔案中其他相關(guān)材料的記載進(jìn)行分析。

1.2 登記分析

對審核中查出的問題分門別類做好登記工作是后期補充完善檔案材料的基礎(chǔ)和前提。由于各單位具體的實際情況不同，檔案中存在的問題也會存在很大差別，但都應(yīng)遵循便于后期補充完善檔案材料這樣一個基本原則。

對查找出來的問題，應(yīng)在核實準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上仔細(xì)分析，分門別類，登記造冊。并認(rèn)真研究，根據(jù)實際情況，按照《通知》精神的要求擬訂出切合實際的處理意見和方案，這樣做一方面是要弄清缺少檔案材料的去向以及產(chǎn)生問題的工作環(huán)節(jié)，為補充完善材料做好準(zhǔn)備，提高工作效率，另一方面便于從根源上找出并歸納產(chǎn)生問題的原因，避免在以后的工作中同樣問題重復(fù)出現(xiàn)。

1.3 補充完善。對于檔案中缺少的檔案材料，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同可分別采取補充收集、復(fù)制和重新制作填寫等三個處理辦法。對于手續(xù)不完備的檔案材料，能夠補充的手續(xù)要在確保補制的檔案信息真實的前提下，補充完善相應(yīng)手續(xù)。所有復(fù)制和補充制作的檔案材料以及補充完善的檔案材料手續(xù)，都要注明復(fù)制、補制標(biāo)識和復(fù)制、補制時間。

1.4 整理歸檔。在對干部人事檔案分類裝訂、加工整理方面，主要關(guān)注加工整理對檔案的內(nèi)容有無影響、是否影響到檔案的利用以及有無明顯錯誤和不符合規(guī)定的地方。對于審核中發(fā)現(xiàn)的檔案材料分類錯誤、目錄填寫錯誤、材料排列順序錯誤等問題及時改正。對于補充收集的檔案材料，要在認(rèn)真鑒別的基礎(chǔ)上，按要求及時歸檔，避免形成積壓。在完成補充完善檔案材料和歸檔工作后，應(yīng)對檔案進(jìn)行一次復(fù)核，避免遺漏問題。

2 整理干部人事檔案工作的原則

2.1 服從干部人事工作需要的原則

干部人事檔案工作，必須圍繞干部人事工作來開展，適應(yīng)干部人事工作的發(fā)展變化，滿足干部人事工作的實際需要。在檔案中，那些反映干部基本面貌和能力素質(zhì)、成長經(jīng)歷、職務(wù)變動等德、能、勤、績、廉方面的材料，作為考察、識別、選用干部的重要依據(jù)，直接為干部選拔任用工作服務(wù)，是干部人事檔案的核心。這些材料必須齊全、完整、真實、規(guī)范，絕不允許檔案中存在涂改造假、錯裝材料的現(xiàn)象。

2.2 注重整理檔案內(nèi)容的原則

加強(qiáng)干部人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，是干部人事工作對干部人事檔案工作提出的必然要求。干部人事檔案的內(nèi)容是干部檔案工作的核心，也是干部人事檔案工作的價值所在。齊全、完整、真實、規(guī)范的檔案材料能夠比較全面、客觀地反映干部的政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技能、工作實績等方面的情況。

2.3 嚴(yán)格要求與立足實際相結(jié)合的原則

這次干部人事檔案整理中發(fā)現(xiàn)的問題，其形成原因是多方面的，對這些問題的處理，首先要嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)，同時要注意從實際出發(fā)，對存在的問題進(jìn)行具體分析。對主要材料、近期形成的材料必須嚴(yán)格要求，缺少的必須補齊，填寫不規(guī)范、手續(xù)不完整的要重新填寫、補辦手續(xù)。

3 干部人事檔案工作存在的問題

3.1 缺少檔案材料

如：干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、獎懲材料、考察材料、審計材料

3.2 檔案材料內(nèi)容不規(guī)范，不符合歸檔規(guī)定

如：干部任免審批表填寫不全，信息不完整；

3.3 檔案材料的手續(xù)不齊全

如：考察材料無落款，干部任免審批表無章。

3.4 用紙標(biāo)準(zhǔn)問題

由于歷史原因，多年來對干部人事檔案的用紙標(biāo)準(zhǔn)一直沒有具體規(guī)定，致使干部檔案材料紙張大小不一，五花八門。在整理中按《細(xì)則》要求，對大于16K紙型的材料要進(jìn)行折疊、裁剪，小于16K紙型的材料要進(jìn)行托裱，費時費心不說，在利用時由于經(jīng)常翻動，造成折疊處文字磨損，而且折疊裱糊的多了，使整冊檔案厚薄不一，高低不平，對檔案的利用價值及外觀都產(chǎn)生了不良的影響。

3.5 裁剪問題

為了使一本檔案外觀四邊整齊，在整理中要求對每類材料的左邊進(jìn)行包邊，取齊左邊后，用切紙刀對檔案的上、右、下三邊進(jìn)行剪切，這樣一來，雖然從外觀上看似乎很平整，但翻開一看，切掉字跡事故屢屢發(fā)生，將會造成無法彌補的損失。

3.6 包邊問題

在整理過程中，為了裝訂整齊、美觀，采用復(fù)印紙分類包住各種材料，并用夾子夾牢。但是，由于有的材料字跡在裝訂線外，包邊時稍不注意，就壓住了字跡，影響了材料的利用；再就是包邊時同一類材料包在一起，在出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確時，必須拆開進(jìn)行整理，拆包時難免造成材料的損傷。

3.7 裝訂問題

干部人事檔案經(jīng)過整理、折疊、剪裁、修補、裱糊、打孔后裝訂成冊，有利于保管。但是每年都有新的材料形成，按文件規(guī)定：對收集的干部人事檔案材料要在半個月內(nèi)歸入檔案袋(盒)內(nèi)，每年裝訂入卷歸檔一次。材料需要進(jìn)檔時，必須把已裝訂好的檔案拆開，放進(jìn)新材料后又重新打孔裝訂，這樣反復(fù)拆裝打孔，給干部檔案造成的損傷是不言而喻的，從而縮短了干部檔案的壽命。

4 結(jié)語

當(dāng)今是一個信息時代，信息對社會進(jìn)步所起到的重要作用日益明顯。檔案是重要的信息資源，檔案信息是社會信息的一個重要組成部分。就干部人事檔案工作來說，如何開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事決策工作服務(wù)，必須轉(zhuǎn)變觀念，確立主動服務(wù)的意識。近年來，干部人事檔案工作緊緊圍繞全黨全國工作大局和組織工作的中心任務(wù)，取得了明顯成績，較好地發(fā)揮了為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為干部人事工作、人才工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的作用。