淺析檔案管理現代化建設

摘要：檔案管理現代化是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程。它是現代檔案工作發展的必然趨勢。本文通過分析檔案管理現代化的含義和當前存在的問題，提出加快檔案管理工作現代化進程的相應措施。

關鍵詞：檔案管理 現代化 措施

0 引言

檔案本身存在著一定的社會價值，推進檔案管理現代化，能夠高效發揮檔案的作用。伴隨著現代化經濟建設的高速發展，市場競爭和人才競爭越來越激烈，檔案作為一項重要的信息資源，其管理工作在經濟社會發展中的作用日益突出，在企事業單位發展管理中的重要性也越來越顯著，信息化和網絡化的廣泛應用也給傳統的檔案管理工作模式帶來了新的挑戰。單位的檔案部門、檔案人員也要不斷地適應形勢的變化。在當今現代科學技術迅速發展情況下，加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。實現檔案管理現代化已成為各級檔案部門面臨的首要任務。

1 檔案管理現代化的含義和意義

檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。就目前檔案管理現代化發展的現狀來看，檔案現代化主要包括兩方面的含義：技術層面和管理層面。①技術層面通俗的講就是指在檔案管理工作中使用先進的科學技術設備，以提高檔案工作的效益。這些先進的科學技術設備主要包括計算機技術、網絡技術、數據庫技術、多媒體技術、海量存儲技術以及自動控制技術等等，其中計算機技術是檔案管理現代化中最重要的技術基礎。②檔案工作從本質上看是一項管理工作，做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范地管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，首先，思想觀念的更新是順利進行檔案管理現代化的首要條件；其次，要使檔案管理標準化；再有就是要提高檔案管理工作者的管理學素養。

檔案管理現代化是高科技發展的必然結果。檔案管理現代化的意義主要表現在：①檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢，它使檔案工作既面臨挑戰卻又充滿希望；②檔案管理現代化是適應檔案工作自身發展需要的重要舉措；③檔案管理現代化大大增加了信息存儲量，其中包括存儲范圍的增大和存儲量的增大。

2 檔案管理現代化進程中存在的問題

2.1 管理意識不強，檔案利用率低

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位領導對檔案工作存在認識上的誤區，認為檔案工作只是抄抄寫寫、保管等事務性工作，長期以來重“藏”輕“用”，使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2.2 檔案管理制度不健全

檔案管理不夠規范，沒有標準化，沒有規范化。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：檔號的編制不規范、卷內目錄填寫隨心所欲、標準不一，歸檔的文件無作者、無日期、無底稿，文件題名過于簡單或過長。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖然建立了一些管理制度，但往往流于形式，執行不嚴。這些都嚴重損害了檔案的真實性，影響了其利用價值。

2.3 檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前一些企事業單位仍然應用手工臺賬進行檢索，勞動量大但效率比較低。雖然很多檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

2.4 檔案硬件投入及經費不足

近年來，雖然計算機及網絡技術已經普及，但是運用計算機及網絡技術管理檔案的單位仍然較少，很多單位還采用傳統的手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。個別單位沒有專用檔案室，或者即使有也設備不配套，檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

2.5 檔案專業人員業務素質不高

隨著社會的發展，檔案工作也由傳統化向現代化轉型，這就需要檔案管理人員既要掌握先進的科學技術知識，又要有先進的管理技能，較高的文化素養。但是目前檔案管理基本上以傳統的手工操作為基礎，沒有真正將計算機應用納入到檔案管理中去，專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，而且大多檔案人員身兼數職，對檔案工作投入精力不足。

3 加快檔案管理工作現代化進程的措施

3.1 現代化人才的培養

檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透。在知識經濟飛速發展的數字化時代，檔案管理工作要把重點放在數字化管理和網絡化資源建設上，要培養一批既懂專業知識，又懂信息技術的高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。使之不斷吸取新知識、新思想、新方法，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。另一方面，要對原有工作人員進行培訓和知識更新，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，使更多的人能夠熟練掌握現代化管理技術，以加快現代化管理隊伍建設。

3.2 健全檔案管理制度

健全檔案管理制度，應根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》和工作實際，制定相應管理制度，如《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等，并將各種制度切實落到實處，使繁瑣的檔案工作有依可循，有“案”可查。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3.3 檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3.4 以計算機技術的應用為重點，加快檔案管理現代化步伐

檔案工作只靠傳統的手工管理已不能適應現代社會的需要。現代信息技術的應用，為充分開發利用檔案信息服務創造了必要的條件。目前，電子計算機技術已在許多領域得到了廣泛應用。檔案管理現代化離不開計算機為主的現代科學技術。在應用計算機技術管理檔案中要做到從實際出發，堅持求實與創新的原則，循序漸進，穩步發展。

3.5 正確處理傳統技術與現代化管理的關系

實現檔案管理現代化需要一個漫長的過程，在這期間，就會出現傳統技術與現代化管理并存的階段，正確處理它們的關系就顯得非常重要。我們既要積極引進現代化新技術，又要重視傳統技術的研究和改進，使傳統技術與現代化技術有機的結合起來。

3.6 加大檔案現代化管理的投入

制約檔案現代化管理的因素有很多，比如資金、人才等，但是起主要決定因素的還是領導者的現代化意識水平，表現以下四點。

首先，要加大對檔案經費的投入，從而進一步加強基礎設施的建設。把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。及時配備檔案現代化所需的計算機、掃描儀、網絡等現代化辦公設備。

其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

再次，檔案管理工作不能只局限在本單位，要把外部環境和本單位檔案聯系起來，明確服務方向，樹立創新意識，提高服務質量。在本單位，上級領導要重視和加強本系統內的交流與合作，在本系統內形成一種互幫互學，你追我趕的競爭態勢，以先進帶動落后，發揮各自的優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長初短，共同提高。

最后，在充分利用國家對檔案部門的經費支持基礎上，還應開拓出新的經費來源渠道。這樣，宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新，這對檔案事業的發展具有重要意義。

4 結束語

現代科學技術的飛速發展，對檔案管理工作產生了重大影響。這既是挑戰，也是機遇，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行。作為檔案部門如何適應時代發展應用計算機技術管理檔案，是擺在我們目前的一項重要課題。我們要積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務，加快檔案的現代化管理進程。

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