淺談高校院系辦公室的管理工作

摘要：做好高校院系行政管理工作，實(shí)施辦公室科學(xué)管理，加強(qiáng)提高行政工作人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，充分發(fā)揮整體效能，使辦公室工作高校、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校 辦公室 管理

0 引言

高校院系辦公室在學(xué)校管理中的地位特殊而重要，辦公室工作水平高低將直接影響著整個(gè)學(xué)校管理工作的效率和效果，影響學(xué)校行政管理目標(biāo)的控制和實(shí)現(xiàn)。隨著高校院系兩級(jí)管理體系的日趨成熟和完善，如何做好高校院系辦公室管理工作，應(yīng)是我們認(rèn)真思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。

1 院系辦公室工作的認(rèn)識(shí)

1.1 院系辦公室工作特點(diǎn)

第一，繁冗性。在高校管理體制中，學(xué)校行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作必須有機(jī)地與院系辦公室的部門(mén)工作融合起來(lái)，才能更好地表現(xiàn)出學(xué)校行政機(jī)關(guān)的目標(biāo)性和正確性。因此，院系辦公室必須配合協(xié)調(diào)做好上下各部門(mén)的工作，解決和協(xié)調(diào)完成各類(lèi)問(wèn)題。

第二，時(shí)效性。為了使學(xué)院正常工作不僅有序而且有目的地展開(kāi)，各機(jī)關(guān)職能部門(mén)在下達(dá)任務(wù)時(shí)總要強(qiáng)調(diào)完成任務(wù)的期限。有時(shí)幾個(gè)部門(mén)將緊急任務(wù)同時(shí)下達(dá)，這就給院系辦公室人員解決問(wèn)題帶來(lái)難度，自然，超時(shí)完成任務(wù)就嚴(yán)重影響學(xué)院正常工作計(jì)劃，或是不考慮工作完成的質(zhì)量，這不僅影響本院系的工作水平也影響到機(jī)關(guān)部門(mén)的工作水平，而且可能會(huì)影響到整個(gè)學(xué)院的發(fā)展。

第三，重要性。院系辦公室是學(xué)院的窗口，直接反應(yīng)一個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)院的發(fā)展。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對(duì)辦公室的方方面面給予很高的期望值，希望辦公人員能夠表現(xiàn)出良好的職業(yè)素養(yǎng)和高超的業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)院系、學(xué)院各部門(mén)工作的順利開(kāi)展。

1.2 院系辦公室的工作職能

第一，助手職能。辦公室的工作人員必須做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，傳遞各種信息及處理日常事務(wù)，并督促、檢查基層組織的實(shí)施和完成的情況，努力為領(lǐng)導(dǎo)的決策實(shí)施打好相關(guān)的基礎(chǔ)和提供盡可能的便利。

第二，協(xié)調(diào)職能。工作人員必需具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和觀察能力，而協(xié)調(diào)能力實(shí)際上體現(xiàn)了一個(gè)人平衡是非和化解問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)他人的積極性的綜合能力。因此做好協(xié)調(diào)工作，必須堅(jiān)持立足全局、公平公正的原則。要從全局的角度把握分析問(wèn)題，以整體利益為重，同時(shí)盡量全面周到，照顧好多方的利益。

第三，管理職能。管理職能是院系辦公室的主要職能，主要包括行政管理、教務(wù)管理、思想道德工作、學(xué)生管理、財(cái)物管理。高校院系辦公室工作人員是系領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是系統(tǒng)教學(xué)管理工作中的具體實(shí)施者。

2 辦公室行政人員的要求

2.1 高校辦公人員素質(zhì)培養(yǎng)的重要性

隨著高等教育的快速發(fā)展和改革的不斷深入，學(xué)校擴(kuò)招，師生數(shù)量增加，專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)任務(wù)、學(xué)生工作等有了很大的改變，辦公室的管理內(nèi)容也相應(yīng)地增加了，責(zé)任大，要求也高了。使院系辦公室工作對(duì)其工作人員的素質(zhì)要求不斷提高，辦公人員的原有素質(zhì)不斷被挑戰(zhàn)。

辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)的途徑：第一，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)；第二，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提升思想道德素質(zhì)；第三，自我調(diào)節(jié)，端正態(tài)度培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)；第四，積極創(chuàng)新，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；第五，要善于學(xué)習(xí)、勤于思考、勇于做事。

2.2 辦公室人員的辦公理念

首先高校辦公室人員要有全局觀念。辦公室工作綜合性強(qiáng)，涉及面廣，性質(zhì)繁雜。辦公室人員必須及時(shí)了解學(xué)校和院系的發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)、樹(shù)立全局觀念，能站在全局的高度觀察問(wèn)題、思考問(wèn)題、處理問(wèn)題。其次是創(chuàng)新觀念。辦公室創(chuàng)新不僅是管理方法的創(chuàng)新，更是管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新。辦公室人員要不斷吸收和借鑒先進(jìn)的、符合實(shí)際的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，改變傳統(tǒng)的思想觀念，不斷總結(jié)、完善、提高。再次要有服務(wù)和責(zé)任觀念。從辦公室的性質(zhì)和工作職責(zé)看，為院系、領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)、師生服務(wù)是辦公室的重要職責(zé)。服務(wù)意識(shí)是辦公室工作人員在日常工作中所必須具備的。另外辦公室事務(wù)繁多，在工作中要將責(zé)任意識(shí)融入到工作中來(lái)。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、使命感、切實(shí)負(fù)起責(zé)任。

3 科學(xué)的管理

3.1 堅(jiān)持以人為本的管理理念。“以人為本”是高校改革和發(fā)展的核心思想所在。工作人員要樹(shù)立并增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的觀念，不斷強(qiáng)化全局意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，高度認(rèn)識(shí)和把握對(duì)內(nèi)以辦公室人員為主，對(duì)外以師生為本的現(xiàn)代人本管理理念。

3.2 建立健全各種規(guī)章制度。實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，制度建設(shè)是科學(xué)發(fā)展觀的重心。建立健全一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、程序、規(guī)則，并與時(shí)俱進(jìn)地及時(shí)修訂和完善，使每項(xiàng)工作有章可循，有規(guī)可依。充分發(fā)揮制度的約束力，實(shí)現(xiàn)辦公資源的合理化，工作人員行為的規(guī)范化，提高辦學(xué)效益和水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，充分認(rèn)識(shí)高校辦公室的工作特點(diǎn)，進(jìn)一步提升辦公室行政人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)辦公室的隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)行科學(xué)地、規(guī)范地管理，是高校辦公室工作能夠高效地、有序地規(guī)范的進(jìn)行，更好地服務(wù)于廣大師生和學(xué)校的發(fā)展。

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