花涼亭灌區(qū)水利工程檔案管理的問題與思考

摘要：本文闡明了水利工程檔案管理在花涼亭續(xù)建項(xiàng)目中的重要性，并對工程檔案管理中存在的問題提出一些改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案管理 存在問題 改進(jìn)措施

0 引言

花涼亭灌區(qū)是國家大（Ⅱ）型灌區(qū)，跨安慶市四縣大部分丘陵地區(qū)，控制面積1196km2，設(shè)計(jì)灌溉105.83萬畝農(nóng)田，渠首設(shè)計(jì)引水流量70m3/s。灌區(qū)1982年開始支渠以下的續(xù)建配套，建成總干渠1條，長36.7km；干渠4條，長156.11km；分干渠6條；萬畝以上支渠24條；三千畝至萬畝支渠49條；三千畝以下支渠84條的渠系網(wǎng)絡(luò)。

1 工程檔案管理的重要性

花涼亭灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目建設(shè)周期長、任務(wù)重，而檔案管理工作是“對過去負(fù)責(zé)，為現(xiàn)在服務(wù)，替今后著想”的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。項(xiàng)目檔案資料記錄了工程建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，為今后的水利規(guī)劃、建設(shè)與管理工作發(fā)揮重要作用。完善的檔案資料對于灌區(qū)管理局及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用，管理不善將會影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。

2 檔案資料收集不齊備

2.1 資料收集好壞直接影響檔案作用發(fā)揮

花涼亭灌區(qū)水利工程檔案是從立項(xiàng)、可研、初設(shè)、審批、招（投）標(biāo)、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收、后評價(jià)等工程建設(shè)管理中形成的文字、圖紙、圖表及聲像資料的記錄。檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性是收集工作的基本要求。檔案資料在基建管理工作中不是直接形成的，而是通過收集將文件材料集中到檔案部門，然后進(jìn)行整編形成。因此，檔案資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)，收集工作開展的好壞，不僅直接影響檔案的庫藏資源建設(shè)，而且還影響檔案作用的發(fā)揮。

2.2 資料不齊備影響工程驗(yàn)收

灌區(qū)自1999年被列入國家大型灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造計(jì)劃以來，共完成渠首樞紐及總干渠續(xù)建配套等41個(gè)單項(xiàng)工程，但真正參加竣工驗(yàn)收的工程才23個(gè)，其余工程盡管都辦理了完工驗(yàn)收，但竣工驗(yàn)收遲遲不能辦理。竣工驗(yàn)收相對滯后的一個(gè)重要原因就是檔案資料不齊備，特別是一些早期啟動的項(xiàng)目，由于前期工作不到位，檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開始沒有同步進(jìn)行。還有一些技術(shù)人員擔(dān)心把技術(shù)文件材料完全交檔案部門后，今后利用不方便，或?yàn)榱瞬块T間的技術(shù)封鎖而不愿交出一些關(guān)鍵性的技術(shù)材料，致使檔案收集的完整性大大降低。加上在工程建設(shè)管理中，有些環(huán)節(jié)沒按規(guī)定程序來操作，有的甚至是移交單位交什么，檔案部門就收什么，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)前期資料、施工資料、監(jiān)理資料不盡完善，使得工程竣工驗(yàn)收檔案資料不能通過驗(yàn)收。

3 灌區(qū)工程檔案管理制度不健全

隨著水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理體制逐步完善，水利工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、制度、以及各種檔案載體也發(fā)生相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的檔案管理制度并未做相應(yīng)修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。根據(jù)國家《檔案法》和水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》及《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)的法規(guī)，花涼亭灌區(qū)制定了相應(yīng)的檔案資料管理辦法，明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程，規(guī)范檔案的工作程序和管理要求。即使這樣，由于沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案管理員沒及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)度等；在工程建設(shè)后階段，沒有對檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收來確認(rèn)資料是否齊全、準(zhǔn)確。工作中隨意性大，導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔，使得水利工程檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了工程檔案質(zhì)量。

4 改進(jìn)措施

4.1 健全檔案資料收集工作

4.1.1 為了完善檔案資料收集工作，檔案人員要從項(xiàng)目開始立項(xiàng)時(shí)，就要搞清該項(xiàng)目的隸屬關(guān)系、完成方式、本部門承擔(dān)的主要工作內(nèi)容以及技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)形成的文件材料，初步確立收集文件材料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收時(shí)根據(jù)事先制定的歸檔范圍，參照水利工程技術(shù)檔案的要求，為續(xù)建項(xiàng)目制作專門的目錄模塊。不論是基建項(xiàng)目前期檔案、還是施工、監(jiān)理單位移交的檔案資料，我們都需要根據(jù)模塊來收集，從整體上檢查該項(xiàng)目的收集材料是否符合歸檔要求。

4.1.2 在未來的灌區(qū)建設(shè)中，還可以嘗試合同約定的方法，預(yù)留一定比例的工程合同價(jià)款（3％～5%），作為工程項(xiàng)目檔案的保證金；工程參建單位必須嚴(yán)格按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文件資料；工程竣工之時(shí)，經(jīng)業(yè)主簽發(fā)資料歸檔交接單之后，才支付這筆最終尾留款。

4.2 建立科學(xué)的檔案管理制度

4.2.1 建管局要健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，將水利工程檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到各個(gè)部門和人員，納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。切實(shí)做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專職檔案員，有合適的檔案管理制度。將檔案工作納入工程建設(shè)管理中，把工程檔案的形成、積累、整理工作形成制度，把文件材料的歸檔納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員的職責(zé)內(nèi)，確保檔案資料從產(chǎn)生和形成的那一刻起就有人對它的收集、整理、歸檔以及完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

4.2.2 在灌區(qū)工程檔案管理上，要采取科學(xué)管理方法，推行現(xiàn)代化管理。從項(xiàng)目開始提出時(shí)，就應(yīng)該讓檔案管理同步進(jìn)行。從一開始，就到檔案室索取工程檔案號（花灌項(xiàng)目代字HG、單位工程代號、標(biāo)段代號、分類代號、案卷流水號），使得項(xiàng)目的每種資料自始至終就是唯一的檔案號，而且從新資料上就反映了檔案號。這樣，不管什么資料，都能很快地歸納到它應(yīng)在位置，不僅為文件資料的收集、整理，以及檔案的完整性、系統(tǒng)性提供了保證，同時(shí)也為歸檔工作打下了很好的基礎(chǔ)，只要按案卷來清點(diǎn)，填寫卷內(nèi)目錄，著錄、登記完畢即可按入庫上架，進(jìn)入提供利用狀態(tài)。同時(shí)，工程技術(shù)人員從獲取檔案號時(shí)就可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把資料連同檔案號一并輸入電腦建立數(shù)據(jù)庫，并與檔案室在此項(xiàng)工程上實(shí)行網(wǎng)內(nèi)資源共享。這樣，既方便檔案管理員整理資料，又能使得工程技術(shù)人員利用網(wǎng)內(nèi)檢索就可以查找自己所需資料，也能給領(lǐng)導(dǎo)及其他部門需要查閱資料提供方便，提高了水利工程檔案的管理和利用水平。