淺談如何提升項目管理綜合效益

　　摘要：如何提升項目管理的綜合效益，是建設工程項目一切管理活動的核心指向，項目管理各個關鍵環節的最終收效，會集中體現在項目綜合效益上。項目管理綜合效益提升的可控渠道，主要分解為對關鍵環節的管控，本文從項目管理執行能力、IT服務企業項目管理框架，項目執行透明化管理、組建企業項目管理體系，管理層與決策層的組織級能力建設幾個角度分析論述。
　　關鍵詞：項目管理　綜合效益　項目執行能力
　　中圖分類號：TU2　文獻標識碼：A　文章編號：1672-3791(2012)01(b)-0171-02
　　項目管理自身就是一個綜合性的分工合作協調管理的系統工程。包含人、財、物、時間諸多因素，各個環節的管理效果最終均能反映在整體工程的效益上。通過對建設工程的組織實施過程分析，主要從如下幾個方面總結了項目管理效益提升的關注環節。
　　1　有效提升項目管理執行能力
　　項目管理執行能力，是一個較為復雜的系統工程。按照系統工程理論，包括：方法和規程(Method and procedure)，是項目管理能力的最主要體現。采用的工具(如項目管理軟件)、人員能力(如項目經理、組織級項目管理人員)，是重要的補充。同時，環境的影響對于項目管理的績效也很重要。外部環境(External Environment)最主要的表現在客戶的成熟度，會極大的影響項目管理的實施方法。內部環境(EnterpriseEnvironment)包括企業的組織結構、職責劃分、激勵考核、項目管理文化等，這些要素對于企業項目管理的成效的影響是巨大的。
　　項目管理能力的提升需要考慮以下的要素。
　　(1)適應外部環境：外部環境是指項目經理面臨的客戶環境。客戶環境往往是很難改變的，因此需要根據客戶環境的特點，來調整自己的項目管理方式方法。
　　(2)營造內部環境：內部環境包括企業的項目管理和組織級管理的結構、職責劃分、激勵考核、項目管理文化。內部環境的建設，對于順利提升項目管理能力至關重要。重點建設三要素，企業項目管理能力的三要素是：方法一人一工具，具體表述如下。
　　①方法和體系流程：方法和體系流程，是項目管理能力的主要承載，是提升項目管理績效的關鍵所在。
　　②組織與人員：沒有好的組織與人員，任何方法體系、工具的優勢都無法發揮。
　　③軟件及工具：軟件和工具，尤其是項目管理軟件，將固化和自動化企業的項目管理方法和體系流程，提升整體管理效率。
　　2　IT服務企業項目管理框架
　　對于企業來說項目管理包括三個層次，項目執行層、組織管理層、決策層。
　　在項目執行層次，首要的目標是實現項目實施的透明化。
　　在組織管理層次，要建立企業的項目管理能力，即組建企業項目管理體系。
　　在決策層次，要進行組合管理和投資的決策。
　　通過以上三個層次的明確劃分，各環節的合理有效執行，使整體項目在逐層依次可控的框架下運行，才能保證項目綜合效益不會出現太大偏差。
　　3　執行層：項目執行透明化
　　項目執行透明化，是任何組織改善項目管理的基礎。如果沒有項目實施的透明化，項目對于企業來講是“一團迷霧”，那么無論企業組織級能力多強、有多少高水平的高層領導，都無能為力。因為如果不知道一線項目在做什么、進展如何、有何問題，企業是無法針對性的來幫助項目經理的。
　　4　組建企業項目管理體系
　　現階段作為IT服務行業的項目管理面對更多的的競爭和挑戰，IT業項目管理環境比很多傳統行業要嚴酷。比如說機電系統施工行業的項目管理，在方案提出、合同簽署、工程實施開始、范圍管理、變更管理諸多環節，要求是相當的規范和嚴謹。這就需要企業建立一個資源豐富，系統全面的項目管理體系。
　　要提升企業的項目管理能力，建設項目管理體系至關重要。通過組建企業項目管理體系，企業可以嚴格控制一些容易出問題的環節，從而提升整體績效。分析一下最容易出問題的4大項目管理難點，我們就很容易看出，組織級項目管理是企業績效的關鍵所在。
　　(1)項目估算。
　　最有效的估算依據是企業過去的歷史數據。如果沒有企業級的估算依據，項目經理只能“拍腦袋”，預算根本不會準確。對于IT服務企業來說，項目估算是至關重要的基礎數據。一方面，項目經理要根據估算做成本預算、資源需求、進度計劃。如果估算錯誤，那么這些計劃都是不符合實際的，項目經理、公司管理層都在一個錯誤的計劃的基礎上進行工作安排，其結果可想而知。另一方面，IT服務企業的項目報價，也是基于項目估算。根據項目估算的工作量和成本，打上公司要求的合理毛利率，最終得到基礎報價。如果估算錯誤，報價也是無稽之談了。而加強估算的準確性，不能依靠項目經理的個人能力，需要組織級總結歷史數據，并統一估算方法，提供項目經理估算方法和估算依據，才能提高估算的準確性。
　　(2)風險評估。
　　一線項目經理限于能力和經歷，未必能夠識別出一些潛在的重大風險，并且難以預測風險的影響。對于IT服務企業，“大項目”未必是好事——因為大型項目所蘊含的風險也是相當大的，尤其在客戶成熟度不高的一些領域。因此，企業管理層需要幫助項目經理來評估項目風險，制定應對策略，比如：
　　①通過總結歷史經驗，提供組織級的“風險評估表”，幫助項目經理全面評估風險。
　　②根據項目風險評估結果，采用不同的管理流程。調度公司高級資源參與高風險項目，以幫助項目經理控制風險。
　　(3)范圍管理。
　　對于一線項目經理來說，項目范圍的控制往往會出現矛盾。如果發生變更，拒絕變更，客戶滿意度將下降，但是能夠控制住利潤。但是如果接受變更，客戶滿意度保持住了，項目利潤卻受到損失。這種抉擇往往是項目經理無法決定的。需要組織管理層的高度參與。
　　(4)質量控制。
　　一線項目經理在項目實施過程中會遇到很大的壓力，從客戶來的進度壓力，從公司來的成本壓力，從員工來的抱怨，等等。在壓力之下，項目經理很容易偏離公司的質量政策，而采取犧牲質量的方式，達到壓縮進度和成本的目的。比如原先計劃三輪測試，如果只作一輪，那么進度和成本都有大幅改善。這種做法組織如果不控制，將會對客戶、對企業產生極大的危害。
　　5　管理層與決策層：建設組織級能力
　　企業的管理層與決策層，需要建設組織級能力。組織級項目管理能力與項目級管理能力都是企業必不可少的，兩者的互動和配合，往往決定了項目的績效。
　　(1)資源管理。
　　對于IT服務企業來說，資源管理水平直接影響到企業的利潤。如何更好的分配和協調資源，并使得資源利用最大化，是縈繞在企業管理者腦海的頭等大事。
　　從宏觀上，在項目估算環節，通過“資源計劃”工具，形成項目資源需求的預算。通過將企業資源池與項目資源需求的比較，企業管理層能夠了解資源何時缺乏、何時空閑，從而可以做出調整，化解資源風險，保持資源利用率。
　　從微觀上，制作多種方式的資源申請和分配流程，從而能夠清晰的看到每個資源在任何一段時間里面，在哪個項目中負責什么任務，并能夠記錄資源的技能信息和級別，從而為微觀上幫助經理進行資源的調派，免去了不斷打電話、召開會議協調資源之苦。
　　(2)方法過程。
　　好的IT服務企業，有統一的管控方法和流程。無論項目經理來自何處，有什么樣的經驗，都能夠按照企業統一的標準來進行項目實施控制。
　　組織實現管控過程功能定義，能夠幫助企業將項目控制的方法和過程固定下來。通過定義不同的崗位在不同的項目管控環節所承擔的項目管理工作，將整個項目管理體系固化，而項目的實施，就從項目經理一個人的事情，變成整個企業的流程，保證了企業后臺各個崗位的參與，體現“組織級管理”的精髓。
　　(3)知識積累。
　　項目實施中，能否不斷積累知識和經驗，如項目的估算數據，能否不斷優化，使得項目估算越來越準確，是企業項目管理能力的重要體現。
　　建立“估算數據庫”，通過積累估算數據，提供給項目經理企業級的估算依據，提升估算精確度。
　　同時通過“生命周期模板”的方式，記錄企業項目實施的最佳實踐。項目經理可以應用企業同類項目的最佳實踐，獲得企業過去的經驗，提高項目的績效。
　　(4)經營分析。
　　經營分析是所有IT服務企業都高度重視的事情。要做好經營分析，需要對項目進行精確的成本估算、核算，以及收益和回款的跟蹤。
　　注意從粗到細的成本估算與核算方式。
　　(5)突發事件。
　　組織級項目管理的一個重要內容就是，企業高層要幫助解決項目組難以解決的突發事件，如：風險、問題、事故、變更。然而現實是，當項目經理提出這些問題之后，很多卻如同“石沉大海”，并沒有得到反饋和處理，項目經理只好不了了之。而等最終問題爆發時，再解決已經為時已晚。
　　因此，采用一種溝通機制“限時反饋”來解決這個問題。當項目經理提出問題后，如果問題的負責人不能在限定的時間反饋，上一級領導進行監督，保證“限時反饋”機制能大幅改善企業與一線項目組溝通的效