淺談如何實現醫院檔案管理信息化

　　摘要：21世紀是科技高速發展的時代，信息技術幾乎已經滲透到了社會生活的各個方面。作為醫療衛生系統重要資料來源之一的醫院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時代的變革。檔案管理信息化將成為現代化醫療衛生管理工作的重要手段之一，現針對目前醫院檔案管理信息化的必要性，優勢及內容進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的建議。
　　關鍵詞：醫院檔案管理　信息化　優勢　內容
　　中圖分類號：TP11　文獻標識碼：A　文章編號：1672-3791(2012)01(b)-0175-01
　　1　實現醫院檔案管理信息化的必要性
　　(1)飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理信息化的進度。現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，各級醫院只有加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理現代化，適應新形勢發展的要求。
　　(2)實現醫院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫院在實現檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
　　(3)實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發揮人才的作用，確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。
　　2　醫院檔案管理信息化的優勢
　　(1)檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。
　　(2)檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫院工作中，檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整，有效地提高了工作效率。
　　(3)檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導航，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，進一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源的共享。
　　(4)檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。以往手工查詢檔案資料，往往費時費力，有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。
　　(5)檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。
　　3　醫院檔案實現信息化管理的內容
　　(1)文書處理過程和歸檔要實現信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，應該把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。發文處理過程也可通過網絡進行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
　　(2)病歷檔案要實現信息化管理。隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。
　　(3)人事檔案要實現信息化管理。隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。
　　4　實現醫院檔案管理信息化的建議
　　(1)檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。這就需要醫院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現醫院檔案管理信息化指日可待。
　　(2)要實現信息化檔案管理，網絡設備建設是基礎。目前，醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。
　　(3)信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?，F代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業人才的培養也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是實現檔案管理信息化必須