近五年來高校文檔一體化研究綜述

　　摘要：隨著辦公自動化和檔案管理信息化的普及，越來越多的學者將目光投向高校文檔一體化管理的研究。本文對近五年來高校文檔一體化研究的幾個主要問題進行了論述，主要包括文檔一體化的理論基礎，高校實行文檔一體化管理存在的問題，必要性、可行性，以及高校實行文檔一體化管理的對策和措施等。
　　關鍵詞：高校　文檔一體化　研究　綜述
　　中圖分類號：G250　文獻標識碼：A　文章編號：1672-3791(2012)01(b)-0245-02
　　隨著高校校園網的普及以及現代化辦公設備的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件，傳統的文書以及檔案管理模式已不能適應新形勢下的客觀需要，越來越多的學者開始將目光投向高校文檔一體化管理模式的研究。文檔一體化是在信息時代背景下提出的一種新型管理模式，是從文書管理和檔案管理的全局出發，將公文處理與文件歸檔有機的結合起來，對文件從生成、辦理到歸檔進行全過程管理，實現公文處理、文書立卷、檔案保管的一體化。
　　筆者在網上對近五年來研究高校文檔一體化的相關文章進行了搜索，首先在中國期刊全文數據庫中，選擇時間為2005到2011年，并以題名為“文檔一體化”及“高校”進行邏輯與檢索，得到檢索結果21篇。在萬方數據庫中以同樣方式查得35篇。對檢索結果進行整理，剔除重復文章以及與主題關系不密切者，共得到文章30篇。現將相關內容綜述如下。
　　1　文檔一體化的理論基礎
　　1.1　文件生命周期理論
　　文件生命周期理論最早是由歐美檔案學者提出的，即指文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命運動過程，具有連續性、一致性，文件與檔案是分處于文件生命周期的不同階段的同源一體的事物。張勇在《基于網絡環境下的高校文檔一體化管理初探》中指出；“這一理論以普遍聯系和運動發展的眼光來審視文件從現行機關產生直到進入檔案館轉化為檔案的整體運動過程。其基本內容是：文件形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；文件的運動過程由于文件價值形態的變化劃分為若干階段；文件在不同階段與服務對象、保存場所和管理方式之間存在內在的對應關系”。王燕在《高校實施文檔一體化管理的理論與實踐》中說到：“吳寶康先生曾經指出，文件生命周期理論傳入我國的意義，在于它使我們的文件與檔案管理一體化的理論觀點具有更為堅實的理論依據，可以說，文檔一體化首先要解決的問題就是對這樣一個過程進行規劃、控制，而文件生命周期理論正好為這種過程控制提供了理論指導”
　　1.2　法規依據
　　林瑋在《高校文檔一體化管理體系芻議》中認為，文檔一體化的法規依據主要來源于以下法規：(1)《國家行政機關公文處理辦法》。國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》明確規定“公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀”。(2)《高等學校檔案工作規范》。《高等學校檔案工作規范》規定，黨政文件材料的歸檔工作應實行“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；“四同步”即在對學校工作進行布置、檢查、總結、驗收的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作，這就意味著黨、政、群機關文書處理部門是文書立卷歸檔的當然機構。
　　1.3　文件連續體理論
　　文件連續體理論強調文件運動的整體性，也可以作為文檔一體化的理論基礎。王燕在《高校實施文檔一體化管理的理論與實踐》中認為：“文件連續體理論在為文檔一體化提供理論基礎方面與文件生命周期理論提供的是相同的東西，即是文件運動的連續性”。
　　1.4　法國檔案學者G·諾加雷提出的前端控制思想，以及加拿大學者特里庫克提出的電子文件后保管模式
　　前端控制思想主張在電子文件的設計階段即文件形成前就對文件進行干預。電子文件后保管模式則強調檔案管理應由檔案實體轉向形成過程，進而轉向過程背后具體的舉措、規劃、職能方式等背景信息，以便揭示文件形成的來龍去脈，確保檔案的憑證價值。
　　2　高校實行文檔一體化管理存在的問題
　　2.1　文檔分離
　　目前，大多數高校的文件工作與檔案工作都是分開的，都分別設立了辦公室與檔案館(室)兩個職能部門各自開展工作(也有少部分高校檔案館(室)是隸屬于辦公室的，但在實際工作中，兩者也基本是各司其職，缺少協作)，此外，文書部門和檔案部門也沒有一個統一的管理機制，導致一份文件在其生命周期中要經過多次登記，多次整理，造成了很多不必要的重復勞動。
　　2.2　文檔工作者思想觀念落后
　　文書工作人員和檔案工作人員一直習慣于各自為政的工作模式，要么對文檔一體化缺乏足夠的理解，不能充分認識到文檔一體化是適應社會發展的新事物，要么就缺乏使用信息設備的技能，又不愿下功夫鉆研，安于現狀，不思進取，再加上陳舊的觀念很難在短時間之內有所改變，所以一直不敢突破原有的文書管理和檔案管理模式。
　　2.3　經濟條件的限制
　　要進行文檔一體化管理，就需要面臨購買現代化技術設備以及文檔一體化管理軟件等需要資金支持的問題，
　　而文檔一體化管理往往又很難引起領導的足夠重視，因而文檔一體化管理很大程度上受到資金問題的制約。
　　2.4　缺乏復合型的人才
　　在高校文檔一體化管理的過程中，需要一定的信息技術人才如：軟件開發人員、系統維護人員、信息加工人員等。而傳統的文檔管理人員大多只對自身業務領域比較熟悉，在文檔一體化管理過程中就會面臨很多無法應付的問題，致使高校文檔一體化管理缺乏既掌握計算機技術，又兼備文檔管理知識的復合型人才。
　　3　高校實現文檔一體化管理的必要性
　　3.1　高校實現文檔一體化管理是文書工作和檔案工作發展的必然趨勢
　　從高校開始產生到現在，文件與檔案的數量都在持續增加。尤其是進入現代化社會后，不僅隨著事務性工作的增多產生了越來越多的文件，而且人們也越來越認識到檔案的重要性，更加注意檔案的積累，導致檔案的數量飛速增加，給檔案管理工作帶來非常大的困難。文檔一體化管理使得文書工作和檔案工作都更加快捷方便，它具有存儲量大、運用靈活、節省時間、快速檢索等特點，其優勢正日益顯現出來，成為文書工作和檔案工作發展的必然趨勢。
　　3.2　高校實現文檔一體化管理可提高工作效率，實現資源共享
　　在傳統的文書工作和檔案工作中，兩者分別有不同的工作標準以及不同的操作規范，造成了歸檔過程中許多不必要的重復勞動。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理看做是一個相互聯系的、統一的系統工程，對兩者采取統一的工作標準和操作規范，不僅保證了檔案的質量，還簡化了繁瑣的工作程序，減少了不必要的人力、財力、物力的浪費，真正實現文書和檔案信息的資源共享。
　　3.3　高校實現文檔一體化管理，可提高文書工作人員和檔案工作人員的工作質量
　　首先，文檔一體化管理可以減少文書工作人員和檔案工作人員由于各自為政所做的重復勞動，其次，為了適應文檔一體化管理的需要，文書工作人員及檔案工作人員需要及時更新并充實他們的知識結構，并在此過程中不斷提高自身的工作質量。
　　4　高校實現文檔一體化管理的可行性
　　4.1　技術上的充分支持
　　信息技術的飛速發展，為電子文件從產生、維護、管理到歸檔、利用實行文檔一體化管理提供了強大的技術支撐。從文件設計、產生開始，就利用計算機進行管理，并完成接收、處理過程記錄、發放登記、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還登記等文檔管理的全過程，同時文件、檔案都在計算機和網絡中處理完成，實現紙張載體電子化，并輔助干掃描儀、微縮技術、復印技術、光盤等，使得信息得以長期保存，大大縮短文件傳送處理的時間，實現信息資源共享，使得文件管理和檔案管理作為一個統一的系統工程得以實現。
　　4.2　高校的人才培訓優勢有利于文檔一體化管理的實現
　　傳統的文書工作人員和檔案管理人員分別只熟悉自己份內的工作，并且缺乏相應的計算機知識。實現文檔一體化管理需要對文書工作人員和檔案工作人員進行業務培訓，而高校在人才培訓方面具有得天獨厚的優勢，首先，高校有一大批各個專業的專家學者，其次，在培訓設備方面，高校擁有從硬件到軟件的全套培訓設備。因此高校比較容易培養出一批能勝任文檔一體化管理的高素質干部職工隊伍，推動我國檔案的事業向前發展。
　　5　高校實現文檔一體化管理的對策和措施
　　從目前的情況來看，高校實現文檔一體化管理還有一定的距離，還需要多做努力，并且根據現在的情況采取行之有效的對策和措施。
　　重慶大學鄭善學認為應該從以下幾個方面來采取措施：(1)進一步加強電子文件歸檔管理的前端控制；(2)進一步弄清文檔一體化的業務流程；(3)進一步明確文檔一體化系統的功能結構；(4)積極探索文檔一體化管理的實現方案。
　　北京建筑工程學院王燕提出從以下幾個方面來采取措施：(1)加強文件管理的標準化、規范化；(2)建立文檔一體化管理的組織機構；(3)建立統一的文檔一體化管理業務規范；(4)加強文檔一體化軟件的統籌規劃；(5)加快辦公自動化進程。
　　重慶交通大學陳國容認為：(1)建立電子文件歸檔管理制度；(2)檔案部門主動提前介入；(3)全面把握文檔一體化的業務流程；(4)明確文檔一體化系統的功能結構。
　　山東大學王玉平認為：(1)學校加大投資，盡快建立0A辦公系統與檔案管理系統的無縫銜接；(2)選擇功能齊全、易操作、安全可靠、性能穩定的檔案管理系統；(3)加強專、兼職檔案管理人員的業務及現代化操作技能的培訓。
　　從總體來看，高校文檔一體化已得到許多專家學者的認同，而且一些高等院校如云南大學等已經開始進行文檔一體化的實踐并取得了一定的成果，但是我國文件和檔案長期分離、信息技術水平落后等諸多原因導致了將理論落實到實踐上會受到許多限制，進程緩慢。這要求我們要結合我國高校的實際情況，盡快解決存在的問題，為文檔一體化管理在高校順利實施鋪平道路，推動我國檔案事業的發